Hvordan organisere dine viktigste Documents

Hvis din husstand er som de fleste, er det sannsynlig at du og dine familiemedlemmer drukner i et hav av papir. Selv om dataeksperter har lenge snakket om "papirløse" kontor for fremtiden, de fleste familier og bedrifter har en lang vei å gå for å oppnå det høye mål. I mange tilfeller innebærer kunsten til effektiv papir kontroll kaste ut mye av det du egentlig ikke trenger. Men det er noen dokumenter som er rett og slett for viktig til å kaste ut. Faktisk er mange av disse dokumentene fortjener sin egen spesielle organisatorisk strategi for å holde dem trygt og sikkert. Hvis du ikke er sikker på den beste måten å lagre familiens viktigste dokumenter, her er noen tips som kan hjelpe.

Hva bør du spare?

Selv om hver familie er litt annerledes, er det noen viktige dokumenter som er nesten universelle. Du bør holde familiens fødselsattester og sosial sikkerhetsinformasjonen på et sikkert sted. Aksje- og obligasjons sertifikater er andre viktige dokumenter som fortjener særskilt vurdering. Pass, ditt ekteskap lisens, og ditt hjem, kjøretøy og livsforsikringer trenger også et trygt lagringssted, som gjør kjøretøy titler og noen kontrakter eller avtaler som du måtte ha.

Selv om det ikke fullt så viktig som dokumenter nevnt ovenfor, vil du sannsynligvis også være lurt å ta ekstra forsiktig når du lagrer dine årlige selvangivelse og kvitteringer, helsetjenester poster og kredittkort eller kontoutskrifter. I noen tilfeller er det kun nødvendig å holde noen av disse dokumentene for en bestemt tidsperiode. Men hvis du noen gang har behov for å finne en selvangivelse i en hast eller nødvendig dine kontoutskrifter for å søke om et lån, vet du hvor frustrerende det kan være hvis du ikke kan finne en eller flere av disse viktige dokumenter.

Selv om de kanskje ikke har noen rettslig betydning, de fleste familier har også noen få dokumenter som er viktig fra et sentimental ståsted. Gratulasjonskort, verdifulle familiebilder eller muligens din "familietre" informasjon kan falle inn under denne kategorien. Det er like viktig å finne et trygt og sikkert lagringssted for disse elementene som det er for dokumenter som holder stor rettslig betydning. Tross alt, noen ting bare rett og slett ikke kan erstattes.

Lockbox, Safe eller arkivskap?

Når du har funnet alle familiens viktige dokumenter, er det på tide å utvikle en sikker og effektiv organisasjon strategi. Mange synes at lagring av sine mest viktige papirer i en bank bankboks gir dem trygghet. Men lagre disse dokumentene i banken kan noen ganger gjøre det vanskelig å få tilgang til dem når du trenger dem i en hast. Små brannsikre lockboxes er en god løsning for viktige dokumenter, slik at du kan hente dem i et travelt og enkelt bære dem i tilfelle av en husholdning krise. For litt mindre viktige dokumenter som selvangivelse og kontoutskrifter, kan et lite arkivskap være ganske hendig.

Hvis du har en samling av kort, bilder eller annet sentimentalt knyttet papirer, kan det være nyttig å beskytte dem ved å opprette et arkiv. Hvis mulig, skanne dokumenter og fotografier, slik at du kan lage en sikkerhetskopi av dem på en CD eller DVD. Deretter lagre papir og digitale versjoner av bildene eller dokumentene i forskjellige steder som en sikkerhetsforanstaltning. For eksempel, hvis du har en bankboks i banken, kan dette være en god plassering for en CD som inneholder skannede familiebilder
.