Gjennomføring Effektiv Meetings

Hver gang jeg går til en virksomhet funksjon jeg prøver å kompilere en "erfaringer" -liste: hvor godt hendelsen ble organisert, hva som kan gjøres bedre, hvor god agenda var og - mest av alt - hvordan var de offentlige høyttalere. Jeg gjør dette med det formål å forbedre mine egne arrangement organisering og offentlige taler ferdigheter samt å hjelpe andre. Den nylige salg konferanse jeg deltok resulterte i et todelt sammendraget.

Del I. Å være en del av agendaen.
================= ==================

Hvis du ble invitert til å tale på et arrangement, nærmer oppgaven profesjonelt, uansett hvor god en programleder du er.

- Finn ut hva temaet er, og når du går på, som er før deg og som er etter deg. Vurdere å ta notater etter eller selv får sammen med høyttaler som preceeds deg på forhånd for å se om du kan referere til hva han eller hun sier i din egen tale for å gjøre informasjonsflyten jevnere.

- Husk: hvis din slot på dagsorden er like før et måltid, folk kommer til å være utålmodig. Hvis du går på rett etter et måltid, folk kommer til å være trøtt og trenger å bli revitalisert

-. Practice. Tid deg selv og har noen lytte til deg, evein hvis vedkommende ikke vet noe om emnet. Kaster noe sammen i siste øyeblikk er ikke adviseable selv for de beste høyttalerne: du kan ha alle dine poeng ned, men du fortsatt ikke vet hvor mye tid det ville ta å dekke dem alle. Ikke praktiserer betyr kanskje du enten ende opp med noen "dead air", fordi du ikke har nok materiale, eller å måtte rykke ut og krølle den siste delen av talen din, fordi du har for mye

. - Vi vet du har en historie å fortelle, vi vet at det er interessant, og vi ønsker å høre det - det er derfor du ble invitert til å snakke. Men hvis historien ikke er relevant for emnet du ble bedt om å dekke, og du har bare ti minutter på å dekke hele emnet, bør du historien ta opp mer enn to minutter. Du vil bli sett på som en fantastisk høyttaler hvis du kan dekke din historie i to minutter og gjøre en effektiv presentasjon av emnet i den gjenværende tiden. Ville ikke du liker å ha et rykte om noen som kan forandre et publikum medlem liv i ti minutter

- Hold deg i tide. En god diskusjon som er på gang fra en førstegangs høyttaler er stor. Det samme fra en velkjent foredragsholder er enda bedre - det viser respekt overfor publikum og andre mindre kjente foredragsholdere, noe som innebærer en beundringsverdig grad av høflighet og ydmykhet

Part II.. Å være en vert.
======================

Så kan apparatet fantastisk, lysene er utrolig, lydsystemet er den nyeste og beste, og du har et fantastisk utvalg av høyttalere og fag. Betyr det at du kan bare lene seg tilbake og hvile på laurbærene? Ikke ennå

-. Respekter publikum -. Start og slutt på tiden

- Snakk med dine høyttalere på forhånd, få en idé om deres evne. Husk at noen kan være en stor forfatter eller en fantastisk samtale, men en middelmådig foredragsholder

-. Hvis en høyttaler er rett og slett dårlig, si det. Du gjør ikke noen noen tjenester ved å aktivere noen som ikke kan holde deg til emnet, i tide og på publikums sinn

-. Hvis en høyttaler var dårlig i det siste, ble gitt tilbakemelding om dette og fortsatt gjort noen forbedringer, ikke sette ham /henne på scenen lenger. Perioden. Finne noen andre til å dekke dette emnet

-. Ansett noen til å holde høyttalerne på gang - ". 10 min" en person på første rad med en stoppeklokke og et sett av store, dristige plackards, " 5 min. "," 1 min. "," Tiden er ute! " Hvis du ønsker å være high-tech, har to flate dataskjermer satt scenen rett og scene igjen vender høyttaleren og viser tiden nedtellingen

-. Angi en kleskode for både høyttalere og deltakere. "Angi" er et nøkkelord her. "Business casual" ikke klippe det lenger, fordi i det moderne miljø kan det bety alt fra shorts og t-skjorter til khakis og golf skjorter. Gi dem et eksempel. Hvis du ønsker å se button-down oxfords og khakis, legge det ned skriftlig. Hvis du ønsker å se dress og slips, sier det i invitasjonen og /eller kunngjøring for møtet

-. Planlegg pauser. Jeg forstår ikke ønsker å avbryte strømmen av presentasjonen, men det er vitenskapelig bevist at folk kan bare holde fokus og aktivt absorbere informasjon for omtrent en time om gangen. Personer med fulle blærer tendens til å lytte enda mindre. Sørg for at det er nok av bad i nærheten av konferanserom, fastsette at informaiton i dagsordenen pakker og la publikum løpe ut minst hvert par timer.

- være en elskverdig vert for både publikum og høyttalerne. Har vannkjølere satt opp rundt omkretsen av konferanserommet - folk har en tendens til å bli dehydrert veldig fort i moderne super-luftkondisjonerte rom. Spesielt hvis du har en lang agenda som går sent på kvelden satt opp en kaffe og te stasjon med noen stor kaffe og varmt vann urner for høyttalerne backstage,. Folk vil huske at du tok godt vare på dem på ditt arrangement, og vil ønske å komme tilbake og ta andre med dem. Ville ikke du liker det
 ?;