Mest Tretti Best Practices for Planlegging Your Day og sette Appointments

1. Finn ut om du virkelig trenger å møte i egen person. Hvor mange ganger har du deltatt på et møte og spurt deg selv: "Hvorfor er jeg her?" Forhåpentligvis har du begynt å beskytte din tid fra hver person som ønsker en bit av det. Hvis mine klienter ønsker å møte i person, betalt jeg et konsulentfirma gebyr. For telefonsamtaler, uten kostnad. Nitti prosent av tiden, vil en telefonkonferanse nok. Ekstra reisetid og kostnader er involvert i møte i person, så unngå det med mindre dialog og brainstorming er påkrevd.

2. Har møteinnkallelser og svar går til din delegat, ikke til deg. Ikke vasse gjennom alle svarene; det er derfor du har en assistent (hvis du gjør det). Under Verktøy, Alternativer Delegater, velg "Send møteinnkallelser og svar bare til mine delegater, ikke til meg." Brilliant.

3. Lag en privat kalender å poste avtaler som du ikke vil at andre skal se. Vi er alle vant til e-post mapper, der vi fil epost. De fleste mennesker, derimot, har aldri laget en kalender mappe. En kalender mappe er en ny kalender. For å opprette en, følger du samme øvelsen for å opprette en e-postmappe (høyreklikk på Kalender i mappelisten, og velg Ny mappe). Men sørg for at mappen inneholder "Kalender Items" i drop-down boks. Gi nye kalenderen et navn som "Kids Summer Schedule" eller "Laura personlige kalender." Jeg holdt orden på mine barn sommeraktiviteter i ett, så mannen min ville vite hvor hans timeplan ble påvirket for kjøring plikt.

4. Eller, sjekk dine avtaler som privat når du ikke vil at andre skal lese teksten. Ja det kan du! The Private boksen er en liten, liten boks i høyre side av skjermen (Outlook 2003) når du oppretter en ny avtale. Folk som deler kalenderen din vil fortsatt se en blokk, og at du er utilgjengelig, men de kan ikke lese avtalen teksten.

5. Bruk Kategori boksen for å angi hvilket prosjekt, team, eller komiteen. Hver gang du planlegge en avtale eller akseptere en møteinnkalling, indikere hva prosjektet det er relatert til i kategorifeltet. Bruk Master Kategoriliste for å legge etikettene. "Tag" hver avtale med en eller flere kategorier. Deretter under Vis-menyen, velg Ordne etter, Gjeldende visning, etter kategori. Da kan du se alle møter, fortid og nåtid, du hadde med en bestemt gruppe, person, prosjekt, komité, etc.

6. Bruk kontakter for å finne forsamlinger. Kan ikke finne et kommende møte med noen du vet du planlagt? Lei av å lete kalenderen manuelt for å finne den? I stedet får inn i vaner av å bruke kontaktboksen nederst til venstre i hver avtale, for å indikere hvem du møte med (kan være flere personer). For å finne alle kommende møter med en bestemt person, gå til at kontaktens adresse kortet, velger fanen Aktiviteter, og i rullegardinlisten, velg kommende oppgaver /avtaler. Folket må plasseres i din personlige kontaktliste (ikke bare firmaets globale adresseboken) for at dette skal fungere. Hvis en møteinvitasjon blir brukt, er denne funksjonen automatisk, og du trenger ikke å velge navn.

7. Som en tjeneste til kollegaene dine, sende en møteinvitasjon i stedet for en e-post når du ønsker å koble til. Snarere enn å sende e-post kolleger og spør: "Hva er din timeplan i dag? Kan vi komme sammen i 30 minutter?" ta et minutt til å planlegge en møteinvitasjon. Mens i kalenderen, velger du Verktøy, New møteinnkallelse, planlegging Tab, Legg Others, Legg til fra adresseboken, og velg deltakere. Sjekk deres tilgjengelighet på kalenderen (dette forutsetter at du har fått tilgang til sin kalender) og finne en åpen tid (eller velg auto å la Outlook finne den neste tilgjengelige dato /klokkeslett). Send møteinnkallelsen. Når inviterte mottar den, kan de bare klikke Godta og Outlook flytter utnevnelsen til sine kalendere for dem. Dette sparer mottakeren tid og sparer deg også fra å prøve å koordinere flere kalendere manuelt.

