Den tredelte natur Work

Hvorfor folk klager over at det &'; s ikke tid til å få arbeidet gjort? Fordi det er mer arbeid å gjøre enn det arbeidet de tror de trenger å gjøre

Mange ganger folk vi jobber med ekspress frustrasjon at de “. Kan &'; t får noen av arbeidet gjort &"; på grunn av den overveldende mengden av avbrytelser, e-post og andre innganger som dukker opp i løpet av en vanlig dag. “ jeg kan &'; t komme i mitt arbeid gjort, fordi det er så mye (annet) arbeide for å gjøre &";!

Hvis du noen gang i det frustrert tilstand, det kan bidra til å forstå den trefoldige natur hva derfor Deres “ " arbeid &;.

Du har valget mellom å gjøre tre svært forskjellige ting når du jobber – forhåndsdefinert arbeid, ad hoc arbeid, og definere ditt arbeid.

1. Forhåndsdefinerte Work

Dette er hva du ville være å gjøre hele dagen hvis du fikk ingen nye innspill eller avbrudd av noe slag. Du vil sannsynligvis bli arbeider av beholdningen av tiltak og prosjekter som du kom inn med – arbeidet som du allerede har bestemt behov gjør. Det er telefonsamtaler du trenger å gjøre, de dokumentene du trenger for å lage utkast, ideene du trenger å skissere på prosjektet, etc. Denne listen over ting å potensielt gjøre, når du har noen skjønnsmessig tid, vil være utfordrende nok til å sile gjennom gitt volum din (de fleste fagfolk har 150-200 av disse diskrete handlinger). Men det du svært ofte møtt med er at det er nødvendig (og mulighet) til å gjøre ...

2. Arbeid som det vises

Telefonen ringer. Det &'; s ikke på listene eller kalenderen din. Men du ta samtalen, likevel, og dermed bruke tjue minutter å snakke med en klient av deg om et potensielt viktig, eller i det minste en interessant, tema. Før du &'; re av at samtalen, sender sjefen din deg en direktemelding for å planlegge en halv timers møte på ettermiddagen for å oppdatere deg på en ny utvikling og få innspill på det. Du erkjenner tilbake “ OK &"; mens du &'; re fortsatt snakker til klienten. For det møtet, men vet du umiddelbart at du kommer til å trenge å oppdatere to regneark og surfe på nettet om et selskap som &';. S vært på radaren knyttet til dette prosjektet, før du går i Det betyr gjør det nå, eller ellers ikke spise lunsj. I dette scenariet er det du gjør jobben som det viser seg å bli ferdig. Du er faktisk definerer arbeidet raskt i denne saken, og velger å gjøre nye ting i stedet for noen av de forhåndsbestemte potensielle aktiviteter. Mange av oss har hele dager av denne art. Vi kan &';. T få til noe på våre aksjonslister fordi ad-hoc karakter av dagen avviklet definere og krever vår totale fokus, non-stop

Det, lagt til vår beholdning av forhåndsdefinerte arbeids skaper et betydelig volum av på dekk alternativer for ting å gjøre. Men så er det &'; s e-post stadig å fylle opp din i-kurven. Og møtenotater fra i går kveld fortsatt på skriveblokk på hjørnet av skrivebordet. Og de fjorten talepostmeldinger som du holder sparer fordi de betyr noe du trenger å gjøre, men du don &'; t vet nøyaktig hva ennå. Og flere talepostmeldinger som kommer inn i løpet av dagen. Så, i tillegg til alle ting på listene og alle ting som kommer mot deg i løpet av dagen som du har til å engasjere seg med så den dukker opp, vet du det &'; s fortsatt den pågående kravet om å være ...

