10 måter å sende 10% færre E-post Messages

Informasjon Load Awareness Day nærmer seg raskt. Ja. Vi sliter med bombardement av informasjon som vi mottar og er tilgjengelig for oss hver dag. Og en av de stadig voksende kildene til at informasjon er e-post

Tenk verden produktivitet innvirkning hvis alle sendte 10% færre e-poster enn deres gjennomsnittlige -. Hver dag fra denne dag fremover. Ikke sikker på hva det tallet er? Enkel. Bare gå inn Sendt e-post i løpet av de siste dagene, og sjekk hvor mange meldinger du har sendt. Ta 10%. Det er målet ditt

Her er 10 måter å sende 10% færre e-postmeldinger:.

1. Unngå å bruke Svar alle. Du kan omtrent garantere at når du bruker Svar alle, noen som mottar meldingen ikke trenger å se det. Gå en ekstra mil og velg mottakerne.

2. Kopier færre folk. Motstå fristelsen til å legge Suzie eller Sam bare fordi de "kanskje" trenger å se informasjonen. Kopiere kun folk som er i kritisk behov for informasjonen.

3. Slutt å bruke BCC. Blindkopier er hemmelighetsfull. De brukes ofte til å "rotte ut" andre. De skaper rot og følelser, og vanligvis genererer mer e-posttrafikk.

4. Ring et møte. Når motivet trenger ekte dialog og brainstorming, ringe en telefonkonferanse eller et møte. Ikke prøv å løse en komplisert sak med gruppen via flere e-postmeldinger.

5. Bruk elektronisk kalender. Et stort antall e-postmeldinger er bortkastet med folk prøver å finne et tidspunkt å møte. Bruk elektronisk kalender funksjonen til å søke gratis ganger, og til å planlegge møter.

6. Unngå ett ord svar. Nei, vi trenger ikke å se "Takk." Eller "Stor". Eller "OK." Vennligst legg ingen verdi mens du legger rot.

7. Hedre de to runde regelen. Når e-postmeldinger gå frem og tilbake to eller flere ganger, plukke opp telefonen eller ringe et møte. Problemet mest sannsynlig ikke vil bli løst med en annen e-postmelding.

8. Motstå videresending. Noen sender deg en link, en spøk, eller annen interessant informasjon? Du trenger ikke å sende den videre til noen andre for å underbygge sin verdi. Nyter og sletting er greit.

9. Sint eller følelsesmessig? Ikke engang tenk på å sende som e-postmelding - det vil generere eksponentiell og usunne returmeldinger

10.. Plukk opp telefonen. Det er noen meldinger som kan returneres og avsluttet med en rask telefonsamtale. Vurdere den totale emisjonstidspunktet eller transaksjon, og bestemme hvilket betyr er den mest effektive - e-post, telefon, besøk, ignorere
.