The Song "Finish Hva Ya i gang" Minner meg å være en Broken Record: Get Your "Ufullstendig" Fullført Før du får trukket Away

Det &'; s så lett å bli fanget opp i travle av dagen fordi det &'; er så mye som skjer. Det &'; s altfor lett å bli feid bort av strykene i elva av dagen og glemmer “ nåværende &"; forpliktelser (beklager for ordspill). Noen forpliktelser kan bli liggende igjen på elvebredden.

Og aldri tankene om e-post og lever fra innboksen, som en av mine klienter kaller det. At &'; s den største magneten trekke oss bort fra de oppgavene vi &'; re prøver å fokusere på – men bare hvis vi lar den. Jeg anbefaler at du slår av disse e-postvarsler slik at du &';. Re ikke konstant distrahert av det faktum at du har en ny e-post

Så … Jeg hørte på en gammel sang her om dagen fra en av mine posten album. Ja, en rekord. Husker du de trenger? Jeg var faktisk rense ut alle mine gamle 33s og 45s. Jeg vet … sjokkerende at jeg &';. m organisere noe eller rydde ut ting

Uansett, jeg fant Van Halen &'; s ou812 og mens jeg &'; m egentlig ikke en fan av hard rock, har bare denne ene album, en av mine favoritt sanger er “ Finish Hva Ya Startet &"; Da jeg fant det jeg humret på tittelen siden jeg &'; ma “ brutt rekord &"; når det kommer til å gjenta denne favoritt uttrykk til mine klienter

Og selv om denne sangen handler om å bryte opp, må jeg le av det som springer til tankene for meg. Jeg tenker på alle de små post-it-lapper synger til deg fra hele skrivebordet:

♫ ♪ ♪ ♫ “ Come on baby, fullføre det du startet, I &'; m ufullstendig … &"; ♫ ♪ ♪ ♫

Så hva gjør du med alle de “? Ufullstendig &"; De ensomme små oppgaver og prosjekter er å bli tapt under den siste tilstrømningen av informasjonen du nettopp mottatt. Foruten å være begravet, du &'; re også bli trukket bort av den endeløse samtalen av din mobiltelefon, e-post, direktemeldinger og kontortelefonen. Og du &'; re lengsel etter å se på hva &'; s på Facebook, You Tube eller Twitter i dag. Du &'; re engstelig for å se hva vennene dine sier og hva forretningsmuligheter kan vente “. Ute &";

Men vent litt. Hva om hva &'; s her inne? På kontoret? Hva om hva &'; s rett foran deg? Har du avsluttet dette som og den andre tingen der borte?

Og mye av dette har å gjøre med å få informasjon der det hører hjemme i stedet for å forlate den på post-it-lapper, skriveblokk, i e-post eller i stemmen din mail. Dette handler også om å få alt ett skritt nærmere ferdig … eller gått

Og la &';. er bare å stoppe her for andre, så jeg kan minne deg …

Det &'; s så viktig å samles som informasjon i en betrodd system, som jeg vil definere som et enkelt, konsistent metode for lagring og bearbeiding av informasjon som &'; s kommer inn på kontoret. Dette er et system du &';. Ll bruke og stole på regelmessig

For eksempel, alle dine gjøremål, prosjekter og påminnelser trenger å gå inn i en betrodd system. Det &';. Sa enkelt oppgaveliste som gjør at du kan referere til dem lett og iverksette tiltak i henhold til dine mål datoer for handling

Samme gjelder for din kalender og kontakt system – ett sted hvor du kan lagre og finne ut informasjon.

Jeg satt sammen en liste over 6 kilder til gjøremål som du kan se på og konsolidere inn i en enkelt, sammenhengende oppgaveliste, elektronisk selvfølgelig. Lukk døren, slå av mobil, sende innringere til talepost, don &'; t ser på e-post og få ut av Internet

Samle alle “. Ting &"; på skrivebordet i en haug og begynne å bygge eller fortsette å bygge en elektronisk oppgaveliste for å fange opp alle kildene til to-dos – de som kan være fastlåste, glemt eller potensielt ufullstendige. Deretter kaste eller fil alt du kan!

