10 Quick tips for organisering av kontoret !!

Nyere statistikk viser at den gjennomsnittlige leder avfall 150 timer per år søker etter tapte dokumenter. Én av 20 dokumenter er tapt og aldri utvinnes.
Enten det er hjemme eller på kontoret og er et knutepunkt for dine daglige aktiviteter. Men det blir også en dumpingplass i tillegg. Strødd med alle typer papir, minner og personlige eiendeler, ligner det kaos, ikke orden. Her er 10 tips som kan hjelpe deg med å organisere kontoret !!

1. Alt trenger et sted. Som du rense ut kontoret og håndtere fremtidige papirarbeid, vurdere mantra - alt trenger et sted. Husk mnemonic "RAT" (slik at du ikke vil være en pakke rotte) til hvert stykke papir som krysser pulten din. Det vil si at du bør bestemme deg for å beholde den, loven på den eller kaste den.

De samme reglene gjelder for e-post og elektroniske filer. Skrivebordet på datamaskinen er ikke stedet for dokumenter som skal flyter rundt; de tilhører i filer. Som e-post kommer inn, bør du slette dem, sende dem, eller lese dem og svare umiddelbart.
2. Rund opp de riktige verktøyene. Det er viktig at du tømmer kontoret av peler og legge alle dokumenter i oppreist stilling, slik at du raskt kan finne dem uten å grave. Enten du bruker arkivskap, innlevering kasser eller filing bokser er et personlig valg. Bare sørg for at du har noen form for arkiveringssystem.

Det er lurt å legge ut din plass slik at filene du bruker mest kan lagres nær skrivebordet, mens filene du tilgang sjeldnere kan være lagres lengre borte. Hvis du ikke har mye plass, kan du lagre filene som du nesten aldri trenger, for eksempel gamle skatt dokumenter, i et annet rom helt.
3. Si nei til papir. Bare skrive ut papirene hvis det er helt nødvendig. Hvis du gjør skrive noe ut, resirkulere det når du har fullført oppgaven du brukte den for.

2. Kick Post-Its til fortauskant. Post-its se rotete og er lett å miste oversikten over. Hold en notatbok på skrivebordet, ved siden av tastaturet i stedet, og komme i vane med å bruke den. Hvis du bruker den hver dag, er du nødt til å se dine påminnelser nedskrevet
3. Vise bildene dine på datamaskinen. Nix familiens fotorammer, og velger i stedet for en roterende lysbildefremvisning av personlige bilder på datamaskinen, eller velg din favoritt bilde å bruke på skrivebordsbakgrunnen. Rammer bare legge rot, som vi prøver å gå ned her.

4. Beholde eller slette? Hvis du bruker noe hver dag la den i skrivebordet; hvis du bruker noe en gang i uken, bør du være i stand til å nå den fra stolen; hvis du bruker noe en gang i måneden holde den på kontoret eller arbeidsplassen. Hvis du bruker noe mindre enn en gang i måneden, holde den andre steder.

5. Hold kontorrekvisita i en skuff. Hold bare rekvisita du bruker ofte på skrivebordet. Har du virkelig trenger 25 penner og 15 pakker med salt?

6. Flytt elektronikk ut av syne. Kabelmodem, trådløs router, brannmur, batteri backup, etc. shouldn &'; t være på skrivebordet. Selv om du har nok plass, introduserer det visuelle rot.

7. Organisere disse ledningene. Det er lett å ha halvparten skrivebordet dekket med ledninger for ulike delene av elektronikk. Flytte noen ting av pulten din kan hjelpe. Noen biter av borrelås pakket rundt ledninger kan gå en lang måter mot rengjøring ting opp. Pass også på at du har ledninger som er lange nok til å stikke ut av veien. Hvis de er for korte du vant &'; t være i stand til å arrangere dem pent.

8. Bli kvitt Junk Mail. Å kvitte postkassen av generell søppelpost, ta kontakt med Direct Marketing Association (DMA). Foreningen gir også en E-Mail Preference Service, som kan bidra til å redusere uønsket kommersiell e-post ("spam"). Hvis du vil legge til navnet ditt på Mail Preference Tjenesten listen og redusere mengden av "søppel" post du mottar, kan du registrere deg online på http://www.dmachoice.org

9. Tenk på kontoret som. .. kjøkkenet. Når kontoret er organisert, vil du ønsker å holde det slik. En stor del av å opprettholde orden er måten du nærmer deg oppgaven. De fleste mennesker har de ferdighetene som trengs, noe som gjenspeiles ved måten de håndterer sine kjøkken. Folk har generelt veldig rent kjøkken og kontorer er egentlig ikke noe annet. Mat råtner slik at du rydde opp og du tørke tellere. Hvis du kan bruke de samme ferdighetene som du allerede har på kontoret, så vil du opprettholde den.

For å hindre fremtidige papir akkumulering, behandle papiret på kontoret som om det er forgjengelig. Ikke hoper det opp, å fortelle deg selv at du vil takle det når du har tid. Du ville ikke gjøre det med mat på kjøkkenet. Ta avgjørelser på papiret umiddelbart. Hold en søppelbøtte og en søppelkassen ved siden av skrivebordet og bruker dem ofte.

10. Se deg rundt. Avslutte hver dag (eller minst hver uke) ved opprydding pulten din og returnere alt til sin plass. (Ja, alt skal ha en plass.)
.