Tid til å organisere datamaskinen Filing System

Først kommer tenkte; da organiseringen av den tanken, inn ideer og planer, deretter transformasjon av disse planene til virkelighet. Begynnelsen, som du vil observere, er i fantasien. ~ Napoleon Hill

I den æra av “ store data, &"; vi vil bli bedt om å hente informasjon ofte. Å ha en datamaskin arkivsystem kan være en stor hjelp. Holde det så enkelt som mulig bidrar også

Du kan alltid bruke “. Søke og hente &"; funksjonen på datamaskinen din, men å vite hvor ting er, er en mye raskere.
Hvordan sender du papirene? I kategorier, og deretter alfabetisk? Annen måte? Hvis dette er hvordan du henter papirene, ville det være enkelt å bruke samme system (kategorier, og deretter alfabetisk) i å organisere datafiler. Jo mer du bruker de samme kategoriene, jo lettere er det å finne ting på begge steder

Vanligvis gir din bedrift seg automatisk i kategorier for eksempel:. Kunder, leverandørgjeld, salg, markedsføring, transport, etc. Uansett hva disse kategoriene er i papir filer, bruker de samme som til merking av kategorier, mapper og undermapper. Når du har disse mappene etablert, kan du ganske enkelt dra det du har for tiden inn den nye datamaskinen arkivsystem.

Utvikle en effektiv navngiving strategi for dokumentene dine. Du bør være i stand til å fortelle med et blikk som dokument er den du søker etter

Husker du i «. Gamle dager, &"; filnavn hadde et begrenset antall tegn du kan bruke? Det &'; s så fint at de &'; ve utvidet det. I dag kan du bruke en veldig lang streng med tegn. Du kan sette ting i filnavnet som en beskrivelse av hva filen er om, dets versjonsnummer, dato opprettet, som skapte den — hvilken informasjon du &'; d behov, slik at du ser på navnet identifiserer filen uten å åpne og lukke den . Dette kan være en stor tid saver. Hvis du &'; noen gang har åpnet opp en mappe full av dokumenter, og du måtte åpne og lukke hvert enkelt dokument for å finne en som du &';. Re leter etter, vet du hvor mye tid du kan kaste bort gjør at

Bestem deg for en navnekonvensjon for dokumenter som du kan følge i tiden fremover. Bruk som struktur for eventuelle filer som du oppretter; på den måten alle dine nye dokumenter vil bli organisert på en måte der det &'; s mye lettere å faktisk finne dem og hente dem senere.

Og hvis eller når du har tid, kan du gå tilbake til eldre filer, endre navn på dem per den nye navnekonvensjon, og integrere dem i den nye datamaskinen registreringssystem
.