E-post Effektivitet: The 'ta det en gang regelen - Hvordan er det å jobbe for deg

&'; ve alle hørt om " ta det en gang &';? herske – hvor selvtilfreds forbinder med tilsynelatende tomme pulter fortelle deg at de skylder sin ro til aldri å la papirene for å berøre sitt skrivebord mer enn én gang. Har du noen gang prøvd det selv og funnet deg ikke bedre, om ikke verre

På samme måte hvis du fortalte alle på kontoret at de kunne ha ett ønske, hvor mange av dem vil melde deg på "? En 30-timers dag &' ;, en " åtte dagers uke &' ;, eller noen andre slike enheter å stappe alt de trenger for å få gjort opp i tid tilgjengelig

Så mange av oss har så mye å gå på at den største? kilde til stress for de fleste av oss er selve volumet av oppgaver og informasjon vi føler vi har å stappe inn i hver dag. Vi trenger mer tid hver dag, som vi ser på vår svulmende " å gjøre &'; lister og lurer på hvordan vi &';. ll noensinne komme til bunns i dem

Vel, for det første, må vi akseptere at noen ganger, det bare isn &'; t kommer til å få gjort – dagen forblir 1,440 minutter lang, og det rett og slett doesn &'; t legge opp. Så, i stedet for å slå oss opp over dette absolutt matematisk faktum, må vi konsentrere oss om å sette realistiske mål, prioritere våre oppgaver, og jobber med de viktigste tingene.

Jeg kunne skrive en hel kolonne på prioritering to-do liste og knapt riper i overflaten, men det isn &'; t hva denne artikkelen handler om. I stedet, la oss bare konsentrere seg om et enkelt tips som kan gi deg noen ekstra minutter hver dag, eller hver time

Har du noen gang hørt om en " in-bin &' ;?

Uansett om du &'; re i virksomheten eller ikke, alle har en in-bin. Det kan være e-postinnboksen, innkommende post, arbeider du &'; ve blitt tildelt, eller ting falt på pulten din i hva en medarbeider av meg kaller " arbeidsstasjon roulette &' ;. What ever dannes i tar for deg, vi alle har til å behandle slike ting

Problemet er at hvis du tar ". Ta det en gang &'; tilnærming til in-bin, så du kan tilbringe halve dagen håndtering tilfeldige innganger som verken haster, eller enda viktigere. Derfor tror jeg at &'; s en " regelen &'; som ble laget for å være brutt. Gjør livet enklere for deg selv og i stedet prøve å endre det til …!

Touch hvert element ikke mer enn to ganger

Her &'; s et eksempel. En e-post i innboksen din. Du leser det, og da må bestemme hva du &'; re kommer til å gjøre med det. Hvis du følger " én touch &'; regel slavisk, så er du i takknemlighetsgjeld til å håndtere det der og da, uavhengig av om det krever at du umiddelbar oppmerksomhet. Så i stedet, bestemme hvor viktig og /eller haster det er, og få den av skrivebordet – enten i en fil, mappe, prøve, hva som fungerer best for deg. Det må være et sted ute av veien, men ikke så ut av veien som du kan &'; t synes det eller glem det. Etter at du &'; ve arkivert og behandlet alle disse inngangene på riktig måte, kan du prioritere dem og arbeide med dem strengt i prioritert rekkefølge

Det eneste unntaket for å bevise denne regelen er hvis inngangen vil ta deg mindre enn 2 minutter til. håndtere, for eksempel en rask e-post svar eller en forespørsel om å fakse et dokument. Deretter vil det være mer effektivt å håndtere det der og da

Så, tilbake med våre in-bin elementer som vi vet vil ta oss mer enn et par minutter å håndtere – hva gjør vi med dem? For det første må du spørre " trenger jeg dette &'; Hvis du skjønner &'; t trenger det så søppel det, ellers er det bare rote til livet

For ethvert element som overlever denne cull, så må du bestemme hvor viktig det er, hva som må gjøres med den, og når. av; og tilordne den en passende prioritet derfra deg en satt opp filer til dette både for trykte dokumenter og for e-post.

Når du hente e-posten din, trenger du gjennom det og deretter sette den tilbake i til USA Post Office postkasse? Selvfølgelig ikke! Så hvorfor gjør vi insisterer på å forlate anmeldt epost i våre innbokser? Sjekk det, hvis du skjønner &'; t trenger det, søppel det, hvis du gjør, og det &'; s rask, svare og fil eller søppel, hvis du trenger det, og det kan tas en stund, arkivere det på riktig sted for senere handling. Du kan merke e-mapper med titler som " Handling - Prioritet, &'; " Handling - ikke haster, &'; " Venter &' ;, " Arkiv &' ;, og " Referanse &' ;. Du kan også velge å opprette filer for spesifikke prosjekter eller kundegrupper du jobber med. Det er også en god idé å ha papir filene speile dine elektroniske filer for enkel bruk.

En annen måte å utvide tiden tilgjengelig er å slutte å forlate din e åpen på skrivebordet og sjekker det hele tiden. Knapt et tiår siden, alle av oss klarte å gjøre forretninger uten e-post i det hele tatt, og selv nå, det amerikanske postvesenet leverer bare en gang om dagen. Hvorfor la din epost styrer din våkne liv? Prøv bare sjekke e-posten først i morgen, etter lunsj, og på slutten av dagen. Det &'; s e-postkontoen; du &';! re ikke sin person

Den største utfordringen ligger i å prioritere disse ulike innganger, men hvis du gir deg selv tillatelse til å berøre hvert element to ganger før du begynner faktisk jobber med det, jeg ærlig tror du vil føle at du &' ; ve gitt deg gave noen dyrebare minutter ekstra hver dag. Hva skal du gjøre med din
 ?;