Accounting Software Suksess: Velge en implementering Partner

Velge en implementering partner for New Accounting System

I tillegg til å velge riktig økonomisystem, en av de viktigste avgjørelsene du &'; ll gjøre i løpet av kurset av et regnskapssystem oppgraderingen er at av implementeringspartner. Typisk vil dette være en regnskapsmessig programvareleverandør, en Value Added Reseller (VAR), en CPA fast, uavhengig konsulent, eller en annen betrodd rådgiver.
  ;
Selvfølgelig mange brukere forsøker å gjennomføre regnskapssystemet implementering seg. Jeg vil bare anbefale at hvis du har erfaring i den gjeldende versjonen av programvaren og grundig kjennskap til industrimiljøet du arbeider innenfor. I mine relasjoner med kunder ville jeg alltid påpeke at de vanligvis visste deres behov og miljø, og jeg visste at programvaren. Men ingen av oss “ didn &'; t vet hva vi gjorde &'; vet &" ;, så å si.   ; Så jeg kan være i stand til å foreslå funksjonalitet eller forretningsprosesser programvaren innkvartert som gjorde jobben enklere og benyttet sin programvare investering. På samme måte vil de ofte presse meg til å få programvaren til å gjøre ting som det kanskje ikke var &'; t designet for å gjøre , i hvert fall ved første øyekast. Det er virkelig et symbiotisk forhold. I don &'; t tror det var stadig en installasjon der jeg gjorde &'; t lære noe fra klienten, som jeg også formidles min regnskapssystem kunnskap til dem.

Vanligvis et regnskapssystem leverandøren vil ha en sertifiseringsprosess for å trene montører på ett eller flere nivåer av sertifisering. Dette kan inkludere “ Certified Konsulent &" ;, eller annen formell status. Sjekk med leverandøren for å se hva deres sertifiseringer er, og kanskje få en liste sertifiserte installatører i ditt område. Ofte personen eller firmaet som har hjulpet deg gjennom due diligence og oppkjøpsfasen kan være defacto tjenesteleverandøren. Dette gjør noe fornuftig , som de har forhåpentligvis fått mye kunnskap om din bedrift gjennom hele denne prosessen. Men hvis du er usikker på sine kvalifikasjoner er det fornuftig å gjøre litt research. Også litt vennlig konkurranse blant konkurrerende montører kan gi deg noen innflytelse i å få mer verdi for prosjektbudsjett
.
Et annet viktig aspekt er hvor mange implementeringer av regnskapssystemet har tjenesteleverandøren gjennomført ? De fleste installatører vil være i stand til å gi deg den nødvendige 3 referanser – og du bør følge opp med dem. Men gjør installatøren har erfaring i din bransje ? Har de installert den nyeste versjonen av programvaren ? Do de har flere sertifiserte installatører i staben ? Jo større bred erfaring i miljøer som ligner på ditt; jo bedre er sjansen for en jevn installasjon
.
Et spørsmål vi også ofte spurte involvert teknisk support. I noen tilfeller våre prospekter ville spørre om hvorvidt vi gitt 24/7 support, 365 dager i året . Det har alltid virket litt ekstrem – bare den største av leverandørene kan tilby som. Men å sørge for at flere metoder for støtte var tilgjengelig, kanskje inkludert en tech &'; s mobiltelefonnummer for nødhjelp, er hensiktsmessig. Disse alternative metodene kan omfatte på on-line kunnskapsbase ( som er tilgjengelig 24/7/365), tilstrekkelig on-line hjelp, manualer, 800 telefonstøtte, e-poststøtte, og tilpassede brukerveiledninger !. Dette siste elementet er spesielt nyttig i pågående opplæring av nye medarbeidere eller når det kreves kryss trening.

