Fem ting å vurdere når du planlegger din første Conference

Konferanse planlegging er ikke en lett oppgave, og for store arrangementer, er det vanlig å bruke mer enn et år på planleggingsfasen. Problemet med konferansen planlegging er det er en forferdelig mye som kan gå galt. Det er også lett å bli sugd ned på mindre detaljer mens utsikt viktige saker, som for eksempel levering av mat, drikke og audiovisuelt utstyr.

Men med riktig mengde planlegging, konferansen vil bli en stor suksess, så hvis dette er din første konferanse og du don &'; t har en anelse hvor jeg skal begynne, her er fem ting du må vurdere for å kunne nyte et problemfritt arrangement.

Hvilken type hendelse Planlegger du?

Konferanser kommer i alle former og størrelser, så det er viktig å ha en fast visjon om hva du prøver å organisere. Hvem er du invitere og hvor lenge ser du for deg ditt arrangement varig? Små, konserninterne konferanser for mindre enn hundre mennesker kan bare kreve en arena for en dag mens en global konferanse rettet mot hundrevis av delegater vil nesten helt sikkert går over flere dager.

Budsjett og kostnader

Organisere en konferanse er ikke til å være en billig forsøke. For å hindre en massiv kostnadsoverskridelse må du ha et strengt budsjett på plass. Hvor er din finansieringen kommer fra? Er det tilskudd tilgjengelig for å dekke noen av kostnadene, eller er du lader delegater for en plass på konferansen. En god forretningsplan må formuleres i begynnelsen av planleggingsprosessen. Se på hvor pengene kommer fra og hva kostnadene er. Hvis du får en hånd på dette, vil du være i stand til å holde kontroll.

Finn riktig Venue

Å velge riktig arena er svært viktig, men det er meningsløst på utkikk etter en passende arena før du har bestemt hva slags konferansen du vil og hva budsjettet er. Når du har spikret antall deltakere og hvor mye du har råd til å bruke, er det på tide å handle for en arena. Se på transportforbindelser, enten ekstra tjenester er på tilbud, inkludert overnatting, og om du vil ha en moderne arena eller noe med mer karakter. For arenaer London – Venuesearchlondon.com.

Tegn en Crowd

En konferanse trenger delegater for å bli en suksess, så en viss grad av markedsføring vil være nødvendig. Jo flere seter du fyller, jo mer penger du vil generere. Det er også verdt å huske at en større grad av interesse vil også tiltrekke seg flere sponsor- og reklamemuligheter.

Ta vare på de små ting

Når du har svar på de store spørsmålene, er det på tide å begynne å tenke på de mindre detaljene. Mat, drikke, event timeplan, keynote speaker, og audiovisuelt set-up er bare noen av spørsmålene du trenger å koordinere, selv om du kanskje finner ut at lokalet event management team er villig til å organisere mange av de mindre detaljene på dine vegne

Konferanse planlegging needn &';. t være en stor hodepine hvis du er organisert. Så får planlegging og før du vet ordet av det vil du ha din første vellykket konferanse under beltet
.