Hvorfor et Excel-regneark er ikke nok hvis du virkelig ønsker å være Productive

Er ikke &'; t det morsomt hvordan vi oppdager ting i livet som vi hadde ingen anelse om var mulig? Ofte vi skjønner &'; t vet vi don &'; t vet, men noen ganger er vi VET vi don &'; t vet og at &'; s når vi kommer til å holde et åpent sinn og være ivrig etter å lære. Og når du &'; re den som gjør undervisningen, det &'; å s moro åpne noen andre &'; s sinn til mulighetene. Det &'; s moro å lyse opp veien

Dette er noe jeg kommer til å nyte regelmessig når jeg underviser de strategier fra Taskology &handel; i forbindelse med bruk av Microsoft Outlook ® og jeg kommer til å gjøre det hver dag med mine private kunder. Men mens jeg kan &'; t jobbe 1: 1 med alle, (det er derfor jeg &'; m starter min Taskology ™ Boot Camp snart!), Kan jeg bruke mine e-zine og blogg artikler for å prøve å belyse veien for andre som don &' ; t ennå vet at det &'; s bedre måte å håndtere sin dag ved hjelp av verktøyene de allerede har

Jeg har nylig snakket med en profesjonell her i Baltimore som hadde deltatt på en av mine presentasjoner.. Han &'; s interessert i å ta sitt arbeid dag produktivitet til neste nivå, og han ble spurt om min e-bok, “ Få mer gjort … Nå &"; Han lurte på om det ville hjelpe ham med hans oppgave ledelse.

Før jeg svarte, gravde jeg litt dypere og spurte ham noen spørsmål om hva han gjorde i dag for å håndtere sine oppgaver. I stedet for å svare på spørsmålet mitt direkte, han først ønsket å fortelle meg at han anser seg selv veldig organisert og produktiv, og at han &'; s lest en rekke bøker som har hjulpet ham på hans produktivitet, som hørtes bra! Så gikk han meg gjennom en liste over andre arbeidsdag praksis at han var stolt av og som hørtes ut som de jobbet for ham, og jeg begynte å lure på hvorfor han trengte å snakke med meg i det hele tatt!

Jeg holdt spør flere spørsmål om hva wasn &'; t fungerer så jeg kunne finne ut hvor jeg kan potensielt hjelpe ham og dessuten finne ut at han &'; d opprettet en e-postmappe for alle som &'; s noen gang sendte ham en e-post (en praksis jeg helt fraråder, forresten) Jeg fikk svar på min oppgave ledelse spørsmål: han &'; s ved hjelp av et Excel-regneark for å holde orden på sine oppgaver

Aha.! Dette er en jeg haven &'; t hørt på lenge. Og ja, min e-boken hjelpe

Så jeg startet med å rose ham – og I &'; ll berømmer noen av dere også som gjør det samme – fordi minst du &'; re får dine gjøremål, påminnelser og prosjekter ut av hodet og inn på noe annet. Enten det &'; s på papir eller i et regneark som den i Excel, det &';! Sa god start til

Men det er så mange fordeler ved å bruke en elektronisk oppgaveliste – som den i Microsoft Outlook ® – som langt oppveier fordelene ved å bruke et Excel-regneark. Du &'; ll være i stand til å spare mer tid, tømme innboksen raskere og bruke en enklere, mer strømlinjeformet oppgaveliste som &'; s. Del av et større integrert system

Når du bruker et Excel-regneark, her &'; s hva du &'; re mangler og hvorfor du &'; re kommer til å ønske å slippe dette systemet som en varm potet

Du kan &';.. t tømme innboksen lett
Siden mange gjøremål, påminnelser, informasjon avtale, og kontaktinformasjon venter på deg i innboksen din, det &'; s viktig å være i stand til enkelt å overføre data fra e-post til andre viktige “ bøtter &"; i integrert e-postsystem, som kalender, kontakter og oppgavelisten

