The Top Ten måter å redusere tid brukt på e-post og Reclaim Your Productivity

Det &'; s ingen som hevder at e-bruken er på vei oppover. Hver dag, folk forteller meg hvor overveldende det er å ta opp sin e-backlog og hvor bare åpne opp innboksen sin streker dem ut. For å bidra til å avhjelpe denne krisen, her er ti surefire måter å administrere din utgående e-post for å redusere antall e-poster som kommer tilbake på din måte.

1. Være veldig tydelig. Ved å sørge for at innholdet i e-postene er svært forståelig, kan du unngå folk emailing deg med spørsmål for avklaring.

2. Gjør emnefeltet detaljert. Ved å inkludere detaljert informasjon i emnelinjer, vil mottakerne kunne sortere og svare på meldingen din med riktig prioritet. Den detaljerte emnefeltet vil også hjelpe deg å sortere og håndtere reaksjoner.

3. Bruk bare ett fag per e-post. Realiteten er at folk flest skumme. Hvis du putter to forespørsler i en e-post, er det en sterk sannsynlighet for at bare én av forespørsler vil bli besvart.

4. Plasser det viktigste punktet, oppdrag, eller anmodning i de to første linjene i e-posten. Folk har en tendens til å bygge seg opp til en konklusjon når de skriver; denne tendensen gjør det svært vanskelig for leserne å finne ut hva som er det viktigste problemet eller forespørsel. Ved å sette hovedpoenget i de to første setningene, kan du unngå feiltolkninger og få lesere fokusert på akkurat det du ønsker, rett fra get-go.

5. Kopier bare folk som trenger å lese meldingen. For hver uvedkommende person kopieres på en e-post, har du mulighet til å få et svar. Nå, du &'; ve bare skapt mer unødvendig email for dere begge

6!. Send mindre e-post. Selv om dette kan virke som en no-brainer, epost avler epost. Noen ganger er det bedre og lettere å plukke opp telefonen, eller å bare ikke svare.

7. Ha en detaljert signatur. Sørg for at all din kontaktinformasjon er i signaturen linjen av hver e-post du sender. På denne måten kan alle som trenger å kontakte deg vant &'; å t ha e du ber om din adresse, faksnummer, etc.

8. Hold e-post kort. Når du sender korte, enkle å lese meldinger, folk vil reagere på samme måte.

9. Unngå kontroversielle eller argumenterende e-post. Når du deltar i en emosjonell diskusjonen via e-post, vil e-postene fly. Emosjonelle problemer bør aldri bli håndtert av e-post; en telefonsamtale eller person til person håndtering av situasjonen er best, både av hensyn til innboksen, og helsen til kontoret dynamisk.

10. Rense! Rense! Rense! Folk innser ikke at for mange megabyte kan lamme, treg, eller til og med krasje sine harddisker. Systemaslettinger av out-of-date elementer og spyling sendt post kan hjelpe deg ligge i forkant av kurven og beskytte datamaskinen

E-post er kommet for å bli; jo raskere du utvikle produktive vaner angående bruken av den, jo mer tid vil du ha for hva som virkelig er viktig i livet ditt
.