En 5-Minute Time Management Solution

Som en produktivitet og tidsstyring coach, jeg ofte høre “ Jeg don &'; t har tid til å jobbe med tidsstyring, tar det bare for mye darn tid &"!; Dette gjelder hvis du velger et komplekst system som Getting Things Done, Franklin Covey system, og andre, som krever at du lære systemet, deretter “ fjerne dekk &"; å begynne å implementere det.

Det er imidlertid ikke nødvendig å iverksette et komplekst system for å forbedre produktiviteten og tid ledelse i de neste minuttene. Her er starten på en veldig enkel, 5 minutters system som jeg ofte gi bort til kundene som vi begynner å arbeide sammen, og som fungerer om du er en leder i et stort selskap eller et opphold-at-home mamma:

Hver morgen (eller kvelden før hvis du foretrekker det), skrive ned ting som du trenger å gjøre den dagen
. Starte med å definere en til fem beste prioriteringer. Dette er oppgaver som virkelig definerer dagen: hvis det er alt du er i stand til å oppnå, gikk dagen ganske godt. Spore en linje over siden under disse ett til fem prioriteringer, og deretter skrive resten av oppgavene for dagen. Sørg for å skrive bare antall oppgaver som du med rimelighet kan fullføre den dagen, vel vitende om at uventede forespørsler vil komme opp i tillegg. Som en tommelfingerregel, anbefaler jeg å la ca 25% av din dag åpen for å håndtere det uventede.

Så timer Anmeldelser - et kjøkken tidtaker, tidtakeren på telefonen, en online-timer, noe som teller ned minuttene og ringer når det kommer til null er perfekt.

Sett det til 25 minutter.

Start jobber på din første prioritet av dagen
, i en fokusert måte, uten at noen avbrudd å forstyrre.

Når timeren ringer, ta en fem minutters pause
Hvis mulig, ta en full pause fra jobben (dvs. ingen arbeidsrelatert oppgave. strekning, gjør en fem minutters spill av Angry Birds, et mini-meditasjon). Ved minimum skift oppgaven helt å gjøre noe som er raskt og enkelt, for eksempel en rask e-sjekk, filing noen papirer osv

Gjenta
timeren trinnene så ofte du kan i løpet av dag før det &'; s på tide å dra hjem.

Du &'; ll bli overrasket over hvor mye du har oppnådd i en dag.

Denne svært enkle metoden gir deg en god høre start på å mestre din tid fordi det er utformet i henhold til hvordan hjernen vår fungerer, særlig når det gjelder å fokusere. Våre hjerner er i stand til å opprettholde full fokus for bare 20 minutter eller så. Arbeide i en fokusert måte uten pause for mye lenger over-dekk hjernen, som forlater det mindre i stand til å løse problemer, være kreativ og jobbe raskt.

Gode pauser, på den annen side, la hjernen vår til å slappe av, lade batteriene og refokusere. Sett små pakker med veldig intenst fokusert arbeid med korte, ladepauser og du har en kraftig metode for å administrere din energi og fokus.

Dette vil selvfølgelig ikke svare på alle de utfordringene du kan bli møtt med i løpet av dagen - hvordan man skal håndtere avbrudd i denne rutinen er en av de første - men det vil øke produktiviteten og redusere .. gang du trenger å gjøre ting, og gir deg tid og tilgjengelighet for å arbeide med en coach for å lage og implementere din egen, omfattende tidsstyring, produktivitet og energistyringssystem