10 tips for bruk av Telephone

Som tidligere telefon system salg person jeg har lyttet til mange mennesker som de ringe og motta telefonsamtaler. Noen mennesker er virkelig god til det og andre trenger forbedring. I dag med så mange mobilbrukere som ringer fra omtrent hvor som helst vi alle kan være myndigheter om hva som gjør en god samtale. Vi kommer til å lytte til flere fremmede gjøre og motta samtaler hver dag. Yuk! Jeg er rystet over hvor mange mennesker som snakker høyt på sine mobiltelefoner i en offentlig setting. Her er noen av mine telefon etikette forslag for folk å ringe:

1. Private Place – Det er best å gjøre anrop fra et sted hvor det ikke er noen distraksjoner. Stedet skal være stille nei bakgrunnsstøy. Hvis du trenger å ta notater på samtalen, sørg for å ha penn og papir tilgjengelig. Du ønsker å være i stand til å konsentrere seg helt om hva heter personen sier.

2. Vær vennlig til personen som svarer – Sekretærer og assistenter gjør jobben sin. Bli venn med dem, og de &'; ll gjøre arbeidet enklere. Motvirke dem, og samtalen kan bli ignorert. Et smil kan bli hørt når du snakker så for å holde samtalen vennlig og positive, og husk å smile.

3. Har en kort innledende tale Utarbeidet – Når du ringer noen som ikke kjenner deg, når du når den personen, bruke heis tale å introdusere deg selv. Hvis du kjenner personen, sørg for å starte samtalen med ditt navn og formålet med samtalen.

4. Forespørsel om tillatelse til å snakke – Etter den innledende tale sørg for å be personen om de har tid til å snakke med deg i det øyeblikket. Du kan gi den personen en idé om hvor lenge du tror samtalen vil vare. Hvis personen doesn &'; t har tid til å snakke da, planlegge en avtale om å ringe tilbake når personen har tid til å snakke med deg. I &'; m på telefonen mye i min virksomhet. Hvis jeg får samtalen mellom planlagte samtaler jeg kanskje ikke har nok tid til å lytte til deg når du ringer meg.

5. La Ditt telefonnummer På begynnelsen og slutten talemelding – Noen ganger kan det være lurt å legge igjen en talemelding slik at personen kan ringe deg tilbake. (Dette er sannsynligvis ikke et godt alternativ når du ringer noen for første gang.) Sørg for å holde meldingen kort og la samtalen tilbake nummer både i begynnelsen og slutten av talemelding. Jeg bare hater det når noen etterlater meg en lang melding og et telefonnummer på slutten. Hvis jeg don &'; t ha en penn for å skrive ned nummeret når jeg først høre da jeg må lytte til det hele lenge ting IGJEN

6!. Hold Your Message kort og Husk Voice Mail er ikke privat – Når du forlater en talemelding holde det kort. Substansen i samtalen skal lagres for den tiltenkte mottakeren. Siden folk ofte har sekretærer og admin folk sjekke talepost, bør konfidensiell informasjon aldri stå på en talemeldingssystemet. Noen som får et stort antall av talemeldinger vil takke deg for å være kort og rett på sak!

7. Gjør utgående samtaler i morgen – Ta en time hver morgen for å gjøre alle dine utgående samtaler. Dette er tiden da du er frisk og våken. La folk få vite de spesifikke tider du er tilgjengelig for retur samtale hvis du ikke når dem når du ringer. Folk som gruer gjør telefonsamtaler kan få det gjort først og har resten av dagen til å gjøre jobben de liker!

8. Lag din egen Calls – Noen prøver å spare tid ved å ha en sekretær slå nummeret og deretter sende samtalen til dem. Dette gir inntrykk av at den andre parten at den som ringer er svært viktig og er for opptatt til å ringe en samtale. Dette synes pretensiøs til meg og kan være skremmende for den som mottar samtalen.

9. Aldri Bruk en Speaker Phone Med mindre du ber om tillatelse – Hvis du ikke er i et privat kontor don &'; t bruke høyttaler telefon i det hele tatt. Å ha noen i en åpen kubiske bruk høyttaleren telefonen er veldig forstyrrende for alle rundt. (Det &'; s lignende til å ha til å lytte til noen &'; s. Mobiltelefon samtale Det er uhøflig å kalles festen og menneskene rundt den som ringer.) Selv når du er i et privat kontor får tillatelse fra den oppringte personen til å bli satt på en høyttaler telefon. Personen kan være lurt å være trygg på at ingen andre er på kontoret. Ofte lyden er annerledes når den som ringer er på en høyttaler telefon. Lyden kan gjøre det vanskeligere for den andre parten til å forstå den som ringer.

10. Vurder å bruke e-post i stedet – Noen ganger er det raskere å bruke e-post for å sette opp en samtale eller å levere meldingen. Ulempen med e-post er at det ikke er sikkert. Den etterlater også en papirspor som du kanskje eller kanskje ikke ønsker. Fordelen er at det kan være en mer effektiv måte å bruke tiden din
.