Kommunisere en endring i prosjektets Go-Live Date

Prosjektet go live dato har endret – hva nå? Uavhengig av årsakene til endringen (og la oss innse det, "datoen er endret" vanligvis tolkes som "dato har glidd"), er det seks trinn du bør ta når du kommuniserer en endring i prosjektets go-live dato:

1. Vurdere sammenhengen.
Det er viktig å vurdere i hvilken sammenheng endringen skjer. Hvis det er tidlig i prosjektet lifecyle, kan endringen ikke være kritisk fordi det er nok tid til å justere prosjektplanen. Imidlertid kan det undergrave folks tillit i prosjekteringsprosessen. På den annen side, dersom prosjektet er allerede godt i gang, må du være klart hvordan den nye datoen påvirker levering av komponenter og fordeler som ble lovet i prosjektet initieringsfasen.

2. Tenk publikum.
Som med all kommunikasjon, først må du vurdere ditt publikum. Hvem vil være på mottakersiden av denne kommunikasjonen? I de fleste tilfeller vil du ha flere grupper, inkludert prosjektets interessenter, prosjektmedarbeidere og andre som er berørt av prosjektet. Hver gruppe har sine egne behov, og du har til å vurdere hvordan endringen påvirker hver gruppe.

3. Opprett meldingen.
Det er viktig å være tydelig og konsekvent om meldingen du kommuniserer. Hva er årsaken til endringen? Vil senere bidra til å gjøre prosjektet mer vellykket ved å gi mer tid til krav sammenkomst eller tilpasning eller trening? Eller er endringen knyttet til budsjett eller ressurstilgjengelighet?

Vær forsiktig med å ha en "offisiell" budskap som er forskjellig fra den "ekte" Årsaken til endringen. Svært ofte den virkelige grunnen vil piple ut i organisasjonen likevel og det undergraver miljø av tillit som du prøver å skape. Ærlighet – spesielt på forhånd heller enn etter sannheten blir oppdaget - er den beste politikken.

Meldingen bør være klar og konsis – ikke mer enn noen få setninger. Og det bør være skreddersydd til hver målgruppe: "her er årsaken til endringen og her er hvordan det påvirker deg."

4. Velg en talsperson.
Hvem kommuniserer budskapet avhenger av prosjektets kommunikasjonsplan og styringsstruktur. Det avhenger også av publikum. For eksempel, hvis prosjektet sponsor regelmessig kommuniserer status til prosjektet styringsgruppe eller bord, og prosjektleder vanligvis kommuniserer med resten av organisasjonen, da disse personene bør kommunisere endringen til sine respektive målgrupper som en del av den vanlige statusoppdateringer.

Hvis det har vært lite kommunikasjon om prosjektet, kan du gjøre denne kommunikasjonen den første i en serie regelmessige prosjektoppdateringer. Prosjektet sponsor kunne introdusere den første oppdateringen og deretter prosjektleder eller annen utpekt person kunne fortsette med følgende oppdateringer.

5. Vurdere hvordan budskapet skal kommuniseres.
Det er mange måter du kan kommunisere endringen, fra en spesiell all-selskap møtet til en linje i den månedlige prosjektstatusrapporten. Du bør følge prosessen som du har skissert i prosjektets kommunikasjonsplan og også vurdere at hvordan du kommuniserer budskapet er like viktig, om ikke mer, enn hva du kommuniserer.

For eksempel, hvis du holder en spesiell all-selskap møte for å kunngjøre endring i dato, folk vil få den forstand at endringen er en stor avtale. På den annen side, hvis du bare legge den i siste linje i en prosjektoppdatering som blir lagt ut på en sjelden besøkte nettsted, folk kan heller ikke se det eller tror du prøver å skjule det.

Hvis meldingen er kommunisert i egen person, være klar over talerens non-verbal kommunikasjon, som øyekontakt, ansiktsuttrykk og tonefall. Disse ikke-verbale elementer skal formidle oppriktighet, tillit og empati: "Jeg forteller sannheten, jeg vet hva jeg snakker om, og jeg bryr meg hvordan det påvirker deg." Også bestemme på forhånd hvor spørsmålene vil bli håndtert og av hvem.

6. Oppfølging etter kommunikasjonen.
Det er viktig at det blir hyppig oppfølging etter kommunikasjon for å sikre at folk har mottatt budskapet og å svare på spørsmål eller bekymringer. Denne tilbakemeldingen vil hjelpe deg å finne ut hva /hvordan de skal kommunisere neste. Uformelle kanaler for kommunikasjon er verdifulle her fordi folk kan være mer åpne om sine oppfatninger av prosjektet når de står rundt vannet kjøligere eller på parkeringsplassen enn når de er i formelle prosjektstatusmøter.

endringer Prosjekt skje. Kommunisere en endring i prosjektets go-live dato trenger ikke å avspore prosjektet. Det kan være en mulighet til å revidere (eller lage) prosjektets kommunikasjon, risikostyring og endringsledelse planer. Å ha disse planene på plass vil bidra til at endringene ikke forstyrre prosjektet eller hindre den endelige suksessen.

Copyright (c) 2008 Gilda Bonanno LLC Med enerett
Du kan trykke hele denne artikkelen, og du må inkludere copyright info og følgende utsagn "Gilda Bonanno er en foredragsholder, trener og coach som spesialiserer seg på å hjelpe enkeltpersoner og organisasjoner bryte ut av sine komfort soner og bli mer vellykket enn de trodde var mulig. Ta kontakt med henne på www.gildabonanno.com. . "