Prosjektleders guide til å håndtere vanskelige Sponsors

En del av utfordringen som prosjektleder ansikter er virkeligheten for å måtte tjene så mange ulike aktører, og noen ganger blir trukket i svært forskjellige retninger. Vi &'; re ofte lært at vår “ sponse &"; er den personen som er en forkjemper for innsatsen. Faktisk er de ofte den vi &'; re å oppsøke for å få støtte og problemløsning gjennom hele prosjektet. Men hva gjør du når din sponsor er problemet ??? Som jeg reiser landet og utover å snakke med forretningsanalytikere, prosjektledere og teamledere om hvordan man best mulig kan håndtere problem deltakere i sine møter eller håndtere vanskelige gruppemedlemmer, er jeg forbløffet over hvor ofte noen hever sin hånd for å spørre, og ldquo ; Men hva gjør du hvis din sponsor er problemet ???? &"; Jeg må innrømme at det ikke utgjør et interessant dilemma, men det &'; s ikke en ugyldig av strategier du kan bruke for å løse dette ikke så uvanlig dilemma … .La &'; s utforske noen forskjellige varianter av “ vanskelig sponsor &"; og se hvordan de kan håndteres for optimal suksess

Sponsor Type 1 - Jeg håper du skjønner &';. t sinn meg skremmende alle med min nedlatende naturen på teammøter og hellip; I &'; prøver bare å hjelpe deg fart ting sammen?.
Noen ganger problemet er å få sponsor til å dukke opp for møter som forespurt. På den annen side, noen ganger er vi &'; re beklager de gjorde showet fordi de blir våre “ problem deltakerne &"; og som kan være vanskelig å håndtere. Prøv disse møtetilretteleggings teknikker:
? Møte med sponsoren før møtet og spesielt diskutere hva du trenger fra dem i økten. Muligens skrive ut snakker poeng for dem – mange vil sette pris på det hvis det &'; s tilbys i ånden av å hjelpe ta en ting av deres plate (ikke fortelle dem spesifikt hva jeg skal si). Be dem om å holde tilbake sin mening før andre har veid inn for å unngå tainting andre &'; innspill.
? Hvis du føler andre kan bli skremt av sponsor &'; s. Mening, foreslår gruppen gjør en round robin og starte i motsatt ende av tabellen som sponsor (slik at deres mening kommer nær slutten)
? Reis Deg! Når du står når alle andre sitter, du umiddelbart få kontroll over gruppen (midlertidig). Takk sponsor for sine innspill (selv oppmerksom på det synlig) og omdirigere samtalen etter behov.
? Gjenta deres punkt og skrive det ned – dette kan høres counterintuitive, men ofte en sponsor vil få på sin kasse (og ikke gå av det) fordi de don &'; t føler seg hørt. Når du gjentar poenget tilbake til dem, og deretter skrive det ned for alle å se (på en flippover eller whiteboard), forsikrer det dem at de har faktisk blitt hørt og umiddelbart kommuniserer en forståelse for deres synspunkt.
? Be om løsninger – noen ganger møtedeltakerne (selv sponsorer) blir fanget i en syklus av klynking og lufting om problemer. Han ble enig med problemet (hvis det er hensiktsmessig eller ikke tilby en mening hvis du skjønner &'; t enig), bare spør sponsor til å foreslå en løsning. Insister på at spørsmålet blir reist er viktig nok til å fortjene bruker litt energi til å fokusere på en løsning

Sponsor Type 2 - I &';. Er ikke helt klar på hva jeg &'; m ute etter, men jeg &'; ll være sikker å holde deg ansvarlig når jeg don &'; t få det …
Altfor ofte sponsorer kan ha en vag idé om hva de ønsker, eller verre enn at de kan bli frustrert av et komplisert problem eller problem, men har ingen reell idé om hva de ønsker gjort for å løse det. Den første fasen av prosjektarbeidet (Starte) er der sponsor (eller ledere) skal avklare hvorfor prosjektet skal igangsettes, og bestemme det høye nivået forventninger til prosjektet. Altfor ofte dette trinnet hoppes og prosjektledere blir sendt på wild goose jager prøver å nå en løst eller dårlig definert målsetting. Don &'; t falle i den fellen. Prøv disse beste praksis i stedet.
? Avklare innsatsen tidlig og ofte. Identifisere i omfang elementer og ut av omfang elementer (av omfanget er kritiske), konkrete leveranser, timing forventninger, budsjett begrensninger, roller og ansvar, kjente risikoer, og sentrale interessenter.
? Identifisere deres kasse problemet tidlig og understreke WIIFT (Hva &'; s det for dem). Hvis de skjønner &'; t forstå nøyaktig hva de vil ha, kan du be dem om å forklare deres motivasjon /drivende faktor. Ofte execs har en kasse problemet, forhåndsbestemt bias, eller hypotese de ønsker validert. Prøv å finne ut hva dette er så snart som mulig.
? Spør sponsor å prioritere kostnader, tid og omfang (god, rask og billig). Som er viktigst (i forhold til de andre)? Hint: Svaret er ikke alle tre? Tenk McDonald &'; s – deres fokus er veldig bevisst rask og billig. Være klart hvilke begrensninger er virkelig kjører prosjektet.
? Eksplisitt spørre hvordan de vil definere suksess. ALLTID spør sponsor for å fullføre denne setningen … jeg vil vurdere dette prosjektet en suksess hvis …

