Administrerende Internal Email Overload

Vi sender og mottar dusinvis av arbeidsrelaterte e-poster hver dag. Meldinger – ofte de som er intern kommunikasjon – fortrenge våre innbokser og vår tid. Men hvor mange av disse innkommende e-post er virkelig nødvendig og viktig? Da gjør den mye brukte lese og svare på kolleger og' e-post bli kontraproduktivt? Disse spørsmålene har dukket opp som selskapene har begynt å utforske nye måter å forbedre effektiviteten og for å avlaste sine ansatte fra daglige flom av overflødige meldinger. I dette innlegget vil jeg diskutere en CEO &'; s feiende endring i intern kommunikasjon i hans selskap – pluss noen små måter du kan forbedre e-teknikker blant dine egne kolleger.

E-post har blitt en uunnværlig del av intern kommunikasjon som det er vanskelig å forestille seg å forlate det helt. Men en CEO har gjort nettopp det: i forrige måned, Thierry Breton, administrerende direktør i Atos, en IT-tjenester selskapet, kunngjorde gjennomføringen av et selskap for hele indre forbud å starte i år. Dette er ingen liten prestasjon, som Atos har 80.000 ansatte som strekker seg over 42 land.

Kunngjøringen vakte oppsikt både i bedriften og fra media, men Breton sterkt forsvarte sin beslutning under et intervju med BBC i desember. Han forklarte at grunnlaget for den interne e-forbudet var å “ forbedre kvaliteten på arbeidsforholdene &"; for alle 80.000 ansatte som regelmessig overbelastet med e-poster. En annen bekymring var for kvaliteten på hans selskap, som ble brukt “ for mye tid på interne e-poster og ikke nok tid på administrasjon og" I tillegg vil eksterne e-poster fortsatt være en primær form for kommunikasjon med kunder.

Hva så, er alternativene for effektiv intern kommunikasjon, spesielt i en bedrift hvor medarbeiderne over flere kontinenter og tidssoner? Breton sitert en rekke verktøy som Atos har begynt å innlemme og vil fortsette å gjennomføre i løpet av de kommende månedene, som Breton selv bruker nå helt i løpet av intern e-post. Alternativene inkluderer chat, interne sosiale nettverk (som Yammer, som dere kan lese mer i et tidligere blogginnlegg), cloud computing, og mikro blogging. Blant mine favoritt alternativer er dokumentdeling steder, som skar ut e-postvedlegg og gi et forum hvor kolleger kan legge inn kommentarer og spørsmål om dokumenter.

De fleste bedrifter er ikke klar for å eliminere interne e-poster. Selv Breton spår det vil være 10 til 15 år før all virksomhet vedta slike metoder. I stedet, her er noen forslag til hvordan å trimme ned din egen e-post – og gjerne dele dem med kolleger

- Start med en beskrivende likevel konsis emnefeltet. Hvis emnefeltet klart sier formålet, vil det hjelpe deg å kutte ned teksten i selve e-posten

- Før du “. Svar alle &"; eller CC andre på e-post, vurdere om alle mottakerne virkelig trenger å se e-posten. Det tar en stund å lese gjennom lange e-postkjeder og er en ineffektiv bruk av tid hvis samtalen ikke er relevant for mottakeren

- Hvis du er i ferd med å svare på en e-post med enkel “. Takk, &" ; reflektere først på hvem du sender det til. Noen mennesker setter pris på en avsluttende e-post av takknemlighet; andre synes det er unødvendig og bortkastet tid og rom

-. Lese og redigere e-post før du sender dem. Arbeid e-post bør være kortfattet og rett på sak, og hver gang du leser gjennom vil du oppdage flere ord for å eliminere. Dette er spesielt viktig for e-post som sendes til en mobil enhet.

Hvis du har noen punkter å diskutere, bryte ned e-posten din i punkter. Dette organiserer dine tanker på en klar måte, og mottakeren vil sette pris på å lese noen få punkter i stedet for lange omstendelig avsnitt
.