Hva som skal inkluderes i personalmapper for nyan Members

Når du gjør beslutningen om å ansette en ny medarbeider, du &'; ll ønsker å sikre at en personalmappe er utviklet for ham /henne, og at den inneholder all nødvendig dokumentasjon og andre relevante materialer. Inkludert den aktuelle papirene i en personalmappe kan beskytte både arbeidsgiver og arbeidstaker, juridisk og ellers. Følgende liste itemizes hvilke dokumenter som bør inkluderes i en ansatt &'; s fil:

1. Ansette brev – dette brevet dokumenterer den ansattes &'; s startdato, begynner lønn, kontorsted (dersom organisasjonen har mer enn ett kontor) lengden på prøvetid, og annen informasjon organisasjonen krever. Dette brevet kan bidra til å beskytte både ansatte og organisasjonen, som det klart setter vilkårene for ansettelse.

2. Form I-9 - Bevis på amerikansk statsborgerskap, kreves av føderal lov. Alle arbeidsgivere må ha ansatte fylle ut dette skjemaet og sende inn nødvendig dokumentasjon. To former for identifikasjon er nødvendig for å bekrefte statsborgerskap (f.eks driver &'; s lisens og fødselsattest)

3.. W-4 – Den ansatte fullfører denne formen, som kreves av føderal lov. Fullfører det er nødvendig for at din arbeidsgiver å holde riktig føderal inntektsskatt fra lønnen din. Dette skjemaet inneholder også "leder av husholdningen &"; informasjon og dokumenterer antall forsørges den ansatte vil bli hevder

4 Dokument verifisere at den ansatte har lest og forstår alle retningslinjer og prosedyrer (vanlig og personell) dette... skjemaet skal være signert og datert av den ansatte

5 Medarbeider &';... s program, følgebrev, CV, og /eller referanser Denne informasjonen gir et øyeblikksbilde av den ansatte &'; s sysselsetting historie, og kan være nyttig når skrive og sende inn tilskudd

6 Emergency kontaktinformasjon skjemaet –... Dette skjemaet skal inneholde navn, adresser og telefonnumre til minst to personer som kan kontaktes i tilfelle en nødsituasjon

7. En kopi av eventuelle nødvendige lisenser eller sertifisering. For eksempel, hvis en ansatt er innleid for å fylle en lisensiert sosialarbeider posisjon, vil du ønsker en kopi av hans eller hennes nåværende lisens.

8. The ansatt &'; s jobb beskrivelse, som bør inkludere stillingen &'; s viktige arbeidsoppgaver (som kreves av Americans with Disabilities Act), ansvar, og arbeids forventninger (for eksempel reise, kveld og helg arbeid)

9.. En kopi av den ansattes &'; s og mål i løpet av hans /hennes prøvetid. En forutsetning for fast ansettelse kan være betinget av gjennomføring av disse målene og målsettinger

Informasjon som bør inkluderes i den ansatte &'; s fil etter prøvetiden er som følger:.

1. Årlige mål og målsettinger at arbeidsgiver og arbeidstaker i fellesskap utvikle. Den ansatte skal forstå at hun /han vil bli evaluert på gjennomføringen av disse målene og målsettinger.

2. Den årlige ytelse evaluering, datert og signert av både arbeidsgiver og arbeidstaker. Evalueringen skal identifisere den ansatte &'; s styrker og svakheter, og identifisere tiltak trinn (med tidsfrister) den ansatte kan ta for å løse spesifikke svakheter

3.. Disiplinærtiltak informasjon, hvis relevant.

4. Oppsigelse informasjon, hvis relevant. Når en ansatt forlater organisasjonen, bør det være dokumentasjon knyttet til den ansatte &'; s. Sluttdato (for å kutte hans /hennes siste sjekk), og tilstanden der han /hun forlot (f.eks, resignasjon, avfyring)

5. En oversikt over de ansattes &'; s påløpt og brukes ferie permisjon, sykefravær, eller andre typer permisjon (f.eks jury, fødselspenger)

6.. Forsikring gitt til eller kjøpt av den ansatte (for eksempel lege, tannlege, visjon, livet, kortsiktig eller langsiktig uførhet).

7. 401 k eller annen pensjonsordning informasjon.

8. Dokumentasjon av interne og eksterne komiteer som den ansatte er involvert. Deltakelse i komitémøter kan være en del av den ansatte &'; s årlige mål og målsettinger

9.. Opplæringsbok – personalmapper bør inneholde noen opplæring den ansatte har gjennomført. Trening kan inkludere lese arbeidsrelaterte materialer, intern opplæring (for eksempel gjesteforelesere på personalmøter, medarbeider presentere til hans /hennes kolleger), og ekstern opplæring (for eksempel opplæring gitt av andre etater, workshops, konferanser, teleclasses, teleseminars, webinar). Beholde kopier av opplæringsbevis kan være nødvendig for å oppfylle lisensstatusen eller sertifisering krav

Sikre at hver ansatt &'; s. Personell filen inneholder nødvendig dokumentasjon bidrar til å beskytte arbeidsgiver og arbeidstaker, sikrer at arbeidsgiver følger alle statlige og organisatorisk krav, og gir informasjon om nødtelefon i tilfelle den ansatte er involvert i en ulykke. Som det meste av informasjonen i personalmapper er konfidensiell, sørg for at disse filene er holdt i en låst og sikkert sted

Copyright 2009 og kopier; Sharon L. Mikrut, All rights reserved
.