3 måter å forbedre kundeservicen med Help Desk Software

Når du starter din Internett-bedrift, har du svært få kundeservice problemer. De som dukker opp kan vanligvis håndteres ganske enkelt via e-post eller en telefonsamtale, og du vil sannsynligvis løse de fleste av disse selv. Men etter hvert som virksomheten vokser, og du begynner å utvikle produkter og programmer, utsteder antall kundeservice øker, også. Du begynne å lete etter en måte å delegere denne oppgaven, men hvis du ikke har prosedyrer som er skissert for hvordan du har håndtert disse problemene i det siste, blir det vanskelig å trene laget ditt på å gjennomføre disse prosedyrene. Og uten et system, blir det vanskelig for deg som bedriftseieren å sikre at laget ditt håndterer disse problemene på den måten du vil ha dem håndtert.

Det er når et system satt opp ved hjelp av help desk programvare kommer i hendig. Når du setter opp denne programvaren for bruk i virksomheten din, er du også bedt om å dokumentere dine prosedyrer, din tekst for e-svar, og lage en liste over vanlige kundeservicespørsmål og hvordan de skal besvare dem.

Her er 3 måter som hjelper desk programvare kan hjelpe deg med å forbedre kundeservicen:

1. Oppretter sporbar billetter. Din help desk programvare bør kreve kunden for å lage en billett som er knyttet til hennes kundeservice problemet. Snarere enn å stole på e-post, på noe tidspunkt kunden kan logge inn i billettsystemet, spore fremdriften av hennes billett, lese svar på hennes billett, og sende et svar hvis det er nødvendig. Nå har du en dokumentert, sporbar oversikt over alle dine kundeservice, som kundeservice ansattes svar er innebygd i dette systemet, så vel.

2. Lar kundene hjelpe seg selv. Når du har besvart kundeservice problemer over en periode, vil du legge merke til en rekke spørsmål blir spurt gjentatte ganger. Du kan samle disse spørsmålene og svarene dine til dem og skape en Ofte stilte spørsmål (FAQ) del av billettsystemet, slik at kundene kan få svar på vanlige spørsmål med en gang fra FAQ database.

3. Tillater betimelig respons på kundeservice problemer. Din tid er verdifull. Når virksomheten virkelig plukker opp og din tid er på en premie, ikke lenger er det fornuftig for deg å bli håndterer kundeservice problemer. Din overveldende liste over gjøremål kan bety dette problemet glipper mellom sprekker og utilsiktet ignorert. I stedet delegere denne oppgaven til et gruppemedlem og gi riktig opplæring. Help desk programvare tillater deg å logge inn og se på de rapporterte kundeservice problemer og sikre at de blir håndtert på riktig måte, som både kunden og personalet forespørsler og svar skal være logget inn i dette systemet. På denne måten kan du enkelt spore eventuelle feil som blir gjort og foreta rettinger med en gang. Laget ditt medlems betimelig respons gjør at kundene føler seg hørt og støttet.

Kanskje help desk programvare er overkill for deg i øyeblikket. Men etter hvert som bedriften vokser, vil du komme til å sette pris på det som en verdifull ressurs som hjelper deg å bedre betjene kundene
.