Conquer Paper kaos når du Travel

Har dette noen gang skjedd med deg? Du &'; ve nettopp kommet tilbake fra en forretningsreise og kofferten din er svulmende med kvitteringer, møtenotater og andre viktige papirer. Du &'; ll sannsynligvis tilbringe den første dagen tilbake på kontoret bare sortering gjennom den kaotiske masse papir før du kan begynne å tenke på å komme ned til business!

Eller kanskje du reiser over hele byen deltar på et møte etter hverandre. Ved slutten av dagen kofferten din er en haug med gjøremål med ingen spesiell rekkefølge. Telefonbeskjeder er spredt på ulike biter av papir, og du bare vet at et viktig budskap er gjemt et sted i rotet. Så er det de visittkort du samlet: noen krever oppfølging, men du &'; re ikke sikker på hvor du setter de viktige kortene. Hvis bare du hadde holdt ting på et trygt sted slik at du kan huske hvor du la dem.

På dette punktet, til alle de gode intensjoner iverksette tiltak og følge opp på varme ny virksomhet fører fizzle i frustrasjon. Men det &'; s ikke tid til å tenke på hvordan du forlagt de essensielle elementer. Straks du &'; re tilbake på kontoret du finne det er en haug med e-poster venter på din respons i tillegg til en stor bunke med papirer på pulten din tigge for oppmerksomheten. Du dykke rett inn i e-postene, og før du vet ordet av det om morgenen er borte, og det &'; s lunsjtid. Du jobber gjennom lunsj for å angripe haug av papir på skrivebordet. Så du skjønner du haven &'; t lyttet til talepostmeldingene, slik at du forlate papirhaugen og lytte til alle dine talepostmeldinger. Det &'; s en endeløs sirkel av papir, e-post og talepost, og du haven &'; t selv sprakk åpne kofferten din. Du bare tilbringe dagen reagere på kriser og avbrudd uten planlagt planlagt tid til å håndtere de viktige spørsmålene som du hadde håpet å få til.

Dette fortsetter dag etter dag, og du &'; re fortsatt dra alle disse papirene fra din forretningsreise i kofferten din og du &'; ve vært å legge til det i løpet av uken som du deltok flere møter. Nå har du ingen anelse om hva &'; s hva og alt smelter sammen til ett stort fjell av papir tigge for oppmerksomheten. Hvor lenge har du la dette gå på før du bestemmer deg for å ta affære? For noen sine dager og andre &'; s sine uker eller måneder. De varme nye kunder du har gjort på forretningsreise aren &'; t så varmt nå, og jo lenger du lar det jo mer du utsette på å ta handling. Til slutt tar du fjell av papir ut av kofferten din og slippe den på gulvet ved pulten din og si at du &'; ll takle det senere fordi du har viktigere ting å ta seg av på kontoret. Skyld setter inn og det hele tiden maser på deg til å gjøre noe, men du don &'; t. Du vet at du skal få dine forretnings kvitteringer håndteres, men du &'; re ikke sikker på hvor de alle er, og det ender opp med å koste deg penger når du kunne ha blitt refundert.

Her er noen tips om hvordan du kan sette en stopper for koffert drama scenario:

1. Effektivisere og organisere kofferten din slik at du vet hva det neste handlingen er på ethvert stykke papir mens du &'; re ut av byen og når du kommer tilbake på kontoret. Det er en slank holdbar og profesjonelt utseende produkt på markedet som jeg liker å bruke. Gå til http://www.simplyproductive.com/
produkter /toolstrade.html å vise og bestille produktet. Det jeg liker med det er slitesterkt materiale på utsiden med innfør faner, med glidelås sidelomme og glidelåslukking. Den glidelås lomme på utsiden er flott for lagring av en penn, blyant, små post-it-notater og en highlighter. Inne i denne mini-reise koffert er det 13 skillevegger for å holde viktige papirer mens du &'; re utenfor kontoret. Glidelåsen kabinettet gir enkel tilgang versus trekkspill filer med en klaff kabinett som er vanskelig å bruke. Husk, enkel tilgang og funksjonalitet er svært viktig når du bruker noen organisering produktet.

2. Merke de 13 kategoriene inne i denne mini-reise koffert med neste action “ ring, Data Entry, diskutere, Expense refundere, File, Meeting Notes /Agenda, Fotokopi, Les, eller Skriv &" ;. Deres vil være ekstra faner inne i denne mini-reise koffert for deg å sette ditt visittkort, små brosjyrer, takkekort og andre ting du trenger for å ønske å ha på hånden når du reiser. Du &'; ll bli overrasket over hvor mye papir som du kan komme inn i denne slanke reise koffert.

