7 Kommunikasjon Principles

SYV COMMUNICAION PRINSIPPER

Å komponere effektivt budskap du må bruke visse spesifikke kommunikasjons prinsipper. De binder tett med de grunnleggende begreper i kommunikasjonsprosessen, og er viktig for både skriftlig og muntlig kommunikasjon. Kalt “ sju C &'; s &" ;, de er: fullstendighet, presist, vurdering, concreteness, klarhet, høflighet, og korrekthet

Fullstendighet
Din bedrift meldingen er "komplett" når den inneholder alle fakta. leseren eller lytteren behov for reaksjonen du ønsker. Husk at kommunikatører varierer i sine mentale filtre; de er påvirket av deres bakgrunn, synspunkter, behov, holdninger, status og følelser.
Fullstendighet er nødvendig av flere grunner. Først hele meldinger som er mer sannsynlig å gi de ønskede resultater uten bekostning av ytterligere meldinger. For det andre kan de gjøre en bedre jobb med å bygge goodwill. Tredje, kan de bidra til å avverge kostbare rettssaker som kan oppstå dersom viktig informasjon mangler
Som du strever for fullstendighet, holde følgende retningslinjer i tankene.
&Bull; Svar på alle spørsmålene
• Gi noe ekstra, når ønskelig
• Se etter de fem W og i eventuelle andre nødvendigheter.
Conciseness, En kortfattet melding sparer tid og kostnader for både avsender og mottaker. Knapphet sier hva du har å si i færrest mulige ord uten å ofre de andre C kvaliteter. Knapphet bidrar til vekt. Ved å fjerne unødvendige ord, hjelpe deg å gjøre viktige ideer skiller seg ut
å oppnå knapphet prøve å observere følgende forslag:.
&Bull; Eliminere ordrike uttrykk
• Ta bare med relevante uttalelser
• Unngå unødvendige gjentakelser.
Hensynet
Hensynet betyr at du forbereder hver melding med mottakeren i tankene og prøve å sette deg i hans eller hennes sted. Prøv å visualisere dine lesere (eller lyttere) – med sine ønsker, problemer, omstendigheter, følelser og sannsynlige reaksjoner på forespørselen din. Deretter håndtere saken fra deres synspunkt. Dette tenkt vurdering er også kalt "you-holdning", empati, den menneskelige kontakten, og forståelse av menneskets natur. (Det betyr ikke, men at du bør overse behovene til din organisasjon.)
I en bred, men sann forstand, ligger til grunn betraktning de andre seks C er av god forretningskommunikasjon. Du tilpasse språket og innholdet i meldingen til mottakerens behov når du gjør ditt budskap komplett, konsis, konkret, tydelig, høflig og korrekt
Men i fire bestemte måter du kan angi at du er hensynsfull.
&Bull; Fokus på "du" i stedet for "jeg" og Selge &bull "vi."; Vis leseren nytte eller interesse for leseren
• Heve positive, hyggelige fakta
• Påfør integritet og etikk.
Concreteness
kommunisere konkret betyr å være konkret, klar og levende snarere enn vage og generelle. Følgende retningslinjer skal hjelpe deg å komponere betong, overbevisende meldinger:
• Bruk spesifikke fakta og tall
• Sette handling i dine verb
• Velg levende, bildeskapende ord.
Clarity
Clarity betyr å få frem budskapet slik at mottakeren vil forstå hva du prøver å formidle. Du ønsker at personen til å tolke dine ord med samme betydning du har i tankene. Nå det målet er vanskelig fordi, som du vet, individuelle erfaringer er aldri identiske, og ordene har ulik betydning for forskjellige personer
Her er noen spesifikke måter for å gjøre meldingene dine klart:.
1. Velg korte, kjente, conversational ord.
To. Konstruere effektive setninger og avsnitt.
Tre. Oppnå en hensiktsmessig lesbarhet (og listenability).
4. Inkluder eksempler, illustrasjoner og andre visuelle hjelpemidler, når Courtesy
ønskelig.
Høflig meldinger bidrar til å styrke dagens forretnings vennskap, samt få nye venner. Courtesy stammer fra oppriktig you-holdning. Det er ikke bare høflighet med mekaniske innsetting av "please s" og "takk-tallet." Å være høflig, bør hensyns formidlere følger disse forslagene om tonen i kommunikasjon
• Være oppriktig taktfull, omtenksom, og anerkjenn
• Utelate uttrykk som irriterer, sårer, eller bagatelliserer
• Grant og beklager godmodig.
Korrekthet
korrekthet prinsippet omfatter mer enn riktig grammatikk, tegnsetting og staving. En melding kan være perfekt grammatisk og mekanisk men fortsatt fornærme eller miste en kunde, og ikke klarer å oppnå sin hensikt. Begrepet korrekthet, som brukes til forretnings meldingen, betyr forfatteren bør:
• Bruk riktig nivå av språk
• Inkluder bare nøyaktige fakta, ord og tall
• Opprettholde akseptable skriving mekanikk
• Velg diskriminerende uttrykk
• Påfør all annen relevant C kvaliteter
.