Retningslinjer for å oppnå vellykket Meetings

Selv om møte stiler og strukturer variere fra virtuelle møter til ansikt-til-ansikt seg, de er likevel avgjørende for å overføre informasjon og legge til rette for et samarbeidende team miljø. . Med sterke og vellykkede møter, kan lagene bruke alle ferdighetene som er tilgjengelige for dem til å lage et prosjekt som realiserer sitt fulle potensial
For å få mest mulig ut av et møte, kan fremgangsmåten er viktig:

Trinn 1: Lag en realistisk agenda for møtet
Når organisering eller planlegging av møter, er det viktig å være realistisk når du utformer sin agenda. Forsøk på å dekke for mye kan bombardere medlemmene med informasjon og føre dem til å enten miste interessen eller bli overveldet. Det bør være en passende mengde informasjon for å oppmuntre til diskusjon blant medlemmene og generere tilbakemeldinger
Step # 2:. Gi møtet &'; s agenda til medlemmene på forhånd
For ytterligere å oppmuntre til deltakelse og gi et inntrykk av hva som vil bli diskutert, bør gruppemedlemmer være utstyrt med agendaen før møtet. Dette kan gi gruppemedlemmene tid til å forberede og forskning informasjon eller tenke på spørsmål som de kanskje ønsker å spørre, og dermed holde individer aktivt engasjert. Agendaen bør ha en konkret tidsplan og skal inneholde mål, en liste over alle medlemmer, og den type møte (brainstorming, beslutningstaking, oppdatere, etc)
Steg # 3:. Administrer lengden et møte for å beholde medlemmer og' interesse
Det er vanligvis en god idé å unngå ekstremt lange møter, siden de har en tendens til å miste fokus, sammen med oppmerksomhet av medlemmene. Hvis møtet må være lengre, gi korte pauser i mellom for å holde medlemmene fokusert. Det vil også bidra til å utpeke en tidtaker for å sikre møtet følger en streng tidsplan. Dette vil kommunisere møtet &'; s lengde til medlemmene og gjøre prosessen mer organisert
Steg # 4:. Hold medlemmene engasjert
tross for all planlegging er nødvendig, et godt organisert og forberedt Møtet er bare halvparten av det som er nødvendig; medlemmene må aktivt delta og engasjere seg i diskusjoner også. For å bidra til å holde folk engasjert, fordele enkle roller til forskjellige medlemmer. De ulike rollene kan variere fra tidtaker, til tilrettelegger, og skriftlærde, og vil sikre deres fokus for møtet
Steg # 5:. Sørg for at alle har forstått og fått fra møtet
Møter er bare effektiv hvis medlemmene er i stand til å forstå den presenteres informasjon og til slutt tjene på det. Dette er grunnen til at det er avgjørende for å sikre at ulike punkter i møtet at alle medlemmene som følger. Spør enkelte ansatte ved navn om de har noe å bidra også til rette for diskusjon og engasjement. Alle medlemmene bør være klar over hva som er ansvarlig og hvilke skritt må foretas for en bestemt oppgave. En klar og kortfattet oppsummering ville være nyttig å oppsummere all informasjonen dekket i møtet.
Etter disse trinnene sikrer klare og direkte kommunikasjon mellom gruppemedlemmene. Totalt sett er nøkkelen til et møte effektiv kommunikasjon mellom alle som deltar – uten det, vil møtet aldri fungere så godt som det kunne
.