Men et Excel-regneark isn &';. t del av et annet system, så det &'; s ingen forbindelse mellom oppgaver og e-post eller alt annet. Og nei, jeg &'; snakker ikke om bruken av flagget system, som jeg kan &'; t stå. I &'; m bare snakker om å være i stand til enkelt å overføre informasjon og vedlegg til en oppgave når det er nødvendig, som for mine klienter er hele tiden

Dette er et viktig skritt du bare kan og'. T unnvære når du vil å bli mer produktive, og det &'; s skritt du kan &'; t gjøre når du bruker et Excel-regneark. Når du &'; re stuck med denne begrensningen, det &'; s mye vanskeligere å kvitte deg med e-postadresse for god, prioritere alle oppgaver, og være mer produktiv
Du kan kaste bort tid du kan &';. T råd til å kaste bort <. br> Hvis du &'; re ved hjelp av et Excel-regneark for oppgavebehandling, dyrebar tid lekker ut av dagen. Det er flere måter du kan spare tid ved å bruke en eksisterende oppgaveliste i din e-postsystem, som spesielt den i Microsoft Outlook ® ;.

Hvis du har til å omprioritere (les: re-sort) dine oppgaver på Excel-regneark hver gang du legger til en oppgave, du &';. re kaste bort tid

Hvis du ofte re-sortere listen etter ulike parametere som action dato, forfallsdato, beskrivelse, prosjekt, program, jobb , klient, eller noen andre parameter hver gang du ønsker å se dine oppgaver på en annen måte, du &';. re kaste bort tid

Hvis du må (eller liker å) format /re-format Excel-regnearket når du legger til nye informasjon, du &'; re kaste bort tid. Du kan finne deg selv ved hjelp av de mange formaterings alternativer tilgjengelige for deg. Wrapping, sentrering, rettferdiggjør, farging, eller velge skriftstørrelser, fet tekst eller understreking

Ved hjelp av en eksisterende, elektronisk oppgavelisten betyr formateringen er allerede gjort for deg og eliminerer behovet for det, noe som forenkler prosessen. Dette betyr: mindre tid brukt på formatering og mer tid faktisk gjør dine oppgaver
En Excel regneark er ikke så strømlinjeformet eller lett å lese
Hva mener jeg med det..? Vel, når du &'; re ser på et Excel-regneark du &'; re ser på hver bit av informasjon, inkludert oppgaven, handling dato, du &'; re “ grunn &"; dato (hvis det er en), notatene dine hvis du har en kolonne for “ notater, &"; og flere kolonner for ting som prosjekt, program, jobb eller klient, hvis du har lagt dem. Med mindre du &'; re skjule rader, du &'; re sannsynlig å se på mye informasjon – mer enn du egentlig trenger

Ikke bare er mye av denne informasjonen unødvendig når du bruker Taskology &handel; metode for oppgavebehandling, men bruker den med Outlook reduserer behovet for å se på alle som visuelt rot i et regneark. Det &'; s allerede en lett-å-lese, eksisterende struktur til en Taskology ™ oppgaveliste. Det &'; s strømlinjeformet, konsis og ryddig. Du trenger bare å se dine oppgaver for i dag, mens bare gjemmer fremtidige dager med et museklikk

Og for dagens &'; s. Oppgaver, alt du trenger å se er oppgaven og handling dato og resten, som notater, relaterte e-poster og andre detaljer, kan være skjult inntil det øyeblikk du faktisk jobbe med den oppgaven. Du trenger ikke å se tonnevis av rot, noe som kan være tøff på øynene, distraherende og måten mer enn du trenger å se eller tenke på

Så hvis du &';. Re ved hjelp av et Excel-regneark – eller papir – for to-do liste, vurdere å flytte til en elektronisk oppgaveliste i et system du allerede har. Begynne å redusere mengden av tiden du bruker på å bruke listen, og i stedet bruke mer tid på å gjøre hva &';.. S på listen