Hjelp! My Time er helt Lyste

Jeg møtte nylig med en klient på Denver Vann til sin en-mot-en “! I skyttergravene og" avtale for å få organisert. Når jeg først kom, uttalte han, “ Jeg vil være helt organisert hvis det weren &'; t for andre mennesker. Som det er, er min dag så ukontrollerbar at jeg aldri har nok tid til å få ting gjort og" Høres det kjent ut?

Mange stedet skylden på eksterne krefter til en viss grad. Det &'; s enkelt å gjøre og forståelig. Avbrudd er svært frustrerende, spesielt når du har en fin liste over gjøremål lagt ut for dagen. Trikset er å finne ut hvordan du kan få noen skinn av kontroll i en ukontrollerbar miljø

Her er tre av Bob &'; s vanskelige situasjoner og de løsningene vi kom opp med:.
1. Situasjon: Bob er leder av kunstneriske og reproduksjon tjenester grupper. Han gjør store kjøpsbeslutninger for sin organisasjon på utskrift, kopimaskiner, lagringsløsninger, etc. Følgelig har han leverandørene stopping by uanmeldt for å demonstrere sine produkter. Siden de gjorde den lange turen der ute, han følte seg dårlig å snu dem bort. De planlagte produktdemonstrasjoner kastet sin tidsplan for en loop.

Løsning: Han vil gjøre bedre bruk av hans administrative støttepersonell som kjører repro butikken. Snarere enn innledet leverandører til kontoret hans til enhver tid, vil de skjermen leverandører. Ved ankomst, vil de ansatte trekke ut Bob &'; s ny månedlig avtale tidsplan bok, hvor Bob har blokkert ut en halv dag to ganger hver måned for avtaler. Siden han vant &'; t vet leverandøren selv stoppet av, han har blitt enige om å slutte å ha dårlig samvittighet for å snu dem bort. En politikk som sier “ Ingen walk-in avtaler &"; vil holde det fra å være personlig. Leverandører vil fortsatt ha muligheten til å vise sine varer, men det vil være på Bob &'; s bekvemmelighet, i stedet for den andre veien rundt.

2. Situasjon: Som master artist av hans organisasjon, får han “ restplass &"; forespørsler fra kolleger til « raskt &"; utarbeide en illustrasjon eller et bilde for et dokument, tegn, eller brosjyre. Folk har en tendens til å tenke “ F2, Poof &"; her &'; s tegningen, ikke innser hvor mye tid som går inn i den kreative prosessen. Bob må ofte mull på et prosjekt i flere dager før han &'; s inspirert til å skape den perfekte illustrasjon. Så han holder seg sent og kan &'; t søvn om natten, understreker ut om fristen. Kunstverk han produserer er ofte ikke kvaliteten det kunne ha vært, hadde han hatt skikkelig tid til å vie til prosjektet.

Løsning: I de 22 årene Bob har jobbet for dette selskapet, han har aldri publisert en “ ledetid &"; politikk. Ligner på en redaksjonell kalender for et magasin, jobbet vi opp en tidsplan. Hvis prosjektet skyldes på (w) dato, trenger du kunstverk av (x) dato, og jeg trenger (y) tid til å fullføre denne type arbeid, så det vil være grunn av (z) if (w) er å skje. Folk hadde rett og slett ikke skjønte kompleksiteten i hans arbeid før og hvor lang tid det tok virkelig. Bob var i stand til å ta presset bort fra seg selv ved å publisere og å peke på politikken når folk kom med urealistiske tidsfrister. Bob kunne gjøre unntak fra politikken når det er nødvendig, men han var ikke lenger på andre og' Beck og samtale.

3. Situasjon: Kolleger vil gå rett inn i Bob &'; s kontor på ugunstige tidspunkter, rett når han har en “ kreativ &"; øyeblikk og trengte litt privatliv og tenker tid. Da de begynte å snakke uten å bli anerkjent, ville Bob miste sin tanke og hans kreative energi. Han endte opp frustrert og være frekk mot medarbeidere.

Løsning: Bob hadde en dør som han kunne stenge, men han følte at det var uhøflig å gjøre det. Så vi fikk en retail-type klokke som sagt, “ være tilbake på &"; med klokken hendene og en hengende fil boks for folk å slippe av forespørsler. Lite brukt, har dette vært et uvurderlig verktøy for Bob. Når han har rett i midten av en viktig, kreativt prosjekt og ønsker ikke å bli avbrutt fra hans “ flyt, &"; han bare henger klokken på døren, setter hendene for en halv time eller så, og lukker døren. Folk don &'; t banke, fordi de skjønner &'; t vet han &'; s inni. Da han var ferdig, fjerner han umiddelbart skiltet og åpner døren. Selv folk som har oppdaget sitt system don &'; t utnytte og banke, fordi de vet at han bruker systemet rettferdig og er snart tilgjengelig igjen.

Konklusjon: Jeg har sjelden funnet forhold som er 100% helt ukontrollerbar. Det kan bidra til å holde et tidsloggen for en uke for å avgjøre hvem som er å forstyrre deg, til hvilke tider, og for hvilke elementer. Med denne informasjonen, kan du gå tilbake og ta en nøytral titt på hva systemer kan du være i stand til å sette på plass for å få en viss kontroll. Hvis du ønsker en Time Logg form og retninger, I &'; ll være glad for å sende deg et Word-dokument for å hjelpe deg i denne aktiviteten.

TIME TIPS og feller

• Stopp trass hos barna om å få klar for skolen i morgen! Jeg vokste slitne av minner Meagan (6 år) for å gjøre visse ting hver morgen. Så vi satte oss ned og listet ut alle oppgavene, uansett hvor liten, som kreves for å få henne ut døren hver morgen. Vi kom opp med 20 ting! Ikke rart jeg følte meg som en knust rekord. Så vi laget en sjekkliste, og nå Meagan kan helt få seg klar for skolen uten hjelp fra meg! Hvis du &'; d liker en kopi av vår ryddig sjekkliste, gjerne send meg. I &'; ll sende deg et Word-dokument via e-postvedlegg.

• Hold bare de tingene som du berører eller bruker daglig på toppen av skrivebordet. Alt som isn &'; t brukes ofte burde &'; t være ute å fylle opp dine overflater. Når du er ferdig med å bruke et element, legg den tilbake umiddelbart

• Kjøp en vertikal fil til å holde en filmappe per familiemedlem. Få hver person å bli enige for å sette viktige papirer for andre medlemmer av familien til den aktuelle mappen. Dette vil holde flere hauger fra forming og leter etter et element vant &'; t kreve et søk av hele huset. Når posten kommer, plassere hver person &'; s post i riktig mappe. Barn kan tømme tillatelse slips eller skolearbeid som du trenger å se inn i mappen din. Du kan plassere telefonen meldinger i mappene også
 .;