Få orden med Microsoft Office

MS Outlook Regler &ndash Rules

Tenk deg, du har 10 minutter til å svare på en klient, og før du kan gjøre det du må finne en e-post fra dem. du nå begynne å gre gjennom innboksen, sendte mail, slettet mail, og gud vet hvor ellers bare for å finne e-posten. Neste du prøver å finne ut om du har sendt som epost til en kollegas – kanskje de har en kopi? Mange av oss har vært der og kjenner følelsen – Velkommen til e-post helvete!

Hvis du mottar en rekke e-poster hver dag, og du synes det er vanskelig å holde seg på dem alle, så hvorfor ikke følge noen regler. Hvis innboksen har hundrevis av e-poster i det, du bare kan ønske å revurdere din prosess. Hvis du kjører en liten bedrift, eller jobbe hjemmefra og få e-post fra dine kunder og venner, og familie, på en pågående basis, hvorfor stadig sortere gjennom innboksen og ende opp med å spille gjemsel. Jeg vet det er der ute, vet bare ikke hvor.

Visste du at du kan ha Microsoft Outlook gjøre sorterings for deg? For eksempel, hvis du har en klient som kontakter deg på en pågående basis, kan du sette opp Outlook slik at når en e-post fra denne kunden dukker opp, Outlook vil automatisk flytte den til en mappe med kundens navn på den. Det er ikke lenger fast i innboksen, sammen med 3258 andre e-poster fra venner, andre klienter, etc. Det går rett inn i en mappe med denne klienten &'; s navn. Neste gang du ser på Outlook vil du se denne klienten &'; s mappe uthevet indikerer det er noen flere nye e-poster. Ingen flere gjemsel, du vet akkurat hvor du skal gå

Cool riktig

Her &'; s hvordan:.?

Først opprette en ny mappe med denne personen &'; s navn (Klikk på pilen på høyre side av “ New &"; knappen på verktøylinjen, og velg deretter mappen). Neste gå til Verktøy-menyen, velg Regler og varsler. Øverst til venstre klikker du Ny regel. På dette punktet har du et utvalg av “ Caned &"; regler. Mitt forslag er å klikke neste og jobbe fra bunnen av. Ta deg tid til å se på hele listen og legge merke til hvor kraftig alternativene kunne være. Denne gangen vil vi ønske å gå med forhåndsvalgt element, som er når jeg mottar en e-post fra noen. Nederst på denne skjermen vil du to elementer allerede å gå. Disse er både hyperkoblinger du klikker for å sette opp. Den første er den koblingen “ mennesker eller distribusjonsliste &" ;. Klikk på denne og på bunnen av det neste skjermbildet skriver i sin e-postadresse og klikk på OK. Neste klikk den andre linken nederst “ spesifisert &"; og velg mappen opprettet ovenfor. klikk på OK.

Neste du klikker neste to ganger (du utenom de andre innstillingene – men ta et minutt til å se på alle alternativer). I det siste trinnet, hvis du allerede har e-poster fra denne personen – hvor som helst i Outlook – og ønsker dem flyttet til denne mappen, merker du av i boksen som sier Kjør regelen på meldinger du allerede har, ellers bare klikk Fullfør.

Fra nå av, skjer magi.

Nyt og la meg vite hva du synes. Eller, fikk Spørsmål
 ?;