Når To-Do List er lengre enn Day

Tidsplanlegging er ikke om å forvalte tid. Tid er en konstant, det endres ikke. Det eneste vi kan forandre er forvaltningen av oss selv. Så, hvis det &'; s på slutten av dagen, og du &'; re bare halvveis gjennom To-Do liste, er det på tide å oppgradere dine selv lederegenskaper.

Er du være effektive i motsetning til å være effektive? Folk vanligvis gjør de små enkle oppgaver først og ofte går tom for tid til å deretter håndtere større vanskeligere og kanskje de viktigste elementene. Er det noen dager som du får gjennom listen og føler at du haven &'; t vært produktiv, og andre dager når du fullfører bare 2 eller 3 elementer og føler meg veldig oppnådd? De 2 eller 3 ting var trolig de viktigste.

De viktigste oppgavene er de som beveger deg mot dine mål. Disse bør være dine prioriteringer. Spørsmålet å stille deg selv er “ Hva er den mest effektive ting jeg kan gjøre akkurat nå &";

Som du gå gjennom listen, har du valg av handlingene du kan ta med hvert element. Ett system som fungerer godt er 3D-system – Gjør det, delegere den, eller dumpe det.

The Do elementene er de viktige prioriterte elementer – prioritet. Gjøre dem nå. Gjøre dem helt. Ferdigstillelse er viktig, som de fleste mennesker tilbringer store mengder tid og energi på ting som ikke tidligere er håndtert helt. Alt fra et rotete kontor til skadede relasjoner er eksempler på incompletions. Hvor mye tid er brukt på jakt etter feilplasserte papirer i det rotet, eller tenke på hva du skulle ha sagt til den personen? Hvis disse ting hadde blitt tatt vare på helt i det siste, ville mye mer tid og energi være tilgjengelig for å håndtere dine prioriterte elementer i nåtiden. Bevissthet om hva som ikke fullføre i ditt liv er et godt første skritt mot å bli mer effektive. En vurdering verktøy kalt “ Clean Sweep &"; viser 100 vanlige incompletions innen områdene fysisk miljø, trivsel, Money, og relasjoner. Det kan gi deg en god indikasjon på hvilke områder av livet ditt trenger oppmerksomhet.

Du kan velge å delegere noen av de viktige elementene på listen din, når du vet at noen andre kan gjøre dem like godt eller bedre enn du kan. Kjenn dine styrker og omgi deg med mennesker som er sterke i svakere områder; deretter delegere.

Det er folk som har problemer med å delegere fordi de ønsker å redde alle, ikke belaster dem, og håndtere alt selv. Dette kan være slitsomt for dem og ikke respektere talenter av andre i organisasjonen. Det er en god idé, hvis mulig, å gjenskape selv i organisasjonen. Trene noen til å fylle skoene dine før det er nødvendig. Du kan deretter delegere til denne personen uten å måtte håndtere dem.

Du kan delegere til deg selv til et senere tidspunkt, men gjør det til en bestemt avsatte tiden. Don &'; t bare flytte elementet til neste liste, så den neste, osv

Outsourcing er også en fin måte å delegere når det er et prosjekt som krever spesielle kunnskaper eller ressurser, og det er ingen passende ekspert innen organisasjonen. Når et prosjekt er outsourcet, du eier ikke lenger ansvaret for det og kan gå videre til andre oppgaver.

Den siste handlingen valg for et element på listen er å dumpe det. Dump elementer er elementer som kan reappearing kontinuerlig på listen din, og ikke får gjort. De kan være ting du tror du bør gjøre fordi “ det &'; s alltid blitt gjort på den måten &" ;. Hvis du kjenner en bedre måte, bruke den. Du kan rett og slett slutte å gjøre noen av disse tingene, og se om andre merker forsømmelsen. Du kan bli overrasket.

Klare tipp elementer er useriøs brevpost og uønsket e-post. 3D-system fungerer veldig bra med e-post. Svare umiddelbart, delegere det til deg selv om du trenger å arbeide på et svar, eller trykke på slettetasten.

En annen ting som må bli dumpet fra dagen din for at du skal være effektiv, er avbrudd. Informere de rundt deg når du ikke er å bli forstyrret, kan du bruke talepost, sette av tid til å motta og returnere telefonsamtaler, etc. Planlegg å ha planlagt tid daglig til å håndtere eventuelle uventede og viktige elementer som kan oppstå.

Så, ikke så hemmelige nøklene til håndtering å gjøre listen er – holde mål i tankene, være effektive vs. effektiv, sette opp systemer som fungerer for deg, gjør ferdig arbeid, og kvitte seg med tid og energi avløp. Ta deg tid på slutten av hver dag for å gjennomgå og spør deg selv om du er nærmere dine mål
.