Besvare spørsmål uten å miste kontroll over Time

Har du noen gang sett en høyttaler går tom for tid fordi han eller hun brukte for mye tid på å svare helt grunnleggende eller svært avanserte spørsmål som var irrelevant for de fleste av publikum?

For eksempel, for noen år siden, var jeg på en presentasjon om hvordan du bruker Linkedin. Studieplanen lovet en oversikt pluss noen konkrete tiltak for å forbedre suksess ved hjelp av Linkedin. Taleren fikk omtrent ti minutter ut i sin presentasjon for et publikum på mer enn hundre, da hun ble avbrutt av noen få mennesker som spurte svært spesifikke spørsmål.

Hun svarte på hvert spørsmål grundig, men problemet var at de fleste av spørsmålene var enten irrelevant for resten av publikum (for eksempel "hva gjør jeg når jeg får denne feilmeldingen når jeg prøver å logge inn kontoen min? ") eller for avansert (" kan du gå oss gjennom de spesifikke trinnene for å opprette og moderate grupper? ") eller tok opp for mye tid.

Med mindre enn ti minutter å gå før slutten av sin frist, hun hadde bare gjort det gjennom en tredjedel av sin presentasjon og brosjyrer. Jeg snakket med mange mennesker etterpå som var frustrert og skuffet over hvordan hun hadde latt presentasjonen komme ut av kontroll uten å levere på det hun hadde lovet.

Mens spørsmål vanligvis signalisere at spørreren er interessert i hva du har å si, du har også en plikt til å dekke det materialet som publikum forventet, basert på beskrivelsen av presentasjonen eller hvordan det ble annonsert. Og spesielt med et stort publikum, ikke alle spørsmålene er relevante nok til alle andre til å gjøre det verdt for deg å tilbringe tid borte fra den planlagte presentasjonen.

Her er fem strategier for å sikre at de svært spesifikke eller stor grad irrelevante spørsmål ikke tar opp all din presentasjon tid:

1. I beskrivelsen om presentasjonen, sette forventninger til det nivået som du vil fokusere på – nybegynner, middels, avansert – og så holde seg til det. Husk at du er i kontroll over presentasjonen og timing, og det vanligvis ikke kan komme ut av kontroll uten ditt engasjement.

2. Ved starten av presentasjonen, la publikum vite om, hvordan og når du vil håndtere spørsmål.

3. Dersom situasjonen tillater det, be folk om å skrive sine spørsmål om kartotekkort eller gule lapper under presentasjonen, og deretter samle inn og vurdere dem og velge noen som er mest relevant å svare.

4. Når noen spør et spørsmål, be om at de sparer den til å spørre igjen mot slutten av presentasjonen, hvis du ikke har svart på det i løpet av din vanlige materiale.

5. Ikke vær redd for å ikke svare på spørsmålet – forklare at svaret kan være for spesifikk eller ikke aktuelt å nok andre folk i publikum, og ber om at personen tar spørsmålet "off-line", ved å spørre deg one-on-one under en pause eller etter presentasjonen.

Selv om det er godt å være lydhør for spørsmål, har du også å unngå å la dem avspore deg fra å dekke meldingen innen fristen
.