Administrere forsamlingen Madness

Hvor mange timer bruker du på møter, i en typisk uke? Hvis du inkluderer " riktig &'; planlagte møter (inkludert 1: 1 &'; s), og ta en gjetning på improvisert " Har du fått et minutt &';? samtaler som alltid tar lengre tid enn det, legger det trolig opp til en betydelig del av arbeids uke. Og til tross for teknologi lovende færre møter, for de fleste er det &'; s. Ingen tegn til at alt snart

dårlig organisert møter kan la deg fortvilet over mangelen på fremgang, stadig mer frustrert av alle " virkelige arbeidet &'; ikke startet, og kan til og med la deg lure " hva gjør jeg her &'; på anledninger

Og likevel det spiller &';. t å være sånn – en godt planlagt møte sparer tid, kommer til " hjertet av saken &'; å løse problemer, og når beslutninger raskt.

Her er fire Pekere å huske på når du forbereder for møter som &';. ll hjelpe deg å presse mest mulig fra det tidspunktet du gir

 Challenge Enten et møte er nødvendig

Don &'; t bare gå på møter ut av vane, eller fordi du &'; re invitert - bare gå hvis du vet det &'; s kommer til å være enten veldig nyttig for deg, eller om du &'; re kommer til å være veldig nyttig for andre ved å være der.

Uttrykket '; tid &'; s penger &'; er veldig sant når du tenker på tid brukt på møter – de kan være svært kostbart eller en god investering.

Så trenger du virkelig trenger å være der, hele tiden? Ville det være mulig for en av dine direkte rapporter (hvis du har et lag) til å representere deg?

Er det noen annen måte, kanskje ved hjelp av teknologi, for å dekke den informasjonen raskere?

Hva utganger er forventet? Hvis det isn &'; t klar, med en agenda, hvorfor er det et møte uansett

 Be "? On Time &';

En fantastisk start viser du verdsetter og respekterer andre mennesker og' s tid . Hvis du blir kjent for å komme fram til, og starter møtene du kjører, på gang, det &'; ll oppfordrer alle til å være der også. Don &'; t stoppe møtet å bringe sent comers fart

Du kan ha rygg mot rygg møter så en sen start eller over-løping kan gjøre deg sent for din neste avtale, forstyrre hele dagen.. Hvis det er nødvendig, kan du måtte dra tidlig for å komme til neste møte så sørg for at formannen vet dette, så ditt bidrag har blitt gjort av da.

Vær realistisk om hvor lang tid det kan ta å få til møte arena – venter på heiser, vandre mellom bygninger, samle en kaffe etc. kan introdusere raskende forsinkelser

Og hvis det &';. sa møte deg &'; re kjører – satt en Finish gangen også. Dette hjelper andre til å planlegge dagen rundt det.

 litt personlig organisasjon kan gå en lang vei …

For regelmessige møter (for eksempel med teamet ditt, en bestemt leverandør, en prosjektgruppe) lage en fil mappe for hver. Relevante elementer som dukker opp mellom møtene kan legges til filen slik at du husker å heve dem eller legge dem til dagsorden. Dette unngår en siste øyeblikk kave søker etter relevant informasjon – du kan bare ta den mappen og gå.

Selv en liten forberedelse tid vil forbedre din påvirkning, selv for en uformell 1: 1 med din leder eller en kollega. Demonstrere åpen tanke og forberedelse skaper et flott inntrykk, hastigheter opp dialog og øker sjansen for et vellykket resultat for dere begge.

 Følg Gjennom

Bli kjent for å gjøre det du &'; ll si at du &'; ll gjøre i god tid for gjennomgang på neste møte. Og hvis du innser at du &'; ll sliter med å fullføre handlingen på tid, sørg for de som rammes vet i god tid

Hvis det &'; s. Møtet, skrive opp de handlingene avtalte (bare en enkel " Hvem gjør Hva Når &'; er bra) og sirkulere med datoer, plassering og sted for neste møte raskt. Folk vil vite det er ingen escaping sine forpliktelser dersom det &'; s registreres og vil bli anmeldt.

Møter kan synes å dominere våre arbeidslivet, men du kan virkelig slå dem rundt for å være svært effektive investeringer av din tid, om du &';.. re der som leder eller deltaker