Produktivitet Coaching - Rhythm vs. Perpetual Motion

Mange føler at for å være virkelig effektiv i sitt arbeid dag, må de være konstant opptatt, konstant bevegelse fra en ting til en annen. Disse menneskene gjør en konstant innsats for å ikke kaste bort et eneste øyeblikk i sin dag.

Virkeligheten? Produktivitet er mer om rytme enn evig bevegelse. Akkurat som toppidrettsutøvere og artister må finne en personlig rytme, slik at du, som en profesjonell i feltet ditt, må du finne den riktige rytmen for hvordan du bruker dagen din.

Det er viktig å tillate buffer tid mellom avtaler som du har. Hvis vi har lært noe fra de siste ti årene av vår teknologi-orientert samfunn, er det å forvente det uventede. Det er alltid kommer til å være brudd i timeplanen — beredskap telefonsamtale, det uventede kollega, barnet på skolen som er plutselig syk. Det er alltid kommer til å være noen som ringer og ber om noe. Hvis vi ikke lage plass i timeplanen til å håndtere disse avbrytelsene, vi vil i stedet bli kontinuerlig switchtasking, alternerende frem og tilbake mellom oppgaver, snarere enn å gi hver oppgave den fulle oppmerksomheten den fortjener.

Hver dag som jeg møte med mine klienter, planlegger jeg 30 minutter av buffer tid mellom hver time avtale. Betyr det høres overdreven? Jeg bruker det 30 minutter for en rekke ting:
* Jeg diktere notater fra forrige møte.
Dette hjelper både meg selv og mine klienter vurdere hva vi diskuterte.
* Jeg gir meg selv tid til å "slå av" fra møtet.
Bare det å kunne slappe av etter en liten stund går en lang vei mot å unngå en følelse av utbrenthet.
* Jeg gir meg selv tid til å svare på telefonsamtaler som skjedde under møtet.
Samtaler er bundet til å skje, og den ekstra plassen gir meg tid til å svare på dem på en riktig måte.
* Jeg gir meg selv tid til å "power up" for min neste møte.
jeg forberede mine notater, se over alle viktige filer, og få meg selv i en tilstand av beredskap for de unike behovene til neste klient.

Hvordan kan du finne din egen unike rytme for dagen?

Først, etter å forstå at drastiske oppgave brytere krever mer tid. Hvis du bytter fra en e-post til en annen e-postmengden bytte kostnadene kan bare være et sekund. Men hvis du bytter fra å jobbe på en kreativ designløsning til å svare på finansielle tall det kommer til å være en svært vanskelig, svært kostbare bryteren fordi de to er fullstendig irrelevant. Gi hjernen tid til å gjøre overgangen ved å bygge ekstra buffer tid.

For det andre
vurdere hvor ofte du vil sannsynligvis bli avbrutt. Jo mer sannsynlig er det at du har avbrudd, jo mer du er nødt til å øke mengden av buffer tid mellom avtaler. Planlegg det uventede ved å forlate buffer tid mellom oppnevning og oppgaver. Tillat deg selv rom for å svare på telefonsamtaler, svare på e-poster, og svare på spørsmål fra kolleger.

Tredje, etter vurdere rytmen av din virksomhet. Enkelte bedrifter har viktige "penger timer", den tiden av dagen hvor salg er mest sannsynlig. Andre virksomheter, som for eksempel bilverksted eller frisører, har "avbruddstimer" når kundene er mest sannsynlig å gå i uanmeldt med et behov. Ta hensyn til flyten av arbeidet i din virksomhet. La deg selv mer plass i løpet av tidsperioder der det er flere avbrudd. Sørg også for å planlegge "penger avtaler" under pengene tid.

Endelig
, være klar over din unike fysiologiske rytme. Hver person er kablet annerledes til syklus av dagen. Personlig er jeg en morgen person. Mine mest effektive timer for behandling av e-post og utfører oppgaver er før kl. Derfor jobber jeg med prosjekter eller håndtere behandling i morgen og satt av mer strukturerte møter til ettermiddagen så mye som mulig. Bli klar over hvordan kroppen din reagerer på progresjon av dagen og planlegge oppgaver tilsvar
.