Accounting Software Solutions Ting å tenke på før du kjøper

Når du forbereder kompilere behovsanalyse for dine nye regnskap programvareløsninger eller ERP system, du har uten tvil grundig identifisert forretningsprosessene !. Men det er tre områder for å komme betydning at du kan ha oversett, men vant &'; t ønsker å ignorere. Dette er arbeidsflyt, data management, og dokumenthåndtering.

Document Management
Se på noen liste over aktuelle emner innen teknologi i løpet av de siste fem årene, og du vil sikkert se dokumenthåndtering, eller “ papirløse kontor &";. Mens ti år siden brukere pleide å spotte en slik forestilling, har de fleste bedrifter nå enten vedtatt eller utformer dokumentforvaltningsplaner. Som du vurdere produkter, se på hvordan de innkvartere dokumenthåndtering. Hvordan dokumenter digitalisert Hvordan er vedleggene til transaksjonene ?? Hvordan er de er kryptert og lagret   ; Hva funksjonaliteten er inkludert med systemet og hva som må gjøres med en tredjepart dokumenthåndteringsløsning ? Hva skannere brukes ? Hva er hardware (skannere) og programvare investeringsbehov

Arbeidsflyt Ledelse
Som det papirløse kontoret materialiserer, vil det være færre dokumenter fysisk strømmer fra skrivebord til skrivebord for gjennomgang og /eller hånd signatur godkjenning. Godkjenning vil bli gjort elektronisk, og utformingen av at godkjenningsprosessen er nevnt som arbeidsflyt styring. Systems inkluderer nå muligheten til å designe godkjenningsprosesser, og fleksibilitet til å inkludere de enkleste til det komplekse. Enten det &'; s timeliste, et budsjett, eller en utgift, det gjennomgang og godkjenningsprosessen må være basert på en automatisert arbeidsflyt av elektroniske dokumenter og varsler som passer ditt nivå av kompleksitet. Pass på at du gjennom dine egne interne prosesser her også, som involverer alle gruppemedlemmer som er ansvarlig for tillatelser. Det &'; s god læring prosess som kan føre til bedre forretningspraksis, samt større effektivitet
!
Data Security
Med all denne informasjonen og data flytte rundt på kontoret, det &'; s viktig å sørge for at det &'; s sikre . I tillegg til føderale lover som hippa, de fleste stater har vedtatt ekstra datasikkerhet lover. Straff for brudd på sikkerhetsregler kan nå $ 500.000, for ikke å nevne krøpling kundenes tillit, eller til og med svekke deres personlige informasjon. Derfor bruk av kryptering, er kritisk bruk av portaler for ekstern tilgang og filoverføring, og forsiktig forvaltning av dokumentvedlegg. Spør dine potensielle tilbydere hva de anbefaler for datasikkerhet, hvilke verktøy er inkludert i deres system for å tilrettelegge for dette og hvilke ytterligere tiltak de anbefaler utover det å sikre dine data er trygge
.
Enten du &'; re allerede i en papirløse kontoret, utformer et dokument styringssystem, eller bare resignert til det faktum at “ én -dag &"; disse dataene sikkerhetsspørsmål vil påvirke deg (den dagen er i dag, folkens), gjennomgå hvordan systemene løse disse områdene vil forlate deg godt posisjonert fremover.
.