Sponsor Type 3 - Kan du koke havet? (og løse verdensfreden også mens du &'; re på det?)
Vi &'; ve all påtraff sponsor som vil at du skal oppnå det umulige. De liksom tror du &'; ve fikk en tryllestav bortgjemt i bås og kan flytte fjell. Når du opplever denne type sponsor, don &'; t falle inn i deres dis av ønsketenkning. I stedet prøver disse teknikkene.
? Prøve å identifisere de spesifikke obligatoriske krav (og skille “ ønsker &"; fra « behov &";). Noen ganger vil de be om en Porsche når et skateboard vil gjøre. Dessuten kan det bare være en kunnskapsgapet og de skjønner &'; t innse at det er en raskere og enklere måte å få dem hva de egentlig ønsker
.? Dokumentere risikoanalyse. Selv om vi vet at nesten alle prosjekter får problemer, vi vanligvis bruker liten eller ingen tid på å analysere risiko før arbeidet starter. Don &'; t gjør det feil! Montere noen viktige interessenter, brainstorm en liste over potensielle risikoer, deretter beregne sannsynligheten og virkningen av hver hendelse. For hver risikohendelse, multiplisere sannsynligheten av den forventede virkningen å kvantifisere graden. Legg alvorlighetsgraden av alle risiko hendelser for å bestemme et estimat av risikoen for prosjektet
Eksempel:.
Risk Hendelses sannsynligheten for forekomst Forventet Impact Severity
Leverandør går ut av virksomheten 20% $ 1M $ 200K Anmeldelser lag taper nøkkelressurs 75% $ 100K $ 75K
Dårlig vær oppstår 50% $ 200K $ 100K
Teknologi mislykkes 20% $ 500K $ 100K
Total Estimert Risiko $ 475K

Sjekk med sponse for å sikre at han eller hun er komfortabel med at risikonivået (f.eks $ 475K i eksempelet ovenfor) .. Spør også sponsor for å hjelpe deg å komme opp med en back up plan proaktivt (f.eks Jim, jeg vet at hvis vi mister vår lede systemarkitekt, vil det sterkt påvirke vår tidslinje I et forsøk på å være så offensiv som mulig, I &';. d liker å finne ut hva vi kan gjøre i det usannsynlige tilfelle at det ikke skjer) Selv om de insisterer på at? du går videre, dine etter å ha dokumentert disse risikoene vil være svært verdifull for deg og teamet. Hvis du fortsetter, jobbe med teamet å prioritere risiko og identifisere reduserende strategier og /eller sikkerhetskopiere planer for de mest alvorlige risikoene.
? Husk trippel begrensningen – når de endrer ett element, det påvirker de andre. Hvis det er en reduksjon i tid, understreker innvirkning på kostnader og omfang. (f.eks Jim, jeg forstår at du nå trenger å rulle ut den nye versjonen en måned tidligere enn planlagt, og vi kan gjøre det, men det vil være en innvirkning på kostnader og omfang. Jeg kan enten redusere omfanget og holde ut på noen av funksjonene til neste utgivelse eller tilbringer omtrent $ 50K mer for å fremskynde ting. Hva er din preferanse?)
? Skyv tilbake hvis det &'; s ikke realistisk … (f.eks Jim, jeg ville være uansvarlig om jeg gjorde &'; t fortelle deg at jeg don &';. T tror dette kan oppnås med nivået på kvaliteten vi forventer vet jeg at du foretrekker at jeg være veldig ærlig nå (før noen tid og penger har blitt investert) snarere enn å høre et vaskeri liste over unnskyldninger etter et mislykket prosjekt I &';. d virkelig liker å være posisjonert for å lykkes, og jeg må ærlig reelle bekymringer her)
.

Sponsorer er ment å være våre beskyttere og ofte de er. Dessverre kan det vanskelig sponsor gjøre en allerede utfordrende prosjekt uutholdelig! Oftere enn ikke, er prosjektleder for skremt til å håndtere situasjonen i det hele tatt. Don &'; t gjør det feil. Fortsett med forsiktighet, bruk takt og diplomati, være strategisk, men gjør løse problemet. Den sofistikerte prosjektleder kan faktisk håndtere mange interessenter – selv den vanskelige sponsor
 !;