Forberedelse til Strategic Planning Retreat - En Checklist

Hver nonprofit organisasjon bør gjennomføre strategisk planlegging på regelmessig basis, som strategiske planer skissere hvilke tiltak skritt organisasjonen vil ta i fremtiden for å opprettholde og øke sin drift, mens man følger deres misjon . Mange organisasjoner fokus på å gjennomføre den strategiske planleggingsmøte og utvikle en plan, men ikke bevilge tilstrekkelig tid til å forberede seg til planlegging retrett. Tar tid å tilstrekkelig forberede for en strategisk planlegging økten kan hjelpe den faktiske hendelsen til å kjøre mye mer jevnt og effektivt, noe som resulterer i økt produktivitet. Denne artikkelen gir en sjekkliste over elementer å vurdere i forberedelsene for neste strategisk planlegging retrett.

1. Kommunisere til styremedlemmene om at det er en av deres viktigste oppgaver å angi retningen for organisasjonen, via strategisk planlegging. Styremedlem stillingsbeskrivelser bør inkludere dette ansvaret, og potensielle styremedlemmer bør være klar over det før du kommer om bord.

2. Hvis organisasjonen har allerede en strategisk plan på plass, vurdere hva og mål har blitt fullført. Hvis det finnes gjenværende mål og målsettinger som ikke er adressert, men er relevant for organisasjonens stabilitet og vekst, sørge for at de blir distribuert til styremedlemmer i forkant av økten planlegging.

3. Samle så mye innspill fra de ansatte, styremedlemmer og andre interessenter før den strategiske planleggingsmøte. Dette er vanligvis gjort gjennom en SWOT-analyse, hvor interessenter identifisere de interne styrker og svakheter i organisasjonen samt eksterne muligheter og trusler at organisasjonen kan stå overfor. Interessenter kan også bli bedt om å identifisere eventuelle trender i feltet som kan påvirke organisasjonen, positivt eller negativt. Denne inngangen er verdifull for den strategiske planleggingsprosess, som det kan identifisere områder som trenger å bli utviklet eller adressert. SWOT analyseresultater skal deles med styret før planleggingen retrett.

4. Bestemme når og hvor du vil gjennomføre den strategiske planleggingsmøte, slik at minst en hel dag for planlegging retrett. Sørg for at plasseringen er i et rolig og komfortabel setting, der styremedlemmer kan slappe av. Avbrytelser bør holdes på et minimum.

5. Forskning og leie en tilrettelegger. Spør dine kolleger om gode tilretteleggere de har brukt i det siste, spesielt de med bakgrunn i nonprofit-feltet. Møte med tilrettelegger før planleggingsmøte for å utvikle økten agenda, og for å diskutere planprosessen og forventede resultater. Kontroller at tilrettelegger har kopier av viktige dokumenter å lese så han /hun kan forstå organisasjonens misjon og visjon, programmer og tjenester, og viktige saker, før planleggingen retrett.

6. Diskutere og gjøre alle nødvendige mat ordninger. Bestem hvilke måltider du skal gi (avhengig av budsjettet), og velg en leverandør hvis anlegget ikke fungerer kjøkken. Sørg for at du gir minst to entr é e. Alternativer, og ikke glem å kartlegge dine styremedlemmene på forhånd for å se om de har noen kosttilskudd bekymringer eller krav

7. Bestem hva du trenger på planleggings retrett i form av utstyr, verktøy og rekvisita. Vil du ha datamaskiner og en skriver tilgjengelig, vil du trenge en overhead projektor og lerret, eller vil en flipp nok? Vil anlegget gi papir og penner eller vil du trenger for å gi disse forsyninger? Lag en liste over de elementene du trenger, montere dem en dag før retrett, og sørge for at alt utstyr er operativ.

8. Spør styremedlemmer dersom de trenger noen form for spesiell tilrettelegging. For eksempel, hvis noen er svaksynte eller blinde, kan de trenger deres planlegging materialer i stor skrift eller blindeskrift. Likeledes, hvis de bruker en rullestol, kan de trenger en tabell som er høyere i

9. Bestem hvilke dokumenter du vil at styremedlemmer å lese på forhånd. Distribuere disse dokumentene via e-post eller vanlig post, avhengig av hva styremedlemmene ber om. I tillegg sørge for at disse samme dokumentene er tilgjengelig på planlegging retrett, for referanseformål eller i tilfelle noen glemmer sitt materiale. Dokumenter som du kanskje ønsker styremedlemmer å lese før planleggingen retrett kan omfatte, men er ikke begrenset til:

a. Vedtekter og vedtektene

b. Misjon og visjon uttalelser

c. Regelmessige og personal retningslinjer og prosedyrer

d. Stillingsbeskrivelser og evalueringsverktøy ytelses

e. Brosjyrer, nyhetsbrev, annet markedsføringsmateriale

f. Program og tjenestebeskrivelser, kvalifikasjonskriterier /krav, skjemaer, statistikk, rapporter, etc.

g. Årsrapport (e)

h. Tidligere godkjente budsjetter og gjeldende budsjett, inntekts- og utgiftsrapporter, resultatregnskap

i. Tidligere strategisk plandokumenter.

j Tidligere og nåværende revisjonsrapporter

k. Kontrakter, tilskudd, avtaler

l. Kopier av nettsider

Ta deg tid til å forberede neste strategisk planlegging session kan hjelpe det til å flyte bedre, kjøre mer effektivt, og være mer produktiv. Denne artikkelen ga en sjekkliste over elementer å vurdere når du forbereder for en retrett; du kan tenke på andre ting også. Det viktige poenget er å sette av tilstrekkelig tid når du forbereder for planleggingen retrett. En sjekkliste kan hjelpe deg med å organisere og huske de elementene som må være ivaretatt på forhånd, noe som resulterer i en mer produktiv og vellykket planlegging retrett