Staff Dine Seminarer for Pennies: Hvordan sikre Volunteers å støtte din Events

En innholdsrike presentasjonen er kjernen i en vellykket seminar. Men for å sikre at deltakerne har et godt - om ikke knock-sin-sokker-off - erfaring, er det viktig å sikre at arrangementet går som smurt

Men hvis du er den eneste som arbeider hendelsen. - et vanlig scenario for nye seminar arrangører og fagfolk som bruker gratis seminarer for å generere potensielle kunder - sjansene er gode for at deltakerne vil ha en mindre enn fantastisk opplevelse. Hvis du er velkommen deltakere, som deler ut registrerings materialer, og prøver å få presentasjonen lastet, mens også Fielding spørsmål om hvor badene er og hva tid du ønsker lunsj servert, noen eller noe behov blir ignorert.

Når du bærer hatter av programleder, registrar, hendelse planner og tekniker, det kan låne en frenetisk stemning til seminar miljø. Deltakerne kan få inntrykk av at du er uorganisert eller føler at de ikke kan bry deg med spørsmål eller for å si hei. Worst-case scenario er at du er så opptatt delta i arrangementet planlegging behov som du ikke er i stand til å yte ditt beste når det gjelder tid til å levere presentasjonen.

Hvis budsjettet tillater det, å ansette en hendelse planner å samordne produksjonen av seminaret er en klok investering. Hendelsen planleggere kan håndtere detaljer som forhandle kontrakter, koordinere utformingen av møterommet, bestiller mat og drikke, reservere utstyr, og føre tilsyn med registreringsområdet.

Har du ikke penger til å outsource alle dine arrangement planlegging? I det minste, finne assistenter for å hjelpe ut dagen for seminaret. For eksempel, få noen folk til å sjekke inn deltakere. Bruk andre til å bidra til at møterommet er satt opp riktig og løpe ærend for deg hvis nødvendig. Du kan selv ønsker en assistent til stede for å tjene som en A /V-tekniker.

Du kan selvfølgelig ansette folk til å hjelpe deg. Familie og venner er logiske valg når virksomheten er ny. Et annet alternativ er å søke frivillige fra blant deltakerne.

Å oppfordre deltakerene frivillige, tilbyr et arbeid stipend, hvor du la noen deltakere i for en rabattert gebyr hvis de er enige om å frivillig sin tid og sine talenter til å bemanne ditt arrangement. Avhengig av hvilken type arbeid som du gjør i løpet seminarer og forholdet du har med fans, kan et arbeid stipend vokse til mer enn bare en forretningstransaksjon. Det plasseres - og oppleves -. Som en mulighet for en sjelden bak-kulissene-titt på hvordan et arrangement går ... å utvikle et tettere forhold med deg ... og for å være i tjeneste for elevene

Hvis du trenger et visst antall assitants å bemanne seminar, fremme muligheten i markedsføringsmateriale. Gode ​​steder inkluderer en call-out i et seminar brosjyre, en PS på salg brev, på påmeldingsskjema ("Ja, jeg ønsker å bli vurdert for arbeidet stipend"), og selv i en liste over ofte stilte spørsmål.

Selv om du ikke trenger frivillige, holde ideen om et arbeid stipend i tankene. Så, hvis du får en forespørsel fra en cash-strapped potensiell deltaker som ønsker å komme inn for en rabattert pris, vil du ha en ferdig avtale å tilby.

For å sikre at frivillig arbeidsstokken hjelper, snarere enn hindrer, flyten av ditt arrangement, krever deltakerne til å dukke opp tidlig. Kommunisere fra starten om hva de forventes å gjøre og når de forventes å arbeide.

Til slutt, sørg for å forklare tydelig hva du ønsker hver frivillig å gjøre, samt hva de skal gjøre og hvem du skal ta kontakt med om noen nødhjelp, spørsmål eller overraskelser oppstår. De fleste frivillige vil jobbe hardt for deg ut av takknemlighet for den reduserte skolepenger du har utvidet dem - og deres entusiasme kan kanaliseres til å levere en ekstraordinær opplevelse for andre deltakere
. .