3. Hvordan bruke denne mini-reise koffert når du er utenfor kontoret. File møte agendaer under filen fanen merket “ Meeting Notes /Agenda så når du kommer til møtet det &'; s alle sammen. Hvis du samler visittkort i løpet av turen er det 2 ting du kan gjøre med visittkort: (1) skrive det rett inn i din PDA, eller (2) sende den inn i din mini reise koffert etter « Dataregistrering &" ;. Når du kommer tilbake til hotellet eller på kontoret noen kort som du ønsket å komme inn i databasen er alle gruppert sammen. Du kan legge dem inn selv eller delegere oppgaven til noen andre.

4. Definere neste handling. Ikke mer å sette den til side for å håndtere det senere. Dette er hva jeg kaller “ utsatte beslutninger og " ;. I stedet, spør deg selv dette svært viktige spørsmålet: “ Hva er neste handling jeg trenger å ta på seg denne stykke papir?

5. Planlegge en bestemt tid i kalenderen for å håndtere det neste handling. Dette er nøkkelen til å få ting gjort. En haug eller fil merket “ To Do &"; er bare en intensjon om å gjøre noe, der som en planlagt avtale er en forpliktelse til å iverksette tiltak på noe.

6. Bruk klare prosjektmapper for å holde ut papirer sammen. Gå til www.simplyproductive.com å vise og bestille disse tidsbesparende og plassbesparende prosjektmapper. Bruk disse prosjektmapper for å holde din agenda og møter notater sammen i mini-reise koffert. Du kan delta på flere møter og disse prosjektmapper er sikker på å holde papirene gruppert sammen. Ikke bruk binders, har de en tendens til å feste seg til andre deler av papir og bli fanget på andre binders.

7. 80/20 regelen - 80 prosent av det vi inngi vi aldri referere til igjen. Derfor spør deg selv: "Hva er det verst tenkelige scenario hvis du kasta dette stykke papir bort? &Rdquo ;. Hvis du kan leve med resultatene av ditt svar på dette spørsmålet, deretter kaste stykke papir.
< .. p> 8 Hva å fil for fremtidig referanse Hvis du valgte å beholde informasjonen på et stykke papir, spør deg selv: "Hvis jeg ønsker å hente denne informasjonen igjen, hva trigger ord ville du tenke på &";? Skriv trigger ord på øvre høyre hjørne av det stykke papir og sende den i mini-reise koffert under "File".

9. Overføre papirer når du kommer tilbake. Når du kommer tilbake til kontoret etter forretningsreise eller dag med møter, alt som du &'; ve samlet under din tid borte fra kontoret er gruppert sammen etter neste handling. I stedet for et fjell av papir spilling ut av kofferten din, du &'; ll være i forkant av papir jage spill fordi du &'; ve allerede definert neste handling. Alt det er for deg å gjøre er å planlegge tid i kalenderen for å håndtere handlinger i mini-reise koffert. Noen av de handlinger som Dataregistrering, Fil, og Expense refundere du kan delegere til assistenten hvis du har en. Den følelsen av skyld og skam vant &'; t være der fordi du &'; ve håndtert det du sa du ville gjøre når du kom tilbake til kontoret.

Reisetips:

- Tidsplan tid på slutten av hver dag når du reiser til fil papirene i din mini-travel koffert

- Tidsplan tid i kalenderen din. når du kommer tilbake fra forretningsreise til å håndtere dine gjøremål i din mini-travel koffert

-. Bruk mini-reise koffert som en visuell sjekkliste for elementene du trenger å ta med deg. For eksempel sette inn elementer for å lese under “ Les &"; tab. Dobbeltsjekk at du har nok visittkort og brosjyrer, takkekort, brevpapir, porto og returadresseetiketter, hvis du trenger dem

-. Fotokopi av pass og kredittkort. Oppbevares dokument på et trygt sted

- messer, konferanser, møter – skrive på baksiden av visittkort på dato, sted og neste handling. Hvis du har en assistent, delegere dataregistrering av visittkort og har neste handlinger planlagt inn i kalenderen din eller skrevet inn Liste din oppgave.

Implementere mini-reise koffert vil dramatisk redusere stress nivå og økning produktiviteten når du kommer tilbake til kontoret. Du &'; ll slår papirbunker til verdifulle ressurser i stedet for utsatt beslutninger og skyldfølelse. I stedet for å reagere på kriser du &'; ll være proaktive på dine forpliktelser og oppfølging.

Kontakt Produktive å bestille din "Mini- reise Koffert" med tilpassede forhåndstrykte etiketter ($ 25 + frakt). Produktive vil hjelpe deg i å få papir styringssystem satt opp raskt og enkelt. Før du vet ordet av det, kan vi temme dine papirer og finne noe i 5 sekunder eller mindre, garantert. Det &'; s hva vi kaller One Day Miracle. Kontakt Produktive for mer informasjon om hvordan dette fungerer (604) 233-7076 eller www.simplyproductive.com
.