Hvordan velge riktig kommunikasjonsmetode og hvorfor det er Important

Kommunikasjon er en integrert del av arbeidslivet. Det &'; s mer viktig i dag, med de forbedringer i teknologien - både hardware og software. Det er mange forskjellige metoder du kan kommunisere med andre ansatte
Det kan være litt overveldende og forvirrende noen ganger
Det &';.. Er noe jeg har fortsatt problemer med. Det er, som ønsker å velge hvilken metode for kommunikasjon er best for en gitt situasjon. I &'; ve satt sammen noen tips for å hjelpe deg med å finne ut hvilken som er ideelt for enhver situasjon
Det finnes flere metoder for å kommunisere med andre, som inkluderer:

Telefonsamtaler (mobil eller bordtelefon).
SMS
Email
Instant messaging (for eksempel Microsoft Lync /Communicator)
Video call of I person

Det er faktisk gode måter og dårlige funksjoner for hver av disse ulike kommunikasjons metoder, og det er behov for en bit av erfaring og kunnskap til å få vite hvilken type å bruke - men jeg &';. ll prøve å hjelpe her

Når man skal bruke Telefonsamtaler

Telefonsamtaler er et god måte å kommunisere. Du slår et nummer, plukker den andre personen opp telefonen sin og du snakker. De er, etter min mening, en undervurdert form for kommunikasjon på arbeidsplassen.

Ulempen med telefonsamtaler er, vel, må du vite hvordan du kan snakke med andre mennesker. Dette kan virke ganske enkelt, men hvis du &'; ve jobbet i IT for noen tid, du &'; har sikkert oppdaget at noen mennesker er bedre til å kommunisere enn andre. En rekke mennesker - kanskje til og med deg selv - kanskje ikke så komfortabel eller så trygg snakker i telefonen til andre mennesker. At &'; s OK - det kommer med praksis og tillit med hva du gjør

Telefonsamtaler bør brukes hvis du trenger å forstå eller forklare noe til noen som kan ta litt tid.. Hvis noe kan &'; t beskrives lett over e-post, så en telefon som er best. Hvis du har et spørsmål som bør beskrives godt, så telefonsamtaler er vanligvis bedre.

Telefonsamtaler kan også være ideell for å få raske svar. Du kan plukke opp telefonen (om det &'; s bordtelefon, mobiltelefon, eller til og med et headset koblet bruke PCen og nettverk), ringe den personen du &'; re ute etter, og ha et svar i løpet av et minutt. Dette er betydelig raskere enn andre kommunikasjonsteknikker.

Når man skal bruke e-post

E-post er en annen populær form for kommunikasjon i IT arbeidsmiljøet. Vi IT folk elsker e-post. Vi &'; re teknisk av natur og generelt finne at e-post er mer hensiktsmessig å forklare våre detaljer eller få ting gjort

Likevel, det &'; s. I fare for å bli for mye. Jeg ofte får e-poster gjennom hele dagen min, og jeg &'; m sikker på at du gjør så godt, fra folk om emner og tror, ​​“ Dette kan være bedre egnet til en telefonsamtale &" ;. Jeg innrømmer, jeg &'; m trolig skyldig i det også. E-post er vanligvis litt av et rot hvis de er for mye eller ikke brukes effektivt.

E-poster blir vanligvis brukt til å snakke om eller forklare eller jobbe noe mellom mange mennesker. Det &';. Er lett å gjøre dette ved hjelp Til- og Kopi-feltet - sette ditt navn på, legge til noen detaljer eller problemer eller diskusjon, traff Send, og vente på svarene

Dette er imidlertid hvordan rot kommer i. E-poster blir sendt frem og tilbake, ganske ofte uten reell utfallet, og kan være vanskelig å følge, og også distrahere folk fra andre arbeider. De er vanligvis treg (på å få svar).

Hvis du har til å få svar eller informasjon fra noen få mennesker, andre kommunikasjonsmetoder er vanligvis mer egnet, for eksempel telefonsamtaler eller en ansikt-til-ansikt-møte ( hvis det &';. er mulig)

Det er flere oppsider til e-kommunikasjon, though. Det &'; s stor for å forklare kompliserte emner som krever tilleggsinformasjon, for eksempel diagrammer. Det &'; s stor for kommunikasjons statusrapporter eller minutter til en gruppe mennesker. Det &'; s ideelt for enveis kommunikasjon. Det &'; s også bra for å bekrefte en tidligere telefonsamtale (noe jeg ble fortalt på min aller første dagen i det!)

Når man skal bruke SMS

SMS eller Short Message Service, er. tilgjengelig på nesten alle mobiltelefoner produsert i de siste ti årene. Det &'; s praktisk fordi det lar deg sende ut et enkelt budskap til alle på telefonen, uansett hvor du er. Det &'; s ikke en felles kommunikasjonsmetode i IT-verden, men det er bestemt av jobben din om når det &';. S brukes

SMS er flott for når du &'; re ute og farter. Det &'; s stor for å fortelle folk hvor du skal møte, hvor du er, eller om du &'; re kjører sent. Det &'; s også godt å sende små biter av informasjon til andre mennesker der de kan være ute av stand til å få en e-post eller en telefonsamtale - kanskje detaljer de &';. Re forventer

SMS er ikke den beste metoden for å stille utfordrende spørsmål, eller snakker til en rekke personer. Det absolutt isn &'; t den beste måten for å fortelle sjefen din at du &'; re å ha en syk dag! Men det &'; s tema for en annen artikkel …

Når man skal bruke Instant Messaging

Mange kontorer nå har sine egne implementeringer av en chat-tjeneste for bruken av sine ansatte. Noen ganger er det &'; s Microsoft Lync eller Office Communicator. Det &'; s. Ligner på MSN Messenger program, eller ICQ, eller noen av de programmene som var stor før Facebook

Den lar deg sende tekst via datamaskinen til en annen ansatt i selskapet. En chat-vinduet vil dukke opp på skjermen deres, slik at de kan samhandle - i utgangspunktet ha en samtale med deg ved hjelp av pc. Avhengig av hvilket program som brukes, har det forskjellige funksjoner. Office Communicator, som et eksempel, kan du sende filer og snakke med flere personer.

Det har sine ulemper skjønt. Det kan være påtrengende - folk kan begynne å sende deg meldinger, og du har chatte vinduer dukker opp over alt, distrahere deg fra din oppgave. Det kan være kjedelig - å skrive en diskusjon generelt er mye mer arbeid enn å prate med noen

Det er mange fordeler med instant messaging, though.. En av disse er, vel, at det &'; s øyeblikk. Du kan sende et notat til noen, og de får det umiddelbart (hvis de &'; re på sitt skrivebord). Du kan også få et svar raskt - omtrent som en telefonsamtale

Det &'; s også egnet for å sende informasjon som bare kan &'; t gjøres på telefon eller snakke, så det &'; s raskere enn e-post.. Hvis du &'; re gjør software testing og må sende noen koder til en kollega, som et eksempel, det &'; s sannsynligvis raskere enn e-post for å åpne et samtalevindu, kopiere og lime inn kodene i vinduet, og trykk på Enter
.

Når man skal bruke videosamtaler

Det er en økning i organisasjoner som bruker videoteknologi i disse dager. Kanskje det er den lavere kostnad av teknologi, eller muligheten til å jobbe med mennesker i andre steder, men det ser ut til å være mer vanlig. Å ha en videosamtale ligner på et taleanrop, men det gjør at du kan se hverandre på en skjerm.

Dette kan virke forstyrrende eller unødvendig, men det kommer med sine fordeler. Det &'; s perfekt for engasjement - du kan presentere ting for mange mennesker og hjelpe dem å fokusere på hva du &'; re sier. Du kan lese sitt kroppsspråk og uttrykk og justere riktig. Også du kan fortelle om de &'; re faktisk lytter

Video samtaler, men burde &';! T brukes for mye. Det kan være ganske personlig å ha en videosamtale med en person du don &'; t kjenner så godt, eller om et problem som doesn &';. T nødt til å ha en video interaksjon

Når man skal kommunisere på Person Anmeldelser

Å kommunisere i person er en fantastisk metode for kommunikasjon. Det involverer to eller flere personer å være på samme sted har en samtale. Det &'; s stor som du få oppmerksomheten til den personen eller personene du &'; re snakke med, kan du bedømme kroppsspråk, kan du skrive og tegne ting sammen for å hjelpe diskusjonen, og nesten alltid ender i et resultat for de involverte - som i, du skjønner &'; t trenger å vente på et svar som du gjør med e-post

Kommunikasjon i person har én stor ulempe - du må være plassert sammen.. Det er egentlig ikke mulig i IT-bransjen i dag, med tanke på rekke mennesker gjør arbeid i forskjellige bygninger, forskjellige byer og til og med forskjellige land. Hvis det kan &'; t utføres i egen person, så en annen metode som skal brukes, men hvis du &'; re i stand til å få til å snakke med noen i person, det &'; s anbefales at du gjør

En annen fordel med. snakker i person er det hjelper deg å finne ut den virkelige informasjonen eller få en reell dom om noe. Det &'; s ganske enkelt for folk å snakke om ting på telefon eller e-post, for å spille hard-ball eller for å unngå dine forespørsler, men hvis du &'; re i stand til å stille spørsmål ved dem personlig du kanskje finner ut at de er mer nyttig. Det hjelper ofte. Jeg prøver ikke å si noe over e-post eller telefon som jeg &'; m ikke villig til å sikkerhetskopiere i person (bare i tilfelle), men noen mennesker don &'; t gjøre dette

Min egen favoritt metode for kommunikasjon er. i person, men det &'; s ikke nødvendigvis er mulig, så det kommer til å lage dine egne avgjørelser basert på kunnskap og situasjonen på hånden
.