De tre Rhythms of Workflow - komme og bo i Groove

Det har vært en rock and roll dag her på QuietSpacing (R) sentralt. Mandagens alltid er ... for de fleste av oss. Mellom alle de tingene jeg dyttet inn i denne uken fra forrige uke, ting alle andre dyttet inn i denne uken, og de kollektive Nødvendigheten som dukket opp i løpet av helgen, er det rart mandag noensinne slutter!

Jeg følte meg lette inn i sporet rett vei, første gjennomgang av landskapet i dag, så triaging alle e-poster som hadde kommet over natten. Den kollektive pulsen steg som folk begynte å ringe og aktiviteten rundt meg økt. Snart ble jeg reagerer på klient- og ansattes forespørsler for min oppmerksomhet, mens jeg også re-regisserte en presentasjon jeg ønsket å spille for web.

midt på dagen hivd over og som ettermiddag trakk ut foran meg, fant jeg meg selv konkurrerer med flere tekniske problemer. På ettermiddagen var det på tide å få en rekke ting gjort ut av kontoret, så inn i verden jeg gikk. Den relative roen i omverdenen var en velkommen lettelse å montering press bygningen på kontoret. E-post ikke var fullt så presserende som å holde øynene på veien og telefonsamtaler ble tatt mer selektivt.

Med ærend ferdig, dro jeg tilbake til kontoret for en endelig triage før du drar ut i duskregn for en joggetur.

Mens jeg traska gjennom regnet, jeg anmeldt dagen fra 10 000 fots nivå. Det hadde vært mye aktivitet og til og med en god del av produktivitet, men det som slo meg mest var rytmene jeg hadde opplevd i løpet av dagen. Jo mer jeg tenkte på hva jeg hadde gjort hele dagen, jo mer jeg innså at vi (oss alle) arbeider i tre forskjellige rytmer - Rapid Fire, Small Burst og Extended Focus. Hver rytme har sitt eget tempo og sine egne fordeler.

Breaking Down the Day

Fra en produktivitet ståsted, jo lenger vi kan bo i hver rytme, jo mer vi får gjort. Det er ikke bare at multitasking er ineffektiv, er det at doserings som oppgaver sammen reduserer behovet for å endre type fokus og energi du trenger for å forbli svært produktiv.

For å oppnå dette høyere produktivitet, gruppen som oppgaver sammen basert på de tre kategoriene nedenfor, og organisere dagen rundt møte dem i grupper. Ikke bare vil du få gjort mer, vil du nyte fordelene av å utføre disse tilknyttede oppgaver.

1. Rapid Fire - Du er nødvendig. Det beste eksempel på Rapid Fire rytmen slår gjennom e-post. Det er så betryggende å ha alle disse e-postene som venter på oss. Way dypt nede, er våre egoer og skrek: "Du liker meg! Du liker meg!" (Unnskyldninger til Sally Field, men det var litt for beleilig!) På et mer seriøst, er realiteten at vi får mye e-post og vi trenger å komme gjennom det hele. Det er også sant at de fleste e-post er en form for søppelpost - ting du egentlig ikke trenger å vite eller gjøre noe med. Dermed er det et perfekt sted å komme inn i en Rapid Fire rytme og dele opp din vei til slutten av dem. Riktig oppsett av for Rapid Fire behandling er viktig, så sjekk denne artikkelen ut om hvordan du gjør det - Setup For Power Processing Din e-post - velg deretter et par ganger hver time for å ta en dans på at e-post. Ikke stopp før du har dekket alle uleste seg, deretter gå videre til neste ting som trenger din oppmerksomhet.

2. Kort Burst - Du Gettin '' Er Done. The Small Burst rytme gjenspeiles i de inkrementelle innsatsen du gjør hele dagen lang til å flytte ballen ned i feltet. Dette er de 10- til 15-minutters prosjekter /telefonsamtaler /møter som bruker mesteparten av dagen. Hver gang en liten oppgave er fullført, er prosjektet mye nærmere å få gjort. Når du får en haug av disse gjort på en dag, føler du virkelig produktiv. Denne rytmen er dokumentert av linjer gjennom tingene på listen over gjøremål og tilhørende følelse av prestasjon du får se på den listen på slutten av dagen. Den beste tiden å oppsøke denne rytmen er først i morgen - rett etter den første e-post triage - og rett før du går hjem. Disse aktivitetene har en tendens til å generere mental energi i motsetning til utarme det, så fylle den tanken opp først når du kommer til kontoret og rett før du går hjem!

3. Utvidet Focus - du bidrar. Utvilsomt det mest givende opplevelse - personlig og profesjonelt - er når vi føler at vi bidrar til innsatsen, uansett hva som innsats kan være. Komme inn i Extended Focus rytmen er den mest sannsynlige stedet for å fange den følelsen. Denne rytmen er roligere mentalt og fysisk enn de to andre. Dette er når ditt fokus dykker dypt inn i en oppgave eller et prosjekt, og du begynner å se alle tilkoblinger du trekke sammen. Vi har alle følt stolte og fornøyde med oss ​​selv når vi ser et prosjekt vi har jobbet lenge og hardt på kommer til å realiseres. Vi har gjort en forskjell; vi har bidratt. Denne rytmen er ikke noe vi kan nyte hver dag, men det er en rytme som er nødvendig for å få de store oppgavene gjort. Dermed må du få tid og rom for det i planen. Beslaglegge deg løs fysisk om nødvendig for å komme inn og være i stand til å bo i denne rytmen. Belønningen er verdt det.

Administrer dag for å få mest mulig ut av det

De tre rytmer av dagen kommer og går. Noen dager er alle Rapid Fire. Noen er blandinger av Rapid Fire og korte støt. Noen inkluderer Extended Focus. Hver rytme er naturlig og hver gir en belønning. Ditt oppdrag, bør du velge å akseptere det (nikk til Mission Impossible), er å organisere arbeidet som må gjøres å best utnytte disse rytmene
.