Produktivitets Ideer: Vårrengjøring i Digital Age

Vinteren er nesten over, og framveksten av våren byr opp en sjanse til fornyelse. Akkurat som naturen signaliserer endring av årstider, våren er en fin tid for oss å signalisere endring i våre egne liv ved å tømme ut rot som &'; s samlet i vår kontorer, boliger, og utover. Den typiske Tanken bak vårrengjøring av denne typen er at vi gjør det bare i vår fysisk plass – som er, selvfølgelig, et flott sted å starte. Utover det åpenbare, oppfordrer jeg deg til å ta en god titt på rot i det digitale domenet – de uorganiserte filer på datamaskinen, den uleste og ubehandlet epost, de tusenvis av never-kategorisert bilder, og så videre – og ser etter måter å tømme ut det digitale detritus. Her er noen måter å komme i gang:

Hold skattene, dumpe resten. Det &'; s enkelt å samle dokumenter, filer, bilder, media, og omtrent alt annet på datamaskinen og aldri klare ting ut. I motsetning til papir-filer eller andre typer rot, det &'; s mye lettere å skjule uorganiserte filer på datamaskinen – så vi må være bevisst på å holde våre harddisker rent. Slette unødvendige filer på datamaskinen vår kan bidra til å frigjøre plass på harddisken, noe som kan gjøre å finne dokumentene vi &'; re faktisk på jakt etter en litt enklere. Begynne med å se for de største filene på datamaskinen – du kan bruke den innebygde søkeverktøy i de fleste operativsystemer for å søke etter filstørrelse. Se etter de største plass griser, og hvis du ikke &'; t trenger disse store filer, bør du vurdere å slette dem. Ser også for kopier, flere unødvendige versjoner, og out-of-date dokumenter. Dette er alle gode kandidater til papirkurven eller papirkurven.

Friske opp filsystemet. Datamaskinen kan bli et gigantisk lager av verdifulle dokumenter, en enorm virtuell useriøs skuff, og alt i mellom. Gjøre det mer av det tidligere heller enn sistnevnte ved å sette opp dokumentmapper organisert etter kategorier som gir mening for deg. Hvis du &'; re å gjøre endringer, kan du selv speile papiret registreringssystem &'; s mappenavn og struktur for å opprettholde konsistens på tvers av systemene. Slette eller arkivere gamle mapper som ikke lenger er relevante eller fornuftig for dine nåværende behov

Hva &'; s. I et navn? På datamaskinen, det &'; s viktig å navngi filene dine med beskrivende titler, inkludert en beskrivelse av innholdet i dokumentet, versjon, dato for relevans, og så videre (for eksempel “ resultatregnskap, 2010-02-31 , v1.xls &";), i stedet for en kort, men uklart navn (“ P & Lstat.xls &";). Velg hvilke elementer du &'; ll har i filnavn, og gjør at en standard fremover. Du &'; ll spare mye tid ved å ha virkelig beskrivende navn – på den måten, du vant &'; t nødt til å åpne og lukke en haug med forveksling-navngitte filer i en mappe prøver å finne en som du &'; re ute etter. Jeg don &'; t forventer du å gå og endre navn på tusenvis av gamle filer akkurat nå. I stedet, når du går gjennom eksisterende mapper og filer, start døpe de du bruker hele tiden med dette nye formatet, og som du oppretter nye filer, navngi dem på denne måten også.

Selvfølgelig, du kan &'; t gjøre alle disse dataoppryddingsprosjekter på gang. I stedet velger et tema å begynne med, og vie bare 15 minutter om dagen for å jobbe på den. På kort tid, vil datamaskinen ha plass til overs
 !;