Den Huskeregler of Business Meetings

Når riktig planlagt og utført, møter kan være en effektiv måte å dele informasjon eller løse problemer. Når møtene er uorganisert, planlagt uten grunn, for ofte, eller ikke ofte nok, blir de bortkastet tid og energi, og er en frustrasjon for alle. Møter kan være et svært nyttig verktøy i en organisasjons produktivitet. Suksessen til et møte, avhenger av hvordan den er gjennomført. Her er et par ting du bør vurdere, hva de skal gjøre, og hva som ikke skal gjøre når du planlegger og kjører et møte.

Ikke ha et møte hvis det ikke er noen grunn til å ha en.

Har et møte hvis det er et tema å diskutere.

Mange organisasjoner har møter med jevne mellomrom (en gang i uken, bi-månedlig, etc.), som er greit hvis det er noe å snakke om i møtet. Hvis et møte er planlagt, men ikke har et poeng, ender det opp å kaste bort tid, ikke bare under møtet, men i den tiden det tar for alle å forberede seg. Hvis du har regelmessig møter, og du vet at en uke er spesielt treg, og det vil være noe å diskutere, avbryte den og reconvene når du har et problem som trenger oppmerksomhet.

Ikke ta med folk som er ikke involvert i emnet.

Har invitere de som har verdifulle innspill eller trenger å være involvert.

Vær forsiktig med hvem du inviterer til møtet. Gjennomgå saksforholdet og involvere alle som vil ha viktige bidrag til å gjøre, eller trenger å vite om det i fremtiden. Hvis det er deltakere som ikke har noen forbindelse med faget, er du kaster bort tiden sin. I tillegg, hvis du ikke er forsiktig med hvem du inviterer, kan du ekskludere folk som kanskje trenger å bli inkludert. Det kan være ansatte som ikke kan jobbe på det på den tiden vesen, men må kanskje delta for å forstå det senere. Hvis det er et nytt prosjekt, kan det være lurt å invitere de med mer informasjon. Det kan være folk som ikke er direkte knyttet til prosjektet, men er mer kunnskap om det. I dette tilfellet, kan de gi nyttig informasjon som andre ikke kan.

Ikke gå i uforberedt.

Har en agenda for å følge og en grunnleggende struktur for møtet.

Hvert møte bør ha en grunnleggende plan. Du trenger å vite hva som må tas opp og gjennomføres under et møte, og hvordan du skal gå om du gjør det. Agendaen må spesifisere hva som skal presenteres på møtet, og når. Strukturen med møtet er hvordan den er organisert. Hvis dette er et møte der alle må delta, finne den beste måten å gjøre det (gi tid til spørsmål, gå rundt i rommet til hver person for tilbakemeldinger, etc.). Hvis hensikten med møtet er å idemyldre, tenk på hvordan du ønsker å generere ideer. Hvert møte trenger en agenda og struktur, men hvordan hver brukes vil variere basert på møtet.

Ikke anta noen andre skal kjøre den.

Har en tilrettelegger.

Når en agenda er satt, må det være noen som sørger for at den blir fulgt. Et møte kan ha en plan, men deltakerne har sine egne agendaer, og et møte kan lett gå av sporet når ingen er å holde seg til planen. Hvis du ikke kan legge til rette, finne noen som vil se på klokken, følger planen, og holde alle på sporet.

Ikke vær egoistisk med tiden.

Må respektere andre tidsplaner.

Møter er effektive når de brukes på en ansvarlig måte. Planlegg nok tid til å fokusere på saken på hånden, men ikke bruk tid egoistisk. Andre medlemmer av teamet sannsynligvis har andre saker som er like eller kanskje viktigere enn den nåværende, og trenger tid til å gjøre sitt eget arbeid. Videre, når møtene er for lang, deltakere mister interessen. Hvis det blir klart at du ikke har nok tid til å løse problemet på møtet, planlegge en annen. Pausen mellom møtene vil tillate deltakerne å komme tilbake uthvilt og åpne for ny informasjon.

Ikke eier møtet.

Gjør gi muligheter for innspill og diskusjon i den avsatte tiden.

Tema for møtet er ikke det eneste formålet. Hensikten er å dele denne informasjonen. Dette vil ikke skje hvis en person gjør all snakkingen. Alltid tid til tilbakemeldinger, spørsmål og diskusjon. Hvis du ikke har disse elementene, møtet blir en forelesning.

De mest produktive møter er de som har mest tenkt satt inn i dem. Temaet, deltakerne, og strukturen er alle viktige komponenter. Med riktig oppmerksomhet, og planlegging, kan du få mest mulig ut av møtet, og de ansatte som deltar
.