Hvordan Sound Professional på Phone

I den æra av Internett-teknologi på e-post, sosiale medier og livet chat er alle måter å utveksle informasjon, men fortsatt telefonen er foretrukket kommunikasjonsverktøy, spesielt når vi snakker om virksomheten samtaler. Måten du svare på dine telefonsamtaler reflekterer over din bedrift eller avdeling og på hvordan dine potensielle kunder vil gjøre firs inntrykk på deg. Det er derfor det er en topp prioritet å høres profesjonell når henger opp, være hyggelig og hjelpsom. Din stemme og oppførsel kan gjøre en forskjell, så bør du vurdere disse tingene når henger opp:

- Svar telefonen
Prøv å svare på telefonen hver gang når du mottar en samtale og svare før fjerde ringen. I en sak som du har litt arbeid utenfor kontoret, som vil klarer du å svare på, har samtalene videresendt til din mobiltelefon eller vurdere å ansette en sekretær, men aldri la dine potensielle kunder, nåværende kunder og forretningspartnere til å henge på ringer telefonen uten et svar. Men det er umulig å være på telefonen i løpet av hele dagen, så ta opp en beskjed på telefonsvareren din som gir informasjon om noen alternative måter forbindelse med deg, og når det vil være mulig å ringe tilbake. Returnere samtalene av de som forlater sine navn og tall, uansett på telefon eller e-post fordi denne måten du vil forlate inntrykk av trygg og pålitelig organisasjon

-. Identifiser dere
Bruk innbydende stemme og sette et smil på ansiktet ditt. Selv om personen ikke kan se det, vil du høres mer høflige og vennlige. Ikke besvare telefonsamtaler bare med "Hello". I stedet identifisere personen for hvem du svarer og gi ham eller henne en tittel, Mr. eller Mrs. Etter at nevne ditt fornavn, etternavn og din arbeidsstilling. La det høres ut som dette: "Mr. Miller kontor, hans sekretær Susan Jones på telefonen Hvordan kan jeg hjelpe deg.?". Pass på at du stemmen er rolig og positiv

-. Snakk langsomt og tydelig
Selv på kontoret er en stor rot og alle ønsker noe fra deg på samme tid, svarer telefonen snakker langsomt og tydelig . Hvis du snakker raskt og personen på den andre siden vil ikke forstå dine ord, vil han be om å gjenta, og dette vil ta mer tid enn et calmness komponert samtale

-. Forbli positiv og profesjonell
Bruk fagspråk. Si: "God morgen." i stedet for "Hallo.", "Takk for at du ringer." ingen "Ha det." og noe mer som "Vil du gi meg noen sekunder å sjekke informasjonen?" i stedet for "jeg vet ikke". Høres alltid positiv og høflig, og la den som ringer imponert av samtalen og atferd

-. Presentere informasjonen
Alle som ringer med en grunn, så de trenger litt informasjon fra deg. Oppdater fakta og detaljer, og prøver å svare på alle spørsmål fullt og fullstendig. I en sak som du ikke er sikker på riktig informasjon, presentere dine unnskyldninger og sjekk raskt. Aldri gi feil eller ufullstendige opplysninger.

- Ta meldinger
person fra hvem du svarer ikke alltid har tid til å motta alle samtaler, spesielt i tilfelle at du kan presentere den som ringer nødvendig informasjon og støtte. Be om en liste med viktige kunder eller samarbeidspartnere og en svart liste med navn på personer som din overordnede er ikke tilgjengelig for. Med denne informasjonen vil du være i stand til å reagere ordentlig etter å ha navnet på den som ringer. Hvis lederen ikke er i stand til å besvare et anrop på den tiden, tjene din unnskyldning til den som ringer og tilby ham eller henne til å legge igjen en beskjed. En komplett Meldingen inneholder følgende informasjon: fullt navn på den som ringer og selskapet, dato og klokkeslett for anropet, annen informasjon som den som ringer ga deg og dine svar på de spørsmålene han eller hun spurt. Gjenta meldingen før du henger på for å være sikker på at alt er riktig og tydelig. Når du gir din overordnede venstre meldinger, organisere de viktigste de på toppen av listen.

Fortsett telefonsamtaler som dine ansikt-til-ansikt møter å være høflig, smilende og vennlig, svare profesjonelt og høflig. På denne måten vil forlate godt inntrykk, og det er mer sannsynlig den som ringer å huske den hyggelige opplevelsen de hadde, snakke med deg på telefonen. Dette er en preposisjon av voksende virksomheten tiltrekke nye kunder og beholde gjenta seg
.