Business case i prosjektet management

Før du tar fatt på et prosjekt, er det helt klart nødvendig å vise at det vil være en fordel, enten i form av penger eller tjeneste eller begge deler. Dokumentet som beskriver de viktigste fordelene og parametere av prosjektet kalles Business Case og er (eller bør) produsert av enten klienten eller sponsor av prosjektet som i praksis blir eier av dokumentet.
A business case i kraft skisserer " hvorfor &'; og " hva &'; . av prosjektet samt gjøre det finansielle saken ved å inkludere investeringsvurdering
Som med alle dokumenter, er en klar prosedyre for å utvikle business case svært ønskelig og følgende overskrifter gi noen indikasjon på de fagene som skal inkluderes:
1. Hvorfor er prosjektet nødvendig?
2. Hva er det vi prøver å oppnå?
Tre. Hva er leveransen?
Fire. Hva er den forventede kostnadene?
5. Hvor lang tid vil det ta å fullføre?
6. Hva kvalitet standarder skal oppnås?
7. Hva er ytelseskriteriene?
8. Hva er Key Performance Indicators (KPI)?
9. Hva er de viktigste risikoene?
10. Hva er suksesskriteriene?
11. Hvem er de viktigste aktørene?
I tillegg noen kjent som plassering, nøkkelpersonell, ressursbehov etc. bør inkluderes slik at mottakerne, vanligvis et styre, er i en posisjon til å akseptere eller avvise saken for gjennomføring av prosjektet.
investeringsvurdering, som er en del av business case, vil, hvis riktig strukturert, forbedre beslutningsprosessen om ønskeligheten eller levedyktighet av prosjektet. Det burde ha undersøkt alle de realistiske alternativene før du gjør en fast anbefaling for den foreslåtte saken. Investeringen vurdering må også inkludere en kost /nytte-analyse og ta hensyn til alle relevante faktorer som:
• Kapitalkostnader, driftskostnader, overhead kostnader
• Støtte og opplæringskostnader
• Demontering og avhending kostnader
• Forventet restverdi (hvis noen)
• Eventuelle kostnadsbesparelser som prosjektet vil bringe
• Noen fordeler som ikke kan uttrykkes i kroner og øre
å aktivere noen av alternativene som skal sammenlignes, payback, kapitalavkastning, nåverdi og forventet fortjeneste må beregnes. Med andre ord, må det etableres prosjekt levedyktighet.
Når kostnadene for prosjektet er blitt bestemt, har en analyse som skal utføres som sammenligner disse kostnadene med det som oppfattes fordeler. Den første kost /nytte-analyse bør gjennomføres som en del av business case investeringsvurdering, men i praksis en slik analyse bør virkelig bli foretatt på slutten av hver fase av livssyklusen for å sikre at prosjektet fortsatt er levedyktig. Fase grensesnitt gi ledelsen mulighet til å fortsette med, eller alternativt, avbryte prosjektet hvis det er en uakseptabel eskalering i kostnader eller en reduksjon av fordelene som følge av endringer i markedsforholdene som en reduksjon i etterspørselen som følge av politiske, økonomiske, klimatiske , demografiske eller en rekke andre grunner.
Det er relativt enkelt en kost /nytte-analyse for å utføre der det er en konkret leveranse produsere en forutsigbar inntektsstrøm. Forutsatt at det er en akseptabel NPV, kan prosjektet pleier å gå fremover. Men der leveransen er immaterielle, slik som bedre service, større kundetilfredshet, lavere turnover, høyere ansatte moral etc., det kan være betydelige problemer med å kvantifisere fordelene. Det vil være nødvendig i slike tilfeller å kjøre en rekke tester og vurderinger og vurdere resultatene av intervjuer og ansatte rapporter.
Tilsvar mens kostnadene for sluttvederlag lett kan beregnes, fordelene i form av lavere personalkostnader enn en antall år må delvis motvirket av lavere produksjonsvolum eller dårligere kundeservice. Hvor fordelene kan bare realiseres over flere år, bør en fordel profil kurve bli produsert, noe som gjør grunn kvote for NPV av besparelsene
.