1. Papirer og filer
Se etter en mulighet til å sende inn papirer og filer og merk eventuelle tiltak trinnene på din å gjøre listen. Kaste papirene som var bare Påminnelser hvis de skjønner &'; t holde noen nødvendig informasjon. Hvis papirer og filer ikke kan være arkivert bort eller kastet, kan du bruke en vertikal sorter å holde dem organisert alt på ett sted.

2. Post det bemerker
Disse er ofte små skatter av kontakt- eller kalenderinformasjon, men kan også representere gjøremål. Begynn å bruke de elektroniske kontakter og kalender komponentene i din e-postsystem, slik at du raskt kan legge inn denne informasjonen i en enkelt klarert system. Gå inn på et gjøremål i oppgaveliste, inkludert relevante opplysninger, og kaste den post-it lapper!

3. Møtenotater
møtenotater kan være en rekke av god informasjon. Eller … de kan være noe i det hele tatt. Husk at notater fra møter er ofte tatt når du &'; re lei eller du &'; re bare prøver å huske hva du &'; re hørsel, men aren &'; t trengte etter møtet. Andre ganger, disse notatene er nødvendig for å beholde, men ikke samtidig blandet med handling trinn. Så bryte det ned. Få din gjøremål på oppgavelisten, sende de nødvendige notater i den aktuelle filen og kaste resten.

4. Juridiske pads og spiral notatbøker
Disse er så populære for dag til dag informasjon, inkludert notater fra samtaler, møte notater, ideer og å gjøre lister. Den store fallgruve her er at det &'; s for mye informasjon alt blandet sammen på ett sted, og det hele tilhører et annet sted. . Virkelig

Dessverre, for mange fagfolk ønsker å holde denne “ dagbok &"; av sorterer for å se tilbake på senere. Men det er et par problemer med dette.

a) Det &'; s ingen indeksen eller innholdsfortegnelsen for notatene slik at du enkelt kan finne det du &'; re leter etter

b. .) Noen ganger er det &'; s no “ senere &"; hvis du tror du &'; ll komme tilbake til disse senere. Jada, du &'; ll trolig vende tilbake gjennom hvis du &';?. Re ute etter et navn eller telefonnummer, men er du virkelig kommer til å gå tilbake og se på resten av disse notatene

c) Ofte må å se på to steder for å sjekke om du sette informasjonen i din notatblokk eller i et annet system som kalender, kontakter, oppgaveliste, eller i en fil. Du kan ikke stole på hvor du setter den, så du må sjekke alle mulige steder, og hva en bortkastet tid det er.

Så gjennomgå pads med notater så snart som mulig. Riv av alle sider som har skrive på dem. Overføre handlingen skritt til oppgavelisten. Trakt referanseinformasjon til datamaskinen og sende inn noe som skal arkiveres. Hold pute av tomt for papir med en blank side på toppen slik at du &';! Re klar for neste samtale, møte eller idé med blanke ark

5. E-post og talepost
Don &'; t glem å gjennomgå disse skjulte paradiser for gjøremål og annen informasjon. Det &'; s beste for å holde alle innbokser som disse tomt slik at du vet at du &'; ve tatt vare på alt, og det &'; s videre til neste trinn. Dette spiller ingen &'; t bety at du &'; ve fullført alt fra disse kildene, bare at du &'; ve fått dem ut av innboksen og ett skritt nærmere å “ gjort &";.

6. Din svak minne
Vel, kanskje bare min er svak, men jeg kan fortelle deg at du trenger å få “ Ufullstendig &"; ut av hodet ditt så snart som mulig, eller risikere å miste det gode idé eller den oppfølgingen du trenger å gjøre for den nye klienten. Det &'; s ikke verdt risikoen! Få en to-dos ut av hodet og inn i klarert oppgavelisten, slik at du kan planlegge, prioritere og være proaktive
.