Takle avbrudd som Manager

Takle Avbrudd

Når du klarer folk, lærer du at alle har en annen idé om hva som er viktig. Du lærer også at alle kjemper for å forvalte vår tid effektivt. Disse to kommer sammen for å danne det som virker som kontinuerlig strøm av avbrudd. Så hvordan kan vi redusere disse avbrytelsene og fortsatt opprettholde rapport med vårt team?

Først må vi utvikle en metode for å ta beslutninger om hva som kan vente og hva som må gjøres umiddelbart. Stephen Covey introduserte ideen om Haster vs Viktige flere år siden. Hans idé er at vi kan ta avgjørelser om hvordan du reagerer på disse avbrytelsene ved å plassere hver og en inn i en boks eller kategori på denne matrisen. Basert på hvor varer lander, reagerer du tilsvar

Haste elementer er de tingene som kommer opp og har en tendens til «. Vises &"; trenger umiddelbar oppmerksomhet. Et godt eksempel vil være at telefonen ringer. Du har bare 4 ringer før innringeren blir sendt til talepost. Mesteparten av tiden stopper vi hva vi gjør og svare ved å svare på telefonen. Det kan være viktig, kan det ikke.

Viktige elementer er de som på linje med våre mål og målsettinger, eller få alvorlige konsekvenser ved å ikke reagere betimelig. Et eksempel på viktig ville være noen på laget ditt å ha en medisinsk krise. Ikke opptrer umiddelbart ville ha en meget alvorlig utfall. En viktig kunde som ikke er fornøyd og ønsker å snakke med deg er et annet eksempel på viktig. Du kan ha elementer som både er viktige og presserende, som eksempel på medisinsk nødstilfelle. Elementer som er viktige, men ikke haster med å bli ferdig, bare ikke umiddelbart.

Så nå som vi forstår hvordan de skal avgjøre om vi trenger å handle på noe, la meg dele noen spesifikke teknikker for å redusere antall avbrudd du opplever i løpet av dagen. Først, jeg anbefaler ikke å ha noen stoler på kontoret eller avlukke. Du bør ha en stol eller to i nærheten av, men aldri inne på kontoret området. Hvorfor? Når folk går inn i arbeidet ditt område og se en stol, er det første de vil gjøre sitt ned. Det er et faktum at samtaler som finner sted stående er kortere enn de som skjer mens du sitter (flott for møter for øvrig). Uten en stol på kontoret, vil folk gå i, starte en samtale, men vil ikke bo nesten like lenge hvis de står ved siden av deg mens du sitter.

Et annet forslag er å plassere på timeplanen din, en tid om morgenen og en annen gang i ettermiddag for åpne diskusjoner. Dette er tider når ditt lag vet at de kan stikke innom og prate om ting, eller stille spørsmål om noe. Planen er å markere at avspasering som er tilgjengelig, og hvis ingen kommer til å snakke, mer tid for deg. Dette vil virkelig kutte ned på de hyppige avbrudd og bare forlater Haster og Viktige samtaler.

Til slutt møte med teamet ditt og gå over Haster vs Viktig konsept. Lære dem å tenke på deres spørsmål eller problem gjennom litt før bare kaste det på din måte. Dette vil også hjelpe dem å forstå hvor du kommer fra når de bare stoppe i. Du er begge bruker samme fremgangsmåte for å bestemme hva som trenger umiddelbar oppmerksomhet og hva som kan vente til det planlagte åpen tid eller den neste på ett møte.

Så bruk disse teknikkene i din rolle som leder, og du vil finne tid du aldri hatt mens undervisning laget ditt til å tenke selv og jobbe sammen for å løse flere av de daglige problemer
.