Får Email Under Control

Administrerende flommen av e-postmeldinger som de fleste av oss trenger å samhandle med på daglig basis er en økende utfordring
Ingen &'; s. Volumet er avtagende. Som “ dyret er ute av låven, &"; og vi &';! re ikke kommer til å være i stand til å skyve den tilbake i
Så får tak i det med en god systematisk tilnærming er avgjørende for å bo tilregnelig

Hvis du er i den lille mindretall av. mennesker for tiden i stand til å opprettholde mindre enn en skjerm full av e mesteparten av tiden (fordi volumet er lite og /eller behandle dem hurtig og konsekvent), er sannsynligvis fint som-er systemet. Hvis du regelmessig har mange flere enn det bor i din e-in-box, du &' (hundrevis, tusenvis?); Re farlig gjenstand for stress og nummenhet i forhold til den digitale kommunikasjonen verden

På grunn av volumet av diskret. meldinger og hastigheten som viser de opp, synes e-post til en unik demon,
med et eget liv. I hovedsak er imidlertid epost ikke annerledes enn en stasjonær i-skuff eller en telefonsvarer – det &'; s bare en samleboks for innkommende kommunikasjon og informasjon som må vurderes, behandlet og organisert som hensiktsmessig. Og kontrollere e-post innebærer den samme utfordringen som administrere fysisk skuffen – ofte for mye ting som vi don &'; t har tid eller lyst til å behandle og organisere som det kommer inn så det blir lett en sump av “. Iscenesatt &"; eller “ påvente &"; elementer – kikket på, kanskje til og lese, men ikke tatt stilling til om eller effektivt organisert (jeg har avdekket så mange som 7000 e-poster fortsatt betent i en klient &'; s in-brett).

The Big Challenge < .no>

Som e-post er rett og slett en in-box, må det tømmes regelmessig for å være mest mulig funksjonell. “ Tom &"; betyr ikke endt alt arbeidet forankret i e-postene – det betyr å ta beslutninger om hva hver enkelt betyr og organisere det tilsvarende. De samme prosedyrene gjelder for alle i-box – om det &'; s skuffen på skrivebordet eller telefonsvareren. De bør behandlingen stasjoner, ikke oppbevaringsbokser. Fordi volumet på datamaskinen er mye større enn en lyd- eller papirbasert “ i &"; Men å få det til null virker spesielt skremmende. Men det er ingen lys i enden av tunnelen hvis du bare la ting hoper seg opp der. Det tar mindre innsats for å starte hver dag eller to fra null i e-posten din enn det gjør å opprettholde “ amorfe blobs &"; av akkumulert og uorganiserte “ ting &"; som må stadig være lese og revurderes for hva de mener.

The Basics

Vi har sett hundrevis av unike måter folk har kommet opp med å administrere sine e-post, og mange jobber helt fint – så lenge ingenting er tapt, inventar ikke fortsetter å øke, og noen kan lett se e-postene de trenger for å iverksette tiltak på. Her er noen grunnleggende prosedyrer som vanligvis fungerer for alle:

Bruk DELETE
enkle som vi kaste ting fra vår fysiske mail doesn &'; t synes å oversette til datamaskinen for mange! folk – kanskje fordi e-poster don &'; t tar opp mye fysisk plass, og de er så lett parkert et sted som &'; s ikke umiddelbart i ansiktet vårt. De &'; re tar opp synsk plass, imidlertid, og slette alt som vi skjønner &'; t virkelig trenger, slik vi møter den, er avgjørende for å håndtere flommen. Når du er i tvil, kaste den ut. Hvis du &'; ve la emails hoper seg opp, er renselse den første tingen å gjøre. Noen ganger er det lettere å rengjøre huset ved å klikke på “ Fra &"; knappen som vil sortere dem etter deres kilde –.! du kan ofte dumpe flere på en gang sånn

