Hvordan Komponer mest effektive Email

Forstå hvordan å være organisert på jobb betyr å forstå hvordan du skal skrive og motta færre e-poster. Det er viktig å lære hvordan du får frem budskapet raskere og mer tydelig. Med mindre tid som trengs for å vie til e-post du vil ha mer tid for andre prosjekter!

Definere Mål: Når du sender en e-post bør du ha et resultat i tankene. Hva er det du vil at mottakeren skal gjøre når de mottar e-posten din? Hvis du skjønner &'; t har en klar idé om hva du vil at mottakeren skal gjøre når du skriver e-post sjansen stor for at du vant &'; t få den effekten du &'; re faktisk håpet på. Hvis du ønsker å spare tid, får den responsen du både trenger og ønsker, og være mer produktiv send veldig klare e-poster. En e-post skrevet med et mål i tankene vil redusere antall e-poster som må være skrevet på grunn av misforståelser eller feil svar.

Mulige Responses action: Det er flere forskjellige måter folk kan svare på meldingen. Å vite hva disse resultatene er vil hjelpe deg med å skrive en effektiv e-post. Den første er at mottakeren kan ha behov for å faktisk ta fysisk handling som svar. Eller kan du bare trenger et skriftlig svar fra dem. Du kan også sende en “ Les bare &"; e-post. Som navnet antyder du trenger bare denne meldingen å bli lest. Endelig er den “ FYI &" ;. Mottakeren trenger bare å sende denne e-posten. Vil du vite hvordan å være organisert på jobben? Her er et tips. Når du mottar FYI e-post har et system for arkivering dem. Og husk innboksen din er IKKE et registreringssystem

Opprette et emnefeltet. Du vil skrive emnefeltet ETTER du skrive kroppen av e-postmeldingen. Mottakeren skal kunne fortelle før de noensinne klikk på din e-post for å åpne det hvilke tiltak de vil bli forventet å ta. Målet ditt er å oppsummere målet ditt rett i emnefeltet. Ovennevnte tiltak kan oppsummeres på følgende måte, “ Handling kreves &" ;, “ Response Nødvendig &" ;, “ FYI &" ;, og “ Read Only &" ;. Hvis du skjønner &'; t vet hva du skal plassere i emnefeltet hvordan vil den personen du sender e-posten til å vite hvordan de skal svare på det!

Vedlegg: Vær sikker på at du vedlegge alle saksdokumenter som vil være nødvendig. Disse dokumentene er nødvendig for meldingsmottageren for å fullføre den forventede resultat. Husk da å sende tilleggsinformasjon ved hjelp av hyperlenker er bare hensiktsmessig i interne e-poster

listen over mottakere:. Hvem får denne e-posten? Holde “ Til &"; linje organisert vil hjelpe folk å forstå hvordan de antar å reagere på en e-post. Den primære “ Til &"; linje skal inneholde navnet på den eller de som faktisk trenger for å iverksette tiltak på e-post. I ditt “ Cc &"; linjen du vil inkludere navn på personer som er berørt av denne e-posten, men don &'; t trenger å iverksette tiltak eller svare på det. Hvis du trenger å holde noen i loop, men don &'; t vil at de andre mottakerne å vite sette dem i “ Blindkopi &"; linjen. Dette holder dem skjult fra andre som får den samme e-posten. Være rettslig, don &'; t kopiere alle på en e-post fordi du kan. Respekter folk &'; s innboks, holde dem med når det er nødvendig, men det &'; s all

Emailing er en nødvendig del av dagens &';. Forretningsverden. Å være effektiv med e-posten vil redusere frustrasjon og gi deg mer tid i arbeidsdagen. Lære å være organisert på jobb på jobb via epost vil gagne ikke bare deg, men alle du epost
.