Fikk en Minute - Håndtering arbeidsplass Avbrudd med takt og Empathy

«. Gå videre med livet ditt, dine planer ... Ikke kast bort tiden ved å stoppe før avbrytelsene har begynt &";
Richard L. Evans

Av alle produktivitets utfordringene som er beskrevet for meg, står man seg ut som den mest vanskelig å håndtere og takle. Enten jobbe hjemmefra entreprenør eller styrerommet utøvende, avbrudd av medarbeidere og rapportering Personalet øverst på listen over produktivitets smashers og tids avløp. Det &'; s bare noe om en medarbeider står i døråpningen med at desperate blikk på ansiktet deres som gjør det vanskelig å slå dem bort.

Etter når det oppstår et avbrudd, har avbryte festen vanligvis nådd en tilstand av hjelpeløshet eller panikk. De &'; re så fokusert på hva det er de trenger at de skjønner &'; t innser at du har tidsfrister og prioriteringer også. De kan bare se ett tre i skogen, og det &'; s på FIRE! Dette er typisk når jeg sier til meg selv, “ Men, hva med den rapporten som &'; s på grunn av 02:00? Nåvel, det &'; s bare denne ene gangen. Sjefen må forstå. Høyre &";?

I motsetning til det mange tror, ​​bare 20% av avbrudd (på telefonen, i person, via chat eller e-post) er sanne nødhjelp. Med litt medfølelse og god kommunikasjon, kan de andre 80% bli forsinket til et tidspunkt som passer innenfor tidsplanen.

De viktigste faktorene til håndtering av avbrudd er å sikre forespørselen vet de &'; re blir hørt og at de har noen måte å få sine behov oppfylt. Dette betyr ikke alltid at du er løsningen på problemet. Faktisk, noen ganger du bare kan &';. T være

Her er noen ganske smertefri eksempler på måter å kommunisere med andre for å minimere avbrudd og samtidig opprettholde en congenial rapport og positiv oppfatning. Husk at disse samtalene er hypotetiske og anta at avbrytelsen er ikke et kritisk problem.

1. Erkjenner behovet og finne ut at det haster med avbrudd
• Sam, høres det ut som dette problemet virkelig må løses
• I øyeblikket, I &'; m. I midten av arbeider på å fullføre fremmøterapport for Sally
• Er dette noe som kan vente til litt senere
• Flott, la &'; s. Plan på chatting rundt 02:00 i ettermiddag, slik at vi kan diskutere hvordan jeg kan hjelpe deg

2. Hvis det &'; s sjefen din, erkjenner deres behov og sørge for at han /hun vet hva avbrudd trekker deg bort fra
• Sally, kan jeg fortelle at dette er en svært viktig sak
• Akkurat nå, I &'; m jobber med etterbehandling opp fremmøterapport at du trengte før middag
• Vil du at jeg skal utsette rapporten til 1:30 og komme til kontoret umiddelbart? Eller, jeg skal fullføre rapporten først og komme se deg etterpå?

3. La folk få vite når du &';. Re jobber med noe av særlig betydning
• Sam, jeg forstår ditt behov er viktig; men I &'; m midt i en kritisk oppdatering for en kunde som bare kan &'; t vente
• I &'; ll trenger for å komme tilbake til deg på rundt 03:00 eller så, etter at jeg &'; ve løst dette problemet

4.. Forhandle hva du vil gjøre for dem, ved, når og hva de &';. Ll trenger for å håndtere på egen hånd
• Sam, kan jeg få deg Time Brukslogg ved 02:30 i ettermiddag, men du &'; ll må sjekke med Mary for konsernet Distribution Form. Hun kan få det til deg mye raskere enn jeg

ELLER, hvis noen andre kan gi den samme løsningen /informasjon du kan i en timelier måte

• Sam, dessverre, I &'; m kommer til å bli bundet opp hele ettermiddagen med denne programvaren push. Mark har også tilgang til klokkeBruksLogg. Det kan være lurt å sjekke med ham for å se om han kan få det til deg raskere enn I.

Selvfølgelig eksemplene ovenfor kan &'; t dekke alle scenario som vil oppstå. Den grunnleggende hovedpunkt er å sørge for at forespørselen føles hørt og anerkjent, at de forstår hva &'; s skjer for deg i øyeblikket, og at du oppretter klare trinn for hvordan (eller om) du vil hjelpe dem. Takt og relationship management er nøkkelen i denne typen interaksjon fordi, som de sier, du vet aldri når bordene vil bli slått
.