Måter å bruke mindre tid Processing Paper

Å være en Certified Professional Organizer, jeg faktisk liker å jobbe med papir – Jeg vet, jeg &'; m rart! Selv så jeg skjønner &'; t ønsker å bruke for mye tid på det; som deg, jeg har mange andre oppgaver på min to-do liste. En av mine store mål for 2009 er å redusere mengden papir som jeg har til å behandle. Her er noen måter å gjøre det:

Don &'; t utskrifts e-poster. Virkelig, hva skal du gjøre med den e-posten du bare skrives ut? Lagre det, kanskje? Vel, det &'; s allerede finnes på datamaskinen eller på en server, så det &'; s allerede frelst. Hvis du &'; re bekymret for å miste den eller den blir slettet, lage en sikkerhetskopi arkivet på datamaskinen eller en ekstern disk. Bedre ennå, kan du bruke en online backup-tjeneste som Mozy og du vant &'; t trenger å bekymre deg om sikkerhetskopier, de &'; ll skje automatisk. Hvis du &'; re skrive ut en e-post til å bruke som en referanse for en kommende tur eller arrangement, starte en liten fil for turen, og når det &'; s over, makulere eller resirkulere hele greia

Don &'; T print nettsider. Mange av oss skrive ut websider for senere bruk, men selv med de beste intensjoner, kan vi aldri gjennomgå disse dokumentene. Ved å skrive disse ut, vi &'; ve brukt blekk og papir, brukt tid på å vente for siden å skrive ut, og nå har et nytt stykke papir på pulten vår at vi trenger å forholde seg – et dokument som vi kanskje aldri engang bruke, eller kan være utdatert etter den tid vi komme tilbake til det! I stedet for å skrive ut, prøve å opprette mapper i nettleseren etter emne, og bokmerke sider som du &'; d liker å se på noen fremtid punkt. Hvis du &'; re bekymret for at siden kan ikke lenger være der senere, prøv en nettside fange verktøyet som gratis Evernote Web Clipper, som lar deg fange og lagre hele nettsider for gjennomgang senere – uten å skrive dem ut.

Don &'; t skrive ut fakser. Og jeg mener don &'; t skrive ut den du &'; re sending eller den du &'; re mottak. “ Men Josh, &"; du sier, “ jeg trenger å skrive den ut for å sende den, ikke sant &"; I de fleste tilfeller ingen. Hvis du har en skriver /skanner /faks flerfunksjonsenhet, eller en faks /modem innebygd i maskinen, kan du vanligvis “ print &"; direkte til faksfunksjonen (Kontroller bruks &'; s manuell). Å gjøre dette omgår selve skriveren og sender dokumentet rett til faksfunksjonen, uten noen gang å bruke papir. I tillegg tar det kortere tid siden faksen doesn &'; t nødt til å skanne dokumentet, og kvaliteten er bedre på mottakerens &'; s end. Så langt som å motta fakser, prøve å bruke en Internett-basert tjeneste som eFax der du kan vise innkommende fakser på datamaskinen før du bestemmer deg for om det &'; s. Verdt utskrift

Skann papirdokumenter. Når du &'; re ferdig å jobbe med et dokument eller en fil, studier viser at når det &'; s i en fil skuff, det &'; s svært usannsynlig at du &'; re kommer til å bruke det igjen. Hvis det &'; s tilfelle for dokumentene dine, i stedet for innlevering, kan det være lurt å skanne dem i stedet. Verktøy som NeatDesk kan skanne opptil 50 sider via en automatisk dokumentmater, og kan konvertere disse dokumenter til søkbare PDF-filer. Det jeg liker med dette er at så mange av oss er vant til å gjøre søk på nettet, at det føles veldig naturlig å søke etter våre egne dokumenter – men dette kan bare gjøres når de &'; re på vår datamaskin på noen måte, enten som et helt dokument eller som en indeks. Jeg personlig tror skanning og automatisk konvertering til PDF er den enkleste metoden
.