Anthony Ricigliano - Electronic Business Communications

Som IT beste praksis er raskt overgangen fra gode ideer til juridiske krav, selskaper opplever at å beholde og arkivering forretningsrelaterte kommunikasjon er en nødvendighet i motsetning til en kjekt å ha. For å være klar, er arkivering ikke det samme som sikkerhetskopiering av e-postserveren. En backup er vanligvis bare brukes til å gjenopprette systemet etter en svikt eller å gå tilbake til en tidligere tilstand. Et arkiv er semi-permanent lagring av virksomhetskritiske dokumenter og andre e-poster som kreves for å bli holdt for overholdelse av regelverk eller andre grunner. La &'; s ta en nærmere titt på dette voksende bekymring:

Bransjeforskriften

Enkelte bransjer er pålagt ved lov å opprettholde registreringer av visse transaksjoner for svært spesifikke tidsperioder eller møte strenge straffer. For å komplisere saken, kan en individuell virksomhet står overfor et annet sett med regler om lokale, statlige, føderale, og selv internasjonalt nivå. Selv om disse lovene don &'; t generelt refererer til e-post spesifikt, er dette mediet nå anerkjent som standard mekanisme for handel både informasjon og dokumenter. I stedet for bredden av arkivskap som ble sett i en svunnen tid, bør selskaper med strenge Anthony Ricigliano Industry Regulatory krav nå være å opprettholde en bank av servere dedikert til ikke bare lagring av forretningskritiske e-post, men også gi en rask og enkel søk og Metode for henting

Virksomheter som don &';. t samsvar med regler når det gjelder å opprettholde kopier av juridiske dokumenter og finansielle transaksjoner kjører risikoen for sanksjoner pålagt av organisasjoner som Securities and Exchange Commission, Sarbanes-Oxley, og en rekke andre offentlige etater. Ikke bare kan disse etatene stiller strenge bøter, kan de også stanse driften av selskapet i mange tilfeller.

andre juridiske problemer

Mens de aller fleste bedrifter ikke faller i skyggen av statlig regulering, går hver enterprise risikoen for søksmål som en generell kostnadene ved å gjøre forretninger. I disse dager, har selv de mest uklanderlig forvaltet selskapet nesten ingen sjanse til å bo ut av rettssalen for alltid. Som nevnt tidligere, har e blitt akseptert standard for både bedrifts- og personlig kommunikasjon. Med denne utviklingen, har retten pålagt oppdagelse bevegelser begynte å spørre om kopier av e-poster mer og oftere.

Hvis en organisasjon kan bevise at den har en streng politikk alltid permanent slette e-postmeldinger under visse omstendigheter, som etter en viss tidsperiode, kan de være i stand til å overbevise retten om at e-postmeldinger rett og slett ikke kan reproduseres. Men hvis det er til og med ett unntak fra denne regelen, kan selskapet bli gjenstand for sanksjoner og enda tape saken hvis de ikke produserer den forespurte bevis under oppdagelsen perioden. Selvfølgelig har en etisk selskap ingenting å tape ved å produsere de forespurte e-post, og dokumentene kan tjene en dom i deres favør. Uten dem, kan det være en helt annen utfall.

Archival og henting Issues

Selv om de fleste bedrifter innser at Anthony Ricigliano Arkivet og henting Emisjoner av forretningskritiske e-post kommunikasjon er nødvendig, mange haven &'; t tatt de nødvendige skritt for å gjennomføre et effektivt system. Noen selskaper er avhengige av enkeltbrukere for å opprettholde sitt eget system for å lagre viktige e-poster. Historisk sett har de etablert størrelse begrensninger på brukernivå postkasser for å tvinge folk til å sende inn kritiske meldinger og slett uviktig kommunikasjon på en riktig måte eller møter problemer behandlingen deres innkommende og utgående meldinger. Som dokumentstørrelse har vokst dramatisk, er denne metoden ikke på langt nær så effektiv som den en gang var som brukere tilbringe en overdreven mengde tid på å administrere sine postkasser.

En mer effektiv metode innebærer en automatisk arkivsystem som transparent beveger e-post til arkivet serveren etter en viss tid. Selv om informasjonen ikke lenger er fysisk lagret i brukerens &'; s primære postboksen, fortsetter de å være i stand til å få tilgang til e-poster på en riktig måte gjennom innhenting av prosessen. Brukeren &'; s ikke lenger kaste bort tid på å administrere deres postkasse, bedriften har et pålitelig arkivering metode på plass, og alle juridiske krav er dekket

En ulempe med denne metoden er at mange bedrifter ser en dramatisk vekst. i lagringsbehov. For å bekjempe dette problemet, er nyere metoder til separate virksomhetskritiske forretningsdokumenter fra innkalling, dag-til-dag-kommunikasjon, og personlige meldinger nødvendig. I stedet for å programmere disse kompliserte politikk inn i arkiv rutine, kan dedikerte postkasser bli etablert for å holde juridiske dokumenter og andre viktige kommunikasjon.

For å beskytte bedrifter mot juridiske og regulatoriske konsekvenser, effektive metoder til både arkivet og hente forretningskritiske e-post må iverksettes. Ved å neglisjere denne viktige oppgaven, selskaper risikerer sanksjoner, bøter, og tapte søksmål
.