Hvordan håndtere vanskelige personligheter i dine møter - noen Tilrettelegging Secrets

sjef Sherry Martin couldn &'; t slutte å tenke på hennes siste gruppemøte da hun gikk ned gangen mot kontoret hennes. Hennes problem i et nøtteskall kokt ned til tre veldig vanskelige personligheter som stadig dukket opp igjen på hennes team. Disse personlighetene var faktisk en kreft ikke bare infisere teamet og dets resultater, men også sprer seg i hele konsernet og påvirker de andre gruppemedlemmene også.

Let &'; s utforske disse felles dysfunksjonelle personligheter og hvordan du effektivt håndtere dem
.? The Dominator
Vi &'; ve alle opplevd “ den dominator &"; på en eller annen måte. Noen mennesker har en tendens til å dominere diskusjonen rett og slett fordi de &'; re spent og overivrige. Disse kan faktisk være eiendeler til teamet om vi kan finne hensiktsmessige måter å utnytte og forvalte alt det positive energi. Dessverre, de fleste av oss er mer kjent med den andre typen dominator – altfor aggressiv, mobbing personlighet som tramper på andres &'; kommentarer og kan forsøke å kapre møtet helt! Noen ganger er disse Dominators er altfor negative (“ Det &'; ll aldri jobber her &";!), Og andre ganger er de bare vunnet &'; t la noen andre få til orde. I begge tilfeller kan sikkert sure ikke bare effektiviteten av møtet, men også moralen teamet Dominators.

Teknikker for effektivt håndtere dominator …
o takke dominator for deres tilbakemeldinger og be om andre &'; s inngang (f.eks “ Steven, som &'; s en interessant idé Let &'; s. se om andre har forslag samt &";.)
o gjenta dominator &'; s kommentar, skriv det synlig for alle å se, og deretter be om andre ideer for å fullføre listen. (f.eks “ Steven, høres det ut som du &'; re anbefale at vi bruker disse tre leverandørene som vår korte listen … er det riktig at &';? sa flott forslag Let &';.. s utarbeide en liste over flere forslag, deretter diskutere dem alle Vi &' ; ll liste ditt forslag som “ A &"; på listen I &';. d liker å få minst tre andre forslag fra teamet Hva tror andre gjør &";.?)
o I stedet for at gruppen reagerer på et problem verbalt, be dem om å ta 2 minutter å skrive ned sin idé, problemet, eller anbefalinger på en klistrelapp i stedet. Så spør hver person å dele en kommentar skrev de.
O Foreslå gruppen bruke round robin teknikk (gå rundt i rommet å spørre hver enkelt person å dele en kommentar) og starte i motsatt ende av tabellen fra dominator (f.eks “ Dette er en så viktig sak som jeg ønsker å være sikker på at jeg &'; m får alles &'; s ideer Let &'; s. gjøre en rask round robin starter med Jill … &";)
o Ring på noen få personer du haven &'; t hørt fra (for eksempel “ Michael, hva er dine tanker om dette problemet og"?)
o Ta en pause og oppfordre dominator &'; s støtte offline (“ Steven, du &'; ve brakt opp flere viktige punkter I &'. ; m håper å få noen av de andre gruppemedlemmene er involvert i diskusjonen for å høre deres ideer samt Noen medlemmer av gruppen er ikke så selvsikker, men jeg ønsker å være sikker på at vi hører fra dem &";..)
o Bryt gruppen inn i par eller triader og la dem diskutere et problem i de mindre grupper før du starter en stor gruppe diskusjon
o Gain avtale med laget ditt til å bruke et fysisk objekt (f.eks svamp fotball) å balansere diskusjonen. Personen holder fotball har gulvet, og de må kaste den til noen andre når de gjør sine poeng.

? Den multitasker
økende grad vi &'; re ser flere og flere mange funksjoner på våre møter. Treffende navnet, de &'; re de som har oppmerksomhet stadig piler mellom møteleder og en rekke andre fristende distraksjoner (f.eks PDA, laptop, lesestoff, etc.). Faktisk er den multitasker fysisk tilstede, men mentalt andre steder.