Fil
Bruk en enkel lagringssystem for ting du ønsker å beholde så arkiver og støtte . Hvis du &'; re en “ når du er i tvil, holder det &"; person, som &'; s fine, men don &'; t har det fyller opp din i-skuffen. Gjør referanse mapper i navigator bar og sende slike e-poster der borte. Det &'; s mye lettere å miste oversikten over dem mellom 500 eller 1000 i e-posten din enn i en mappe du kan navngi. Og ditt søk-funksjonen kan du enkelt finne de fleste noe med et nøkkelord. Unngå å bruke nestede mapper som du må klikke åpen for å finne filen. Ett enkelt alpha-sortert liste – etter emne, tema eller person – er vanligvis tilstrekkelig og enklere å forholde seg til på rømmen. Rense dem når du har små vinduene i gangen med noe bedre å gjøre

Fullfør < 2-minutters seg!
Beryktede 2-minutters regelen er avgjørende for e-forvaltning. Alt du kan håndtere på mindre enn 2 minutter, hvis du &'; re noen gang kommer til å gjøre det i det hele tatt, bør gjøres første gang du ser den. Det tar lengre tid å lese den, lukke den, åpne den, og lese det igjen enn det ville være å fullføre det første gang den vises. I en tung epost miljø, ville det ikke være uvanlig å ha minst en tredjedel av dem krever mindre enn 2 minutter å ekspedere.

Organiser e-postmeldinger som krever handling og oppfølging!
Hvis du &'; ve slettet, arkivert, og ferdig med < 2-minutters e-post, du &'; re igjen med bare to typer: (1) de som krever mer enn 2 minutter å håndtere, og (2) de som representerer noe du &'; re venter på fra andre. En enkel og rask måte å få kontroll er å opprette to nye mapper i din navigator bar – “ Handling &"; og “ Waiting For &"; og sende dem deretter. Disse mappene skal være visuelt forskjellig fra referanse mapper og skal sitte på toppen av mappelisten, noe som kan oppnås ved å gjøre dem alle caps med et prefiks tegnsetting som @ symbol eller en bindestrek (det som vil sortere mappene til toppen .)

Hvis du &'; ve slettet, arkivert, ferdig, eller sorteres din e-post i action minner mapper, du &'; re igjen med en tom i-skuffen. Nå, minst, vil det være mye lettere å gjennomgå og vurdere en mer komplett oversikt over inventaret i arbeidet for hånden; og du &'; ll finner det &'; s mye lettere å fokusere – på e-post eller på noe annet

den pågå Challenge

Du må konsekvent anmeldelse av handlings e-poster.. Når du får din in-skuffen til null, vil det føles fantastisk. Men du kan &'; t ignorere batch av handlingen e-poster du &'; ve organisert. Problemet med datamaskiner som påminnelses verktøy er out-of sight-out-ofmind syndrom. Hvis du &'; re ikke gjennomgå dem regelmessig nok, vil de begynne å gnage på din psyke, og skaper enda mer unngåelse og dårlige følelser. Folk forlater e-post i deres i skuffen til å begynne med av samme grunn de hoper ting på pulten sin, tenker, “ Hvis det &'; s foran meg, vant &' jeg;. T mister eller glemmer det &"; Selvfølgelig er det tilsynelatende praktisk vane visuell cuing undergraves av volumet og tvetydigheten i hva &'; s i hauger. De skaper nummenhet i stedet for klarhet. Det &'; s mye lettere å vurdere arbeidsmengden med handlings eposter organisert på ett sted. Men det krever god vane å kontrollere dem regelmessig for å føle seg OK om hva du &'; re ikke gjør med dem i øyeblikket

Alt dette tar tid og mental energi.. Late som om du kan få e-post under kontroll uten å dedikere de nødvendige personlige ressurser til å gjøre det fører til frustrasjon og stress. Disse beste praksis bidra til å gjøre prosessen så effektiv som mulig, men den friheten som kommer fra å ha dem under kontroll er fortsatt ikke gratis. Akkurat som folk har lært å akseptere pendle tid som kontingent de betaler for å bo og arbeide der de &';. D foretrekker, må de integrere tid og energi til å håndtere e-post inn i deres liv og arbeid stil

tilpassede tilnærminger

Som personlig ledelse programvare har fortsatt å utvikle seg, både i standard desktop samt myriader av kreative små programmer og tillegg, er mulighetene for variasjoner i hvordan å håndtere e-post florerer. De kan kodes, farget, og automatisk arkivert. De kan sorteres etter prioriterte avsendere. De kan bli utsatt for henting på senere tidspunkt. De kan overføres og smidd inn oppgave og gjøremåls lederfunksjoner i andre deler av programvaren.