Selvfølgelig &'; ll ønsker å fullføre en behovsanalyse. Hvis du ikke har fullført ett, mange leverandører har en de vil gå gjennom. I Faktisk, selv om du tror du vet hva du trenger, noen ganger hjelper det å snakke med leverandøren for å se hva andre klienter har gjort for å gjøre sine systemer mer effektiv. Se et eksempel på en behovsanalyse dokument AcccountingSoftwareSuccess.com. Og bruker valgverktøyet på AcccountingSoftwareSuccess.com vil hjelpe deg å identifisere mange av dine behov du senere kan diskutere med din leverandør
.
Mange prospekter utnytte en RFP prosess for å samle leverandør svar. Hvis du gjør dette holde en ting i tankene – noen av de beste leverandørene don &'; t reagerer. De don &'; t må. De holder opptatt med å holde sine kunder fornøyde med fakturerbar arbeid ! Kreve en leverandør for å fullføre en omfattende RFP med hundrevis av grunnleggende spørsmål som &ldquo ; Har du system skrive ut sjekker &"; safter sine ressurser, og noen av de beste nekter å svare. De påpeker også at uten en dialog om systemegenskaper versus behov du ikke kan stille de rette spørsmålene (“? noen gang tenkt på EFT for leverandørbetalinger &";). Hvis du insisterer på å bruke en RFP, holde det kort og merke bare unike evner som kan skille systemene. Bedre ennå, kan du bruke merkeverktøy på AcccountingSoftwareSuccess.com. Det &'; s nettopp hva vi gjør
Etter at du har gjennomgått behovsanalyse du kanskje ønsker leverandøren å gi en uttalelse av funn som indikerer hvor deres systemer møte dine behov, der eventuelle hull kan være mellom dine behov og deres løsning, og hvordan de vil anbefale adressering disse hullene (som tredjeparts løsninger eller tilpasset programmering).

Hver vellykket implementering begynner med en solid prosjektplan, og du bør sørge for at partneren din bruker én. Det kan være så enkelt som et regneark med sekvensielle trinn, eller så forseggjort som et Gantt eller PERT diagram. Men pass på at det finnes, og at alle er enige om tidslinjen og ansvar. Alle vet en kontoplan vil være nødvendig.   ; Men hvem kommer til å utforme den Hvem kommer til å sette den opp ? Og hvis det installasjonsprogrammet, hvor mye tid de budsjettering og hva vil det koste ? Det bør faktisk være flere deler til gjennomføringen plan.

første er det vi refererer til som “ Roadmap &" ;, eller den generelle tidslinjen og prosessen med hele prosessen, herunder due diligence, godkjenning, anskaffelse, konvertering, etc.   ; En god partner vil forutse den tiden som trengs for dette og sette forventninger tilsvarende. For mange ganger et installasjonsprogram vil si, « Vi kan gjøre en implementering i 3 uker &ldquo ;, men mener de kan gjøre en installasjon i 3 uker! . Det kan ikke være tilstrekkelig tid for de nevnte trinnene. Så vær realistisk, og krever at installatøren være så bra.

andre del av planen er kartet eller regneark som viser de enkelte oppgaver – Design kontoplan, Enter Leverandører, Konverter begynnelsen balanserer, etc. Disse vil ha forbundet oppgave ansvar og tidsrammer. Igjen, sørg for at det er buy-in og enighet fra alle involverte parter, og at tilstrekkelige ressurser fordeles .

Endelig er det de arbeidspapirer. Dette er de verktøyene som teamet bruker i faktisk utfører arbeidet, og signering av på det ferdigstillelse. Disse vil inkludere en kopi av den endelige konto En rettssak balanse av begynnelsen balanserer, en liste med start leverandører for å sette opp, etc. Prøve kopier av alle disse dokumentene er gitt på whitepaper delen av AcccountingSoftwareSuccess.com
. , En noe unikt , men svært verdifull konseptet er at av et konferanserom pilot. Dette innebærer å sette opp en fullt funksjonell (eller nesten slik), arbeidsmodell av den endelige “ gå live &"; system. Det er gjort i et testmiljø (for eksempel et konferanserom) og transaksjoner er behandlet, prosedyrer er hamret ut og dokumentert, rapportene er utformet, etc. Ved å gjøre det, jobber du ut bugs og ha en mer testet prosess for å rulle ut til sluttbrukere på farten-live dato.

Selvfølgelig med installasjonsprogrammet på stedet, og alle har tilgang til « den pros &" ;, alt har en tendens til å gå bra . Det &'; s når din mentor later at ting kan gå galt. Det er derfor i tillegg til pågående støtte bør du planlegge en 30 og /eller 90 dagers gjennomgang, samt en årlig gjennomgang, som en del av det opprinnelige prosjektet. Tid til å finne at lønns periodisering er ikke clearing som forventet er i Periode 1, ikke Periode 13. . Fordelen for dette minimal investering kan ikke overvurderes Dette kan vanligvis også gjøres eksternt for å minimere utgiftene.

laget du montere å delta i gjennomføringen er like viktig for din suksess som er programmet du velger. Sørg for at du forsikre din suksess ved å inkludere disse viktige skritt i din gjennomføringsplan
.


.