Teknikker for effektivt håndtere multitasker …
o bringe saken opp til gruppen i løpet av de første gruppemøtene og bestemmer som en gruppe hvordan du vil håndtere teknologien distraksjoner. Alternativer kan omfatte følgende:
? Ved hjelp av en “ teknologi dråpe boks &"; på forsiden av møterommet og bli enige om å slippe inn alle telefoner, etc. før møtet starter
? Begrense møtet tid til en time for å sikre deltakerne aren &'; t borte for lenge
? Enighet om 15 minutters teknologi pauser hver time
? Deltakerne ta med en kompis til « dekke &"; for dem i tilfelle de må gå ut for en samtale
o Bruk tilretteleggings teknikker som holder deltakerne aktivt engasjert
? Round robin
? Aktiv avhør
? Affinity diagram
? Sub teamarbeid
? Dot stemmegivning
o Bruk en sirkulær eller U form rom oppsett som gjør at du lett kan gå rundt (og nær) overtredere ganske enkelt
o Bli enige om en mild straff for SMS, e-post, etc. under møtet … én gruppe brukte en PDA krukke og noen trede måtte sette inn $ 5 /brudd. (Pengene ble senere brukt for gruppelunsjer)

? The Rambler
rambler kan alvorlig avspore et møte med sin circuitous, langvarig, springende kommentarer. Ofte springende spredt til områder som bærer liten likhet med emnet på hånden. Den rambler kan ikke bare vesentlig forlenge et møte, men også helt endre møtet innholds
Teknikker for effektivt håndtere Rambler …
o Ha en trykt agenda (på en flippover eller whiteboard) i rommet. Når samtalen strays off topic, stå opp og peker på den spesifikke agenda emne for å refokusere gruppen.
O Inkluder timings for hver del av agendaen, slik at du lettere kan fokusere gruppen på den avsatte tiden for hver diskusjon punkt. Muligens spør noen på laget for å gi en 5 minutters advarsel før den planlagte sluttidspunkt for hver del av agendaen.
O Simply, rekk opp hånden og avbryter diskusjonen å spørre om samtalen er på emnet og hjelpe gruppen å nå sitt Målet for møtet. (“ Guys, tillate meg å gå inn for et øyeblikk å spørre om leverandøren diskusjonen er relevant for denne delen av agendaen &";?)
o Innføre parkeringsplassen ved begynnelsen av møtet og annonsere at du &' ; ll interrupt diskusjon å plassere noen off topic diskusjonspunkter på parkeringsplassen for å holde gruppen på sporet. (“ Jill, jeg skjønner at du føler sterkt om lagerstyring problemet, men jeg &'; m lurer på om vi skal prøve å løse det nå, eller kan vi muligens plassere den på parkeringsplassen &";?) Gjennomgå alle parkeringsplassen elementer på utgangen av møtet og tildele gjøremål for hver
o Opprett noen på laget til å fungere som “. Rambler politi og" (bruk et merke hvis det er aktuelt). Denne personen er ansvarlig for å heve sin hånd når diskusjonen svinger off topic.
O Vurder å bruke ELMO teknikk. ELMO = “ Everybody, Let &'; s Move On &"!; Når noen i gruppen mener gruppen er springende for mye, de &'; re forventet å plukke opp ELMO dukke (i midten av bordet)

Husk at det er en rekke tilretteleggings teknikker til din disposisjon. og teknikker gjør oss i stand til å være selvsikker og samtidig bevare de kritiske forholdene
• Don &'; t glem kraften spørsmål. Avhør er en effektiv måte å levere et vanskelig budskap. I stedet for å si: “ John, tror jeg vi må gå videre. Vi skjønner &'; t har tid til å fortsette å diskutere leverandørproblemer &"; &ikke, spør et spørsmål, “ John, leverandør problemer du heve er viktige punkter så jeg ønsker å være sikker på å dokumentere dem. I &'; m også bevisste på våre tidsbegrensninger og lurer på om dette er et problem vi bør prøve å løse i vårt møte i dag, eller om vi kunne ta det offline å løse når vi har mer tid &";?
&Bull; Bruk “ progressive disiplin &"; nærme seg. Prøv mindre dogmatiske teknikker før du går videre til mer selvsikker seg. Mange vil svare til svært milde intervensjoner
• Handle tidlig! Du ønsker å sende et veldig klart signal til det laget som du vil ta opp mot sin hensikt atferd raskt. Dette er et flott signal å sende til hele teamet tidlig. Dessuten blir det mye vanskeligere å korrigere atferd når det &'; s stått ukontrollert for en stund. Feile på siden av å være strengere tidlig og mildere senere (i stedet for det motsatte tilnærmingen)
• Opptre på vegne av laget. Når du &'; re adressering en person på laget om deres atferd husk at du &'; re stepping på vegne av hele teamet. Jo mer du husker det &'; s ikke en situasjon med “ du &"; vs. “ dem &" ;, jo lettere utveksling vil bli. Føl deg fri til å forsterke dette perspektivet med ordlyden (f.eks “. Jeff, jeg forstår at du føler sterkt om problemene med lagerstyring prosessen, og jeg ønsker å sikre at vi løse det problemet You &'; ll husker at en av våre grunnregler var “ Fokus på løsningen, ikke problemet &"; så jeg ønsker bare å gå inn for å være sikker på at vi respekterer at teamet bakken regelen Med det i tankene, hva vil du anbefale til å løse dette problemet &";.?) Anmeldelser .