Vårrengjøring: Hvorfor ikke begynne med ditt File Cabinet

Det er altfor lett å plunk filer til et arkivskap bare for å få dem ut av syne?. Kanskje du &'; ve gjort dette … hvis du har, så vet du hva jeg &'; snakker om &hellip, og du vet også hva som skjer når du stadig gjør dette i mange år. Du ender opp med en overstuffed, lite brukt, ser skummelt arkivskap. Tenk at 80% av det vi filen, vi ser aldri på igjen, og deretter tenke på dine egne arkivskap enten på jobb eller hjemme. Hva kommer til hjernen?

Den vanskelige ting om overstuffed arkivskap er at de don &'; t bry noen … ikke sant? De skjule rot og kaos veldig bra, og hvis du ikke &'; t åpne skuffer, så hvem bryr seg? Med mindre selvfølgelig, det er på tide å finne at tidligere selvangivelsen som er dyttet inn på baksiden av at kabinettet eller når skrivebordet og omkringliggende flate områder er stablet så høyt at du kan &'; t operere i verdensrommet funksjonelt lenger? Denne metoden for operasjonen kan sette en stor demper på produktiviteten.

Hvis våren rengjøring arkivskap føles skremmende og overveldende, følg disse enkle stegene mot et renere kabinett og klarere sinn.

1. Block tid til å jobbe med dette … hvis du skjønner &'; t, den vant &'; t skje! Jeg pleier å råde kundene til å jobbe i 2 timer på en ren tom for papir. Dette arbeidet kan være anstrengende og inspirerende alt på en gang, så vet dine grenser og prøver ikke å forlate prosjektet halvgjort når du &'; ve startet på en bestemt del eller område.

2. Begynne å tømme ut den første skuffen ved å gå gjennom hver papir å ta en beslutning om. Lag 3 kategorier: holde, resirkulere /kaste, ikke sikker på om.

3. Når du har dine kategorier, gruppe sammen holde hauger og begynne å definere og flette dine kategorier. Jeg oppfordrer alltid folk til å lage sin egen fil kartet for å hjelpe dem å se sine kategorier tydelig. Bare skrive ned dine store bildet kategorier, for eksempel prosjekter, HR-elementer, fakturering, fakturering etc. Herfra kan du bryte dem ned, men det &'; s viktig å starte med det store bildet først.

4. Har dine verktøy for hånden. Det &'; s frustrerende å komme til et visst punkt i ethvert prosjekt og ikke har de riktige forsyninger og verktøy på plass for å støtte prosessen og hjelpe deg å bevege seg mot ferdigstillelse. I dette tilfellet, trenger du noen hengemapper, sette inn filer (jeg kaller dem Manila-filer), og en sharpie for merking av filmapper.

5. Det siste trinnet bortsett fra nettopp “ gjøre det &"; er å sørge for at du makulere noen identifiserende informasjon. Du vil bli overrasket over hvor mye av det du sortere gjennom vil gå inn i papirkurven og blir kastet.

Nå som arkivskap er klar og ren, må du huske å sende inn for henting, ikke for lagring. Ved å følge disse trinnene vil du være tilbake på banen til et renere plass og mer nyttig filsystemet på kort tid
 !;