Kalender Clutter: Når kalenderen ikke er reell, kan det være veldig Confusing

Når jeg ser på kalenderne av mine klienter, de &'; re alltid viser “ avtaler &"; at Aren &'; t reelle forpliktelser. Mange av dem er påminnelser eller oppgaver, og noen av dem konkurrerer møter eller muligheter. Og ingen av dem skal være der

Når disse elementene viser på kalenderen din på en gang, muddies det opp din visjon om hvor din tid som faktisk skjer og hva du &';.. Re virkelig forpliktet til Anmeldelser

Det du ser er mye av side-by-side avtaler og overfylte dager. Og hvis noen ba deg om å planlegge et reelt møte eller ringe med dem, du &'; d har å luke gjennom mye mer informasjon enn nødvendig, tar mer tid og energi, for å si “ ja &"; eller “ no &"; raskt.

Jeg ønsker å gjøre dette enkelt for deg. Først la &'; s starte med en separasjon av informasjon: den typen som går på List din oppgave og den typen som går i kalenderen. Dette er to separate systemer for ulike typer informasjon og to ulike formål. Når det brukes riktig, kan du raskt og enkelt gjennom dine forpliktelser og ansvar

Kalenderen er for planlagte avtaler og forpliktelser KUN: møter, samtaler, besøk, lege &'; s avtaler, ferier, pick-ups, avsettings. offs, osv … Uansett hva det er, bør det være planlagt og viser på kalenderen for nøyaktig – eller nær den eksakte – tidsramme.

Oppgaver, gjøremål, og påminnelser bør gå på List din oppgave. . De er ikke bokstavelig planlagt, men skal være oppført og målrettet for handling på bestemte dager i uken. Hvis du ikke trenger en stor blokk av tid til å beslaglegge deg selv og få noe gjort, oppgavene er sjelden planlagt på kalenderen

Hvis du &';. Re ikke klart om hvordan du best bruker disse systemene, I &'; ve delte fire spørsmål og svarene her som ble født fra reelle samtaler med kunder om sin kalender for å hjelpe deg lettere skille informasjonen og de-rot kalenderen.

1. “ Hvordan kan jeg huske at hun &'; s på camp &";?
Du ønsker kanskje å huske på når en medarbeider er på ferie eller når en ektefelle er å ta en forretningsreise. Min klient ønsket å huske at hans datter skulle til leiren for uken og hadde datoer og klokkeslett planlagt på hver eneste dag, men dette grumset opp sin kalender og viste en rekke side-by-side avtaler: de for seg selv og deretter hans datter &'; s camp engasjement. Men det &'; s ikke liker han måtte slippe henne av eller plukke henne opp eller gjøre noe relatert til dette. . Han ønsket bare å huske det

Så for å kvitte seg med side-by-side avtaler sliter for plass på sin kalender, har vi satt opp leiren posten som en “ All Event &" Day; fra mandag til fredag ​​i denne uken, så da hun var på leiren ble faktisk viser på toppen av sin kalender og ut av sitt arbeid dagers planen.

2. “ Hvordan kan jeg huske det andre møtet jeg couldn &'; t delta &";?
Noen ganger har vi konkurrerer møter, samtaler eller muligheter og ønsker å huske at alternativet er tilgjengelig i tilfelle den første forpliktelses kanselleres eller er kortere i varighet som forventet

I stedet for side-by-side avtaler, viser KUN avtalen du &';. har forpliktet seg til å delta. Perioden. Deretter satte den alternative møtet, ring eller hendelse på oppgavelisten som en oppgave om muligens å delta på andre møtet hvis du har mulighet

Du bør se på oppgavelisten hele dagen uansett, så du &';. Ll være klar over dette alternativet hele dagen lang. Hvis du får ut av ditt første møte tidlig, eller det &'; s avbestilling, du &'; ll finne ut om du ønsker å delta på alternative møte eller ringe eller ikke. Men inntil da, velge bare ett sted å være på en gang. Bestemme. Plukk en. Dette vil forenkle arbeidet dag og redusere stress.

3. “ Hva gjør jeg om min ukentlige møte &";?
Hvis du har en ukentlig, bi-ukentlig eller månedlig møte som du &'; ve satt opp som en gjentakende avtale, men for en dag du &'; ve got å forplikte seg til et annet møte, samtale eller hendelse som vil skje på samme tid, vennligst don &'; t forlate regelmessig møte vises resten av dagen. Ta den av! Igjen, kan du &'; t være to steder på en gang

Hvis du ikke er &';. T kommer til å gjøre det for din gjentakende møtet, slett den! Systemet vil tillate deg å slette en forekomst uten å slette hele serien og du vil kalenderen vise nøyaktig hvor du &';. Ll være den dagen

Når du separate oppgaver og forpliktelser, og gjøre kalenderen nøyaktig og opp til dags dato, du &'; ll raskt se hvor din tid går og hva tid er fortsatt tilgjengelig. Utenfor den egentlige forpliktelser, bør resten av tiden din enten være åpen og klar for anledningen eller beskyttet og sperret for arbeid.

Trenger du hjelp til å skille dine oppgaver fra kalender forpliktelser og få et fast grep om alt du trenger å gjøre, har å gjøre og ønsker å gjøre fra uke til uke? Kom i gang med Taskology ™ The Science of Getting Things Done. Snakke det over med Leslie i en 20-minutters økt med strategier – GRATIS – bare ved å fylle ut dette rask Application. Da kan du være fri for en rotete kalender og dusinvis av oppgavelister og begynne å gjøre kraftig fremgang i dag. Fullføre søknaden.

Vil du bruke denne artikkelen? Du kan, så lenge du tar med denne blurb sammen med det. Nbsp
&;