Hvis du setter opp og begynner å bli vant til en enkelt mappe system for handlings e-post, kan du finne noen spesialisert underkategorier nyttig. “ Les /Anmeldelse &"; kan være en mappe for FYI-type e-post (men er enklere å administrere enn på skjermen trykte versjoner av lange ones). “ å skrive ut og" kan være nyttig hvis du ikke er på en skriver regelmessig. Noen mennesker opplever at du tok deg tid til å redigere emnelinjer av sine egne lagrede e-poster for å reflektere den spesifikke tiltak de må ta er nyttig.

Best Practices

Men uansett hvor du justere den eller hvor kult de unike egenskaper og gode triks er at du kan utforske og med integrere så konsekvente funksjoner i ditt eget system, må de sentrale prinsippene for god arbeidsflyt styring følges for å fremme avslappet kontroll over dyret:

Hold handlekraftige og nonactionable e-post i separate steder
Det &';. er for komplisert og stressende for hjernen din å hele tiden ha for å sortere det hver gang den ser på det. Et system fungerer mye bedre enn din psyke for det. E-post arkivert i referanse mapper som fortsatt representerer ting å gjøre produsere angst; og e-post i i-skuffen som er bare nødvendig for gjenfinnes informasjon vil dugger fokus. Fordi folk flest don &'; t har en god action-påminnelse system per se, de prøver å gjøre sine referanse mapper et system for å huske hva du skal gjøre, og som aldri virkelig fungerer. Hvis referanse og action påminnelser er separate ting, gjør det mye mer frihet og letthet med å holde så mye referansemateriale som du vil. Det blir rett og slett et bibliotek

Hold det rent Residue
synes å selv generere men det spiller &';.. T ødelegge seg selv! Slett hva du kan til å begynne med, og rense dine referansefiler regelmessig, så ting kommer ut av dato og mister sin verdi for deg.

Hold dem anmeldt.
Som med alle action-påminnelse system, hvis du skjønner &'; t gjennomgang og revurdere de påminnelser om handlinger du kanskje må ta, tankene dine vil ta tilbake jobben; og det spiller &'; t gjør den jobben godt. Du &'; ll deretter unngå å se på systemet ditt og egentlig ikke stole på noe du &'; re gjør på grunn av de skjulte avtaler med deg selv du &';.. Ve unnlatt å reforhandle

Vær flink til tastaturet
Vi ville vært galt i ikke å minne deg om en av de viktigste faktorene i e-forvaltning – hvor raskt du skriver, og hvor lettvint du er med hurtigtaster og koder. Ikke bare er dårlig skrive hastighet ineffektiv, det skaper en motstand til å engasjere seg med e-post som undergraver alle de beste intensjoner om å komme på toppen av den. Hvis du &';. Re ikke opp til minst 50 ord i minuttet, får det med en god skrive veileder kan gjøre en verden av forskjell

Vi anbefaler at du bruker den enkleste tilnærmingen du kan få av med, å følge disse grunnleggende beste praksis, spesielt hvis du &'; re noe starter fra scratch i å få dette området under kontroll. Hvis du er relativt sofistikerte i din e-forvaltning allerede, og sette opp mer kompliserte prosedyrer for deg selv faktisk har gjort det enklere, som &'; s kjempefint. Utfordringen er imidlertid å holde den oppdatert, fullstendig og konsistent – og ikke krever mer tid og tenkte enn er verdt Utbetalingen du kan få. Prosessen må være så enkel og nesten automatisk at du vil beholde det selv når du ikke &'; t føler for å gjøre det

E-post, som enhver kraftig verktøy, kan være en velsignelse eller en forbannelse.. Og hvis verktøyet går med jobben, må du investere i hva det tar å bruke den klokt og trygt. Det er en stor produktivitet Enhancer, men når det blir borte fra deg, det &';.. Sa alvorlig yrkesmessig fare