Nye måter å møtes - strategier for virtuelle team og Alternativer til ansikt-til-ansikt Meetings

Det er ingen tvil om det - møter tar opp en god mengde av vår tid på en ukentlig basis. Tenk tilbake på et minutt på all den tiden du brukte på møter det siste året - enten de var én-mot-én møter eller et gruppemøte i et konferanserom. WOW, det er mye tid tilbrakt møtet! Var det alt nødvendig? Og hvor mye tid ble brukt på reise til og fra disse møtene? Vil noen av dem har vært like effektive uten alle i den samme fysiske sted?

Har alle møter trenger å være ansikt-til-ansikt-møter? Det er et spørsmål folk spør ikke ofte nok. Det er ikke så "ny" eller radikal et konsept som det virker ved første rødme. Er ikke en telefon ringe en type virtuelt møte? Men vi er så vant til å møte ansikt til ansikt som vår naturlige reaksjon er å tenke det er nødvendig. Men er det alltid nødvendig? Og er det en bedre måte å bruke både tid og penger brukt bare å komme til og fra disse møtene

Nå ikke misforstå; Jeg foreslår ikke at du bruker telefonkonferanser, nettmøter og videokonferanser for å fullt ut erstatte ansikt-til-ansikt-møter. Det er noen ganger, og enkelte problemstillinger, som må diskuteres i person. Jeg bare oppfordret deg til å tenke på alternativer og vurdere alternativene:

> > > Telefonkonferanse

Ahhh - den gode gamle konferansesamtalen. Hvor ofte folk overse dette bevist og prøvd metoden for å møte nesten. Ofte vil noen ønsker å diskutere et par spørsmål om et prosjekt med meg og de vil ønske å møte, vanligvis i byen. Nå hvis du har omgjort til en by, vet du at du enkelt kan miste 2 timer av dagen der. De fleste ganger disse møtene kan lett bli holdt som en vanlig gammel telefonkonferanse. De er rimelige og enkle å sette opp.

Faktisk, hvis du har 2 telefonlinjer på hjemmekontoret fleste telefoner i dag vil raskt lar deg sette opp en konferansesamtale med 2 andre mennesker uten en operatør eller tjeneste å sette opp samtalen

>. > > INSTANT MESSAGING

En gratis løsning som lar sanntid tekst, er stemmen, eller videokonferanser direktemeldinger. Programmer som Yahoo Messenger, MSN Messenger, eller AOL Instant Messenger er populære og lett å lære å bruke. Alle disse programmene også gi muligheten til å dele filer og bilder, og krever ikke noe mer enn en mikrofon og en billig webcam

>. ≫ > Online konferanser

Det finnes en rekke tjenester som lar deg enkelt sette opp web-baserte konferanser. De tilbyr online møteplasser slik at du kan dele en lysbildefremvisning med folk du inviterer til møtet.

Andre funksjoner som sanntid polling for tilbakemeldinger og komplett dokumentdeling (hvilken som helst fil på systemet, ikke bare lysbildefremvisninger ) gjør dette til en ideell måte å ha et møte og samarbeide uten reisetid eller utgifter.

Noen av disse tjenestene vil også håndtere tale delen av møtet, men jeg synes dette forringer ofte kvaliteten på møtet. Jeg pleier å synes det er best å bruke en vanlig telefonkonferanse for å håndtere taledelen og la dokumentet /bildefremvisning deling og polling til nettmøte service. Noen av disse tjenestene betalt på en per bruker /per minutt (men fortsatt er vanligvis billigere enn alle reise)

>. ≫ > Videokonferanse

Hvis du ofte må møtes med de samme menneskene i de samme avsidesliggende steder kan det være verdt å investere i mer hi-end videokonferanseutstyr. Kvaliteten på dette utstyret har virkelig gått opp de siste årene, mens prisen på både utstyr og båndbredden som trengs for å bruke den har falt.

Du trenger ikke engang å dedikere et helt rom til videokonferanse . Polycom gjør en bærbar modell som veier mindre enn 10 lbs og kommer som en integrert, alt-i-ett-enhet som tilbyr "gå hvor som helst" convenience.

Du kan spare hundrevis av timer og tusenvis av dollar ved hjelp av video konferanser i stedet for ansikt-til-ansikt-møter på enkelte anledninger.

Dette er bare noen få enkle, realistiske alternativer til ansikt-til-ansikt møter, det er mange flere. Nøkkelen er å tenke på den type ting blir diskutert. Hvis de er sensitive spørsmål eller det er det første møtet for et nytt lag er det nok best å møtes ansikt til ansikt, men hvis poenget med møtet er å brainstorm, diskutere ideer, eller jobbe på og redigere en grupperapport eller dokumentet, det finnes måter å gjøre det uten bortkastet tid og bekostning av alle kommunisere på et sentralt sted for møtet.

Så tenk på hvilken type møter du vanligvis har, og vurdere om noen av dem kan ikke være like effektivt ved bruk av en alternativ metode for å møte på tvers avstand. Så tenk på hvordan du vil bruke den tiden du lagret
 !;