Håndtering Uventet Events

De er bane av alle tidsplaner, ødeleggeren av alle planer. De er frykt for ledere og koordinatorer overalt. De bringer arrangøren til knærne.

De er uforutsette hendelser.

Uventede hendelser tar opp verdifull tid og energi og penger. De bruker opp ressursene som var planlagt for noe annet. Så hvordan skal vi tillate og plan for det uventede? Hvordan innlemme vi hva vi ikke forutse inn i våre planer? Vi gjør dette ved hjelp av to strategier:. Buffere og fleksibilitet

Buffere

En buffer er noen ressurser som ikke er tildelt. Dette er ressurser som vi har tilgjengelig for oss, men vi bruker ikke i våre planer. I budsjettering, vi kaller dette en "krise fond", som er penger som vi har i en konto, men som ikke er en del av vårt budsjett. I tidsstyring, disse er tidsblokker som er på planen, men som ikke er en del av planen.

Hvor mye bør være i en buffer? Beløpet er fleksibel, avhengig av hvor vi er i planen. En "krise fond" burde være nok for en periode uten inntekt; for eksempel hvis vi arbeidet med en families månedlig budsjett, bør det være nok penger for en måned av utgifter uten noen inntekt. Hvis vi jobber med en ukeplan, bør vi ha nok ledig tid for en syklus av aktivitet, sier ett sett med husarbeid eller ett sett av møter. Denne gangen trenger ikke å være alt i ett kvartal, men vi bør være i stand til å se det i vår tidsplan.

For eksempel si at vi jobber med et byggeprosjekt, som ombygging et hus. Vi har en rekke personer som jobber på en koordinert måte, som en elektriker og en rørlegger og et team av snekkere. Vi jobber en seks dagers uke på huset. For hver uke, bør vi ha en buffer på en dag (10 timer) for planlagt tid blant laget. Ikke alle har 10 timer av fritiden, men vi kan se totalt 10 timer. Så, som uken skrider frem, at tiden kan kortes, inntil den siste dagen (dag 6) har vi kanskje 2 eller 3 timer uplanlagt. Hvis vi prøver å planlegge hver time hver dag for hver person på laget, er vi risikere hele planen til uforutsette hendelser. Ved å sette noe ledig tid inn i timeplanen, vi er mer sannsynlig å håndtere det uventede.

Fleksibilitet

Den andre verktøy for å håndtere det uventede er fleksibilitet, evne til å tilpasse seg skiftende omstendigheter. Oppgavene i planen bør skje i en planlagt, planlagt mote. Men trenger vi å ha noen oppgaver som kan flyttes rundt. På den måten når en uventet hendelse inntreffer, kan vi flytte disse oppgavene rundt for å gjøre plass til å håndtere den uventede hendelsen.

La oss gå tilbake til huset vårt ombygging. Noen oppgaver må gjøres på bestemte tider, som gjør seg klar for en inspektør. Imidlertid kan andre oppgaver skal flyttes, som å bygge verandaen. Hvis noe uventet skjer, kan vi utsette byggingen av verandaen før senere i uken; denne bevegelsen gir oss tid til å håndtere uventede hendelsen.

Planlagt for Unplanned

Nøkkelen Tanken er at det vil være uforutsette hendelser og behov, så vi trenger å sette av ressurser til å håndtere den planlagte. Slik planlegger alle ressurser, spesielt hele tiden, er helt å risikere å få timeplanen eksplodere når det uventede inntreffer. Dette er en stor risiko, og en som er unødvendig. Selv om vi ikke kan håndtere alt, kan vi håndtere det meste, hvis vi planlegger for uplanlagt
.