8. Hvis noen gjør send en epost som ønsker å møte, konvertere den til en avtale. Hvis dine kolleger ikke forstår møtet funksjonen og insisterer på å sende e-poster til avtaler, kan du raskt slå en epost til en kalender element. Høyreklikk på epost, velg Flytt til mappe, og deretter Kalender. En ny avtale åpnes automatisk, som inneholder e-posten og eventuelle vedlegg. Fyll i dato, klokkeslett og detaljer, og deretter Lagre og lukk. Meldingen flyttes fra innboksen i kalenderen automatisk. Ingen flere manuelle kopiere og lime inn!

9. Bruk etiketter til raskt å "se" utformingen av planen for dagen. Høyreklikk på en hvilken som helst avtale i kalenderen. Velg etikett. Velg Rediger etiketter. Endre teksten for å vise farger som du ønsker. Velg farger konsekvent med teamet ditt (reise, flere steder, trening, personlig, ferie, møterom, videokonferanse, etc.) slik at du raskt kan se hvor teammedlemmene jobber og hva de gjør.

10 . Blokkere ut tid til å jobbe. Noen ganger kan det være lurt å faktisk planlegge en avtale for å jobbe. For å beskytte din tid fra andre, planlegge en oppgave i kalenderen (Outlook 2003). Med Task Pad visningen i kalenderen viser, klikker du på en oppgave du ønsker å fullføre. Hold venstre museknapp nede mens du drar den til kalenderen og slipp. En avtale vindu vil dukke opp, automatisk setter oppgaven inn i tekstdelen av avtalen elementet. Fyll i den tiden du ønsker å jobbe på oppgaven i kalenderen din. Endre Show Time som feltet til Tentativ, hvis ønskelig. Lagre og lukk. Oppgaven vil fortsatt bli holdt i Task Pad, men nå har du blokkert ut tid i kalenderen for å arbeide med den. MERK: IKKE sette ting du må gjøre i kalenderen (det er det oppgaver er for), fordi hvis du ikke fullfører det, vil du må flytte den manuelt (ikke så med oppgaver)

11. . Hold kalenderen oppdatert. Det er frustrerende når dine kolleger prøver å sette opp avtaler, og det ser ut til at du er åpen, slik at de sender ut en møteinnkallelse til en stor gruppe. Du svarer: "Beklager, jeg har en konflikt på den dagen /tid," som de reagerer ved banging hodet på pulten i frustrasjon, spør: "Hvorfor gjorde du ikke har det på kalenderen din?" Sannelig, hvis en organisasjon skal forutsigbart bruke delt kalender å koordinere møter, må du holde deg oppdatert. Det er greit å bruke et tradisjonelt papir metoden også, men hvis du planlegger noe på "andre" kalender, sørg for å oppdatere din elektroniske man med jevne mellomrom også.

12. Inkluder reisetid i en enkelt avtale, og sette den faktiske møtetidspunkt i faget. Hvis møtet starter kl 11:30, men det kommer til å ta deg tretti minutter å kjøre dit og femten minutter å komme seg ut av bygningen til bilen din, blokkere ut kalenderen starter på 11:00 (slik at andre ikke kan planlegge med deg). Deretter skrive @ 11: 30 i emnefeltet, slik at du vet den faktiske møtetidspunkt

13.. Ikke godta en møteinvitasjon hvis forespørselen ikke kan si i en setning den eksakte årsaken du møter. For eksempel: Anmeldelser - Å informere vår avdeling av endringer i feriepenger politikken Anmeldelser - Å selge styring på vår divisjon plan om å automatisere lønn behandling Anmeldelser - til brainstorming den beste måten å løse foreningens budsjettunderskudd.. . Anmeldelser - Å bestemme realistiske salg mål for hver region for neste år.
- For å diskutere den kritiske ferdigheter som kreves for vellykket opptreden som et første nivå veileder

14.. Send lange lesestoff minst 48 timer i forveien. Deltakerne uttrykker frustrasjon med å kaste bort tid på møter omgår materialer som nettopp ble delt ut. De har ikke tilstrekkelig tid til å fordøye informasjon og formulere spørsmål. De kunne ha anmeldt dette dokumentet mens du venter på legekontoret i går. Ikke kast bort alles tid ved å tvinge dem til å sitte der og lese sammen som kindergarteners - deres tid er altfor dyrt

15.. Hvis oppdatering et møte allerede planlagt, send en oppdatering til eksisterende avtale. Hvis du allerede har satt opp et møte og inviterte deltakere, sende en e-post om møte tvinger dem til å enten kopiere og lime inn tilleggsinformasjon til møtet eller har to møte blokker for samme hendelse siden av hverandre på sin kalender, og tvinger dem til å åpne to elementer for å få fullstendig informasjon. Hvis du trenger å legge til informasjon, sende ut et møte oppdatering. For å kontakte møtedeltakere med en påminnelse eller annen melding, åpner du den opprinnelige møteinnkallelsen, klikker du på Handlinger-menyen, og velg "Ny melding til deltakere."

16. Unngå møteinnkallelse svar. Hvis du sender en møteinnkallelse til en stor gruppe, og ikke trenger eller ønsker svar, i det åpne ny møteforespørsel, på Handlinger-menyen, fjern krysset Responses linjen forespørsel. For å gjøre denne standard. Verktøy, Alternativer, E-postalternativer, sporing alternativer, "Slett tomme stemmerett og møte respons etter behandling." Eller lage en regel (under Verktøy, Regler og varsler, starte med en tom regel) for å automatisk slette meldinger responser med bestemte ord i emnefeltet.

17. Tidsplan tid til forberedelse og handling. Avhengig av ditt nivå av engasjement i møtet, trenger du tid til å bli klar. Du må kanskje starte forberedelse dager før hvis du trenger for å lage en rapport eller gi en presentasjon. Når du godtar et møte, umiddelbart gå inn i kalenderen din og blokkere minst 15 ekstra minutter separat for prep tid, en bio pause, forfriskende drikkevarer, og transfer tid - og legge mer som er nødvendig for mental forberedelse og gjennomgang. Ikke gå inn i møtet "kald". På samme måte, blokkere ut tiden ved avslutningen av møtet en anmeldelse gjøremål, aktivere dem inn i din tid management system hvis du ikke kan fullføre dem akkurat da, og få organisert.

18. Avslutt møter før toppen eller bunnen av timen. Hvis du er den som planlegger møtet, ikke bruke standard Outlook innstillinger av time eller halv time blokker. Hvis ett møte er 01:00 til 02:00, umiddelbart etterfulgt av en annen 02:00 til 03:00, vil du som standard bli sent til din 02:00. Så bruke enten 15 eller: 45 start- og sluttider, slik at overgangen tid

19.. Begrens deltakere til møter. Mer er ikke bedre. Tenk gjennom som virkelig trenger å være der. Ikke bekymre deg om "sårer noens følelser" hvis de ikke er inkludert. Hvis du bare ønsker å holde en interessent eller spiller i loop, velg så "frivillig" i stedet for "nødvendig". Alltid anta at høyere-ups har ting å gjøre som er mye bedre bruk av deres tid enn å sitte i møtet. Tenk på hvor mye penger folk er betalt, og spør om møtet er verdt en time av deres lønn PLUS hva de ellers kunne ha gjort hvis de ikke ble sittende fast i møtet. Bare invitere folk hvis de har en direkte bidrag til å gjøre til møtet objektiv, og de ønskede beslutninger vil ikke være i stand til å bli gjort uten dem. Hvis deres tilstedeværelse er bare nødvendig for ti minutter, gi dem de første ti minuttene, og deretter la dem allernådigst vike. Holde andre som ikke inviterte informert kan gjøres med en kjapp e-post sammendrag eller inkludering på distribusjonslisten for eventuelle møtenotater eller minutter.

20. Bekrefte alt. Jeg har ofte vist seg for et møte, og den andre personen "glemte". Du ønsker å tro voksne er alle ansvarlige og vil gjøre det de sier de skal gjøre, men det er alltid bedre å dash av en rask e-post. "Ser frem til å se deg på (dato) på (tid) på (sted). Gi meg beskjed hvis noe kommer opp." Jeg gjør ikke folk bekrefte at ting er korrekt; Jeg ber dem om å la meg vite om det er en endring. Også må du få veibeskrivelse og kart det ut i god tid for å prøve å løpe ut døren. Jeg ser på kalenderen min for neste dag før jeg forlater arbeidet og sørge for at jeg er klar til å rulle på alt. Bekreft med deltakere også, når det er møtet. Åpne den opprinnelige møteinnkallelsen, velg Handlinger, og deretter Ny melding til deltakere.

21. Journal møtet notater. Mange vet ikke hvordan de skal bruke Journal-funksjonen i Outlook eller hva det er for! Hvis du noen gang har tilfeldigvis klikket det, vil du få en pop-up boks som spør om du er sikker på at du vil slå på Journal. De fleste frik ut og klikk NO. Neste gang, klikker du Ja. Åpne en ny Journal oppføring, skriv opp dine møtenotater, satt i dag /klokkeslett for møtet, indikerer i Kontakter-feltet som var på møtet, og velg en kategori for møtet navn eller prosjekt. Når du velger at kontakt og klikk på fanen Aktiviteter, vil du være i stand til å se Bilag (notater) fra hvert møte du har hatt med denne personen. Du kan også trekke opp Bilag etter kategori en anmeldelse møtenotater så langt tilbake som du ønsker. OR gi notatene til assistenten, ha ham skrive dem opp i tekstfeltet av den opprinnelige innkallingen, lagre og sende en melding til deltakerne (under Handlinger).

22. Unngå møter på fredager. Mange avdelinger og team bare bestemme seg som en uformell policy å planlegge møter mandag-torsdag hvis det er mulig. For mange mennesker prøver å ta langhelger eller andebryst ut tidlig, slik at planlegging og rescheduling et mareritt på disse dagene, pluss at du vil ende opp med en masse no-shows. Jeg prøver å la fredager åpne for personlige avtaler. Jeg finner hvis jeg legger en legetime i mellom forretningsmøter, noe skjer alltid å avspore den ene eller den andre. Det er vanskelig å få tankene mine vekslet mellom ulike sfærer også.

23. Alltid sende eller be om en agenda, og inkludere det i tekstdelen av avtalen eller inkludere som et vedlegg. En grunnleggende agenda bør inneholde en angivelse av formål (se # 13), noen logistiske hensyn, de beslutninger som tas, en liste over temaer å diskutere (i prioritert rekkefølge), som er ansvarlig for dette elementet, og hvor lenge du er tildeling for hver enkelt. Spør deltakerne om de har noen endringer i agendapunkter for å gi deg beskjed i forkant av møtet, slik at du kan foreta justeringer om nødvendig. Når du kommer inn i møtet, følger dagsorden flittig, slik at du kan sikre at alle punkter er dekket, beslutninger fattes, og målet er oppnådd.

24. Ikke la Outlook velge lengden på møtet. Standard er en time, så det er hvor mye tid folk normalt planlegge møter! I stedet samsvarer med lengden av møtet til formålet. Hvis du har gjort en agenda (se # 23), og du har bestemt deg trenger bare førti minutter, deretter planlegge for det. Tiden vil ekspandere for å fylle mengden av tid som er tilgjengelig. Hvis du har lovet folk du vil være ute av det, folk har en tendens til å jobbe mot dette målet. Hvis det er slakk tid, mer sosialt samvær naturligvis skje, og en time vil definitivt bli brukt. Noen prøver å bygge i "buffer" tid - ikke hule til denne vanen. Jeg målbevisst under-planen og kunngjøre mål i begynnelsen, slik at alle er aktivt fremover.

25. For lengre møte, la nok pauser. Gi en pause på minst en pause for hver time og 15 minutter, maks. La deltakerne vite i utgangspunktet hva du kan forvente. Hvis du holder springende på, og de er ikke sikker på når de får en bio pause, de vil bare begynne å få opp tilfeldig og sniker seg ut. Hvis du tydelig i begynnelsen, "Vi vil møte fra nå og frem til 10:00, og så får vi pause frem til 10:10," etc. Det er også vanlig høflighet at hvis du møte over en lunsj time å gi mat.

26. Ta hensyn til de i andre tidssoner. Hvis du er i Pacific Time, og noen av dine møtedeltakere ringer inn fra øst, en 2:00 møtet setter dem inn avgangstid. Skjønner at folk kan ha barnepass forpliktelser på slutten av dagen; en ettermiddag møte (eller vice versa for tidlige morgener på vestkysten) kan alvorlig ulempe folk og redusere oddsen for frammøte.

27. Finne en balanse på når du skal planlegge et møte. Hvis du planlegger et møte for langt ut, vil du få en haug med kanselleringer og forespørsler om å endre tidspunkt som du kommer nærmere - eller vil du bare få oppdiktet av noen høyere opp. Hvis du venter å planlegge et møte til siste minutt, er det vanskelig å finne et tidspunkt da folk flest er lett tilgjengelig. Så det er best å planlegge rundt én til tre uker i forveien. Noe raskere enn det, eller lenger enn det er fylt med planlegging utfordringer og konflikter.

28. La møteleder beskjed så snart du er klar over en konflikt med et planlagt møte. Hvis du har en endring i kalenderen din, men ikke ønsker å "rocke båten," du inntrufne flere folk jo lenger du venter. Det tar krefter å jobbe tidsplaner rundt avtaler, slik at så snart du vet, heve flagget. Stolen kan avgjøre om de kan gjøre det uten at du eller hvis møtet bør flyttes.

29. Vise flere Outlook-vinduer på en gang. Kanskje du ønsker å se kalenderen din mens du ser på en e-post. Mens i innboksen din, høyreklikk på kalenderen (enten på mappelisten eller ikonet) og velg "Åpne i nytt vindu." Outlook vil åpne kalenderen i et eget vindu, som du kan endre størrelse og flytte til der det er mest praktisk for deg, mens du fremdeles vil være i stand til å bytte tilbake til innboksen. Dette er spesielt nyttig hvis du har en stor skjerm eller to skjermer.

30. Tilpass kalenderen til dine preferanser. Ikke vær fornøyd med den vanlige kalenderen oppsett - gjør den til din egen! For eksempel kan du automatisk legge helligdager i kalenderen. På Verktøy-menyen, klikk Alternativer, deretter Kalenderalternativer, og klikk deretter Legg til helligdager. Helgene er også komprimert som standard. Hvis du ønsker å vise lørdag og søndag som separate bokser, høyreklikk i Kalender, og velg Andre innstillinger. Fjern merkingen i boksen som sier Komprimer helgedager. Mens du er der, kan du endre standardinnstillingen for 30 minutters tidsluker til 5, 6, 10, 15 eller 60 minutters spor (jeg bruker 15). Ofte planlegge med folk i en annen tidssone? Unngå forvirring ved å vise en annen sone. Under Verktøy-menyen, velg Alternativer. I kategorien Innstillinger, klikk kalenderalternativene Time Zone, og "Vis en ekstra tidssone" boksen. Velg ønsket tidssone og OK ut av det.

Gjør det til en produktiv dag! . (TM)