Høyre filsystemet på kontoret kan forhindre Melt Downs og Disasters

I dagens forretningsmiljø, må de ansatte (eller du individuelt) være svært produktiv og ikke kaste bort tid på slike ting som å lete etter filer. Å være virkelig organisert og strømlinjeformet er ikke lenger et alternativ, men snarere en forutsetning for virksomheten overlevelse. I tillegg, hvis du har turnover og miste administrator - hvem ville virkelig vet hvordan alt er arkivert

Tenk deg at du er en travel executive med et kontor stab på rundt tjue personer. Av disse tre personene er i total kontroll over hele arkivsystem, håndtering alt papiret som kommer inn og ut av kontoret. Disse tre mennesker fungerer godt som et lag, men det er noen problemer med andre på kontoret. Interoffice politikk er begynt å komme inn i bildet. En av de tre personene har bestemt at hun ikke blir verdsatt, og hun forlater uten noen form for advarsel. Det er nå bare to personer som er håndtering av arkivsystem for kontoret.

En uke senere, en av de to gjenværende folk annonserer at hun har en familie krise å ta vare på, og går ut på en umiddelbar og potensielt lange fravær. De resterende person får en person til å trene, noe som betyr at mens det var en gang tre personer som gjør denne jobben, er det nå bare én; og i tillegg får hun det ekstra arbeidet med trening noen.

Det er her et arkivsystem programvare for dokumenthåndtering kommer i. Dette arkivsystem ville ikke forlate deg å stole på bare én person eller et team av mennesker for innlevering eller henting behov. Alle kan ha tilgang til de samme filene fra hvor som helst at de har Internett-tjeneste. Faktisk kan du også få tilgang til filene dine fra din web-aktivert telefon. Forretnings sjelden holder seg på ett sted i disse dager, og det meste av arbeidet som du gjør vil være på rømmen. Arbeider med denne type kontor arkivsystem betyr at du kan ha tilgang til alle de "papers" (inkludert bøker, kontrakter og andre elementer som kan være vanskeligere å håndtere) og filer som du trenger og at du kan gi alle gruppemedlemmene samme fordel også. Du kan få tilgang til databasen og vet nøyaktig hvor den varen du er ute etter er plassert.

Folk er ikke den eneste årsaken til arkiveringssystem break downs, though. Duplisere filer er vanlig når du ikke indeksere papir filer i arkivsystem programvare. Folk i et kontormiljø kan sende ting på svært ulike måter. Egentlig kan den samme personen sende inn ting på en annen måte på forskjellige dager - avhengig av hvordan de tenker og føler at dagen

Også jo mer du har å shuffle gjennom dine hengende mapper, jo mer sannsynlig vil det. være å ha noen skader på de filene som vil kreve erstatning, derfor koster ekstra kostnader. Stedet for å gjøre dig og shuffle, vil du vite nøyaktig hvor varen er uten problemer.

Du kan spare så mye som 150 timer av gangen hvert år, og det alene bør være verdt betraktning. Hvert minutt som du sparer kan være så mye som en dollar tjent av deg, så alltid gjøre hva du kan for å få organisert og declutter og hindre kontor katastrofer. Ved å bruke arkivsystem programvare, vil bedriften ha en indeks over alle dine papirdokumenter ressurser, akkurat som du har en kontoplan for regnskap. Dette vil tillate deg og dine ansatte til å fokusere tid på mer produktive innsats og sterkt redusere stress på kontoret
 !;