3. Definere Work

Dette er behandling og tømme i-kurv, e-post, dine møtenotater, etc. – vurderer de nye innganger og Selge beslutninger om hva som må gjøres med dem. Du kan gjøre noen raske handlinger som du definerer dem (a la to-minutters regelen), delegere ting til andre (for å bli sporet på “ Waiting For ... &"; liste), og du vil sannsynligvis være å legge mer action elementer og prosjekter til din beholdning av definert arbeid, som du gjennomgår og tenke på betydningen av innholdet i disse notatene. “ Oh yeah, jeg fortalte Raphael jeg vil kalle ham tilbake om mulige ganger for å møte neste uke ... &";

Denne aktiviteten med å definere arbeid, basert på den konstante strømmen av innkommende informasjon og kommunikasjon, krever
i gjennomsnitt en time per dag, for den typiske profesjonell. At &'; s bare for å holde deg oppdatert – ikke å rydde opp og behandle eventuelle reserve som kan ha samlet seg før i dag.

Så hva? Alt jeg har beskrevet så langt er sunn fornuft, eller i det minste en felles bevissthet om hvordan ting egentlig er. Her &'; s gni: Jeg har lagt merke til at mange mennesker opptrer som om (2) er en slags byrde å holde ut, og (3) er noe irrelevant aktivitet bortsett fra sitt arbeid. “ Jeg har min liste over ting å gjøre. Hvorfor blir jeg belastet med ting som aren &'; t på mine lister, og hvorfor er jeg nå i tillegg å måtte forholde seg til alle disse e-post, talepostmeldinger, samtale notater, visittkort, kvitteringer, og tonnevis av andre innganger som kommer på meg fra min omverdenen &";?

I don &'; t få det. Det &'; s all din gjerning. Noen er gjort når det vises, og noen er gjort når du velger å gjøre det i stedet for hva &'; s dukke opp. . Og foredling innspill er nødvendig for å stole på at opptelling av forhåndsdefinerte arbeidet er ferdig nok til å vurdere innholdet mot dine nye alternativer til ting å gjøre

Er du virkelig late som om sjefen din doesn &'; t har myndighet til å omfordele fokus mot en ny og uventet prioritet? Get real. Er du ærlig si at nå verden er på feil for å konfigurere seg selv for å presentere deg med ting du ikke var &'; t klar over tolv timer siden? Ta deg sammen. Og hvor lenge kan du ærlig si at du er komfortabel med å gjøre noe som helst, uten å sjekke mobilsvar eller e-post?

Nøkkelen er hvor effektivt og effektivt du vet hvordan du skal behandle nye ting, og hvordan funksjonelle systemet er for
opprettholde og gjennomgå din beholdning av forpliktelser. Så du aksepterer og administrere inngangs behandling som en kritisk komponent, gjennom deg hele spillet ofte nok til å vite (i tarmen) hvordan man skal vurdere overraskelser og uventede arbeid, og du har en tilstrekkelig funksjonelt system for innsamling og administrasjon av alle de forskjellige elver og bekker av dette komplekse miljøet, for å føle minst OK om hva du &'; re ikke gjør. Master nøkkelen til livet.

Hvor mye av hvilken type arbeid å gjøre, da, er den evige dans av arbeidsdagen. Du kan &'; t virkelig gjøre mer enn én av dem om gangen, men du kan få virkelig rask med behandlingen arbeid mens du &'; re på venting på telefonen, og venter på møter for å starte. Det kan være avbrudd som er tillatt som ikke er funksjonell eller verdifull, men administrerende de er bare taktisk til din definisjon av jobben din. Det &'; s en evig utfordring å fordele begrensede ressurser (definisjonen av “ ledelse &";) – det &';. ikke s
et iboende problem

Hvor mye av din dag og uke trenger du å anta kommer til å være ad hoc og uventet? Hvor mye av dagen virkelig er nødvendig for å rydde opp i-kurver, slik at du kan stole på din backlog doesn &'; t har landminer og usett prioriteringer som lurer? Når du dedikere kritisk utøvende tid for å oppdatere innholdet og kanskje forbedre din egen prosess for å fange, avklare, organisering, og vurdere ditt arbeid?

Få dine vaner og systemene opp til å håndtere det. Og